ตู้เก็บเอกสารมักจะหมายถึงชิ้นส่วนของเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่เก็บไฟล์และเอกสาร ตู้เก็บเอกสารมีหลายขนาด บางคนมีล็อคเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตในขณะที่ตู้อื่น ๆ นั้นง่ายต่อการขนส่งและทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ธุรกิจที่มีไฟล์จำนวนมากเช่นโรงพยาบาล บริษัท กฎหมายหรือโรงเรียนมักจะดูแลตู้ที่ไม่สามารถเคลื่อนย้ายได้ง่าย
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ
มีหลายวิธีในการจัดเก็บเอกสาร ในการพัฒนาแนวทางที่เป็นระบบคุณควรวิเคราะห์ข้อมูลที่จะถูกเก็บไว้ในไฟล์ ระดมสมองวิธีต่างๆเพื่อให้คุณสามารถเลือกวิธีที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่นหากคุณเก็บบันทึกของซัพพลายเออร์ชิ้นส่วนรถยนต์คุณสามารถยื่นเอกสารโดยใช้ตัวอักษรตามชื่อ บริษัท คุณสามารถสร้างวิธีการแยกซัพพลายเออร์ตามภูมิภาค (เช่นใต้, ตะวันตก, ตะวันออก, นานาชาติ) หากคุณกำลังเก็บบันทึกสัตว์เลื้อยคลานวิธีการของคุณอาจเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบสัตว์เลื้อยคลานตามชื่อทางวิทยาศาสตร์หรือตามวันที่ที่ไฟล์ถูกสร้างขึ้น
การจัดการเอกสาร
เมื่อคุณออกแบบวิธีการที่น่าพึงพอใจโปรดจดบันทึกไว้เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้าใจและปฏิบัติตามระบบการจัดเก็บ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ถูกรักษาอย่างถูกต้องเนื่องจากระบบของคุณจะไม่ได้ผลอย่างรวดเร็วหากไฟล์ไม่สมบูรณ์ (เช่นข้อมูลหายไป) หรือจัดเก็บอย่างไม่เหมาะสม (เช่นการจัดหมวดหมู่ถูกละเว้น) ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังแยกเพศด้วยสีผู้ที่สร้างไฟล์ต้องจำไว้เพื่อแยกเพศชายและเพศหญิง
คุณต้องคาดหวังการเติบโตและเพิ่มตู้หรือพื้นที่พิเศษตามต้องการ มิฉะนั้นบันทึกจะถูกยัดไว้แน่นเกินไป นอกจากนี้ให้พิจารณาถึงวิธีแยกแยะความเคลื่อนไหวของไฟล์ที่ไม่ได้ใช้งานและหากมีเมื่อใดที่จะทำลายหรือทำลายไฟล์ที่ไม่ได้ใช้งาน
การพิจารณา
ธุรกิจจำนวนมากใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้เอกสารต้นฉบับหรือสำเนา อย่างไรก็ตามก่อนที่จะสร้างระบบการจัดเก็บใหม่คุณควรสำรวจตัวเลือกเสมือน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถซื้อโปรแกรมซอฟต์แวร์และป้อนข้อมูลลงในเซิร์ฟเวอร์ภายในหรือบนเว็บ แม้ว่าปัจจุบันคุณมีระบบจัดเก็บข้อมูลคุณควรประเมินเวลาและค่าใช้จ่ายในการถ่ายโอนข้อมูลด้วยการประหยัดต้นทุนและประสิทธิภาพของการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลหรือบนเว็บ บริษัท กฎหมายที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเคส Needles อาจใช้เวลาในการถ่ายโอนข้อมูลอย่างมีนัยสำคัญ แต่เมื่อระบบทำงานได้อย่างสมบูรณ์มีข้อได้เปรียบมากมายนับไม่ถ้วนเช่นความสามารถในการเข้าถึงไฟล์จากสถานที่ห่างไกล
