เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามข้อบังคับ Internal Revenue Service (IRS) และกฎหมายของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่น บริษัท จะต้องมีข้อมูลพนักงานและ บริษัท ที่สำคัญในระบบบัญชีเงินเดือนของพวกเขา การติดตั้งและใช้งานส่วนประกอบต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยระบบบัญชีเงินเดือนนั้นต้องอาศัยความขยันและความรู้ด้านกฎหมายภาษีที่เพียงพอ เป็นผลให้มันเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับ บริษัท ที่จะจ้างที่ปรึกษาภายนอกผู้ทำบัญชีหรือบริการบัญชีเงินเดือนเพื่อฝากชำระภาษีกระบวนการ W-2s จัดการการเกษียณอายุและประกันแผนและปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน
ข้อมูลพนักงาน
ในระหว่างกระบวนการจ้างงานใหม่ บริษัท จะต้องรวบรวมข้อมูลเช่นประกันสุขภาพและแบบฟอร์ม W-4 เพื่อกำหนดสิ่งที่ควรหักออกจากเช็คของพนักงาน แบบฟอร์มเหล่านี้ยังให้ข้อมูลที่สำคัญแก่นายจ้างเช่นหมายเลขประกันสังคมของพนักงานและจำนวนเงินหัก ณ ที่จ่ายของพวกเขาสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐ ระบบต้องติดตามและประมวลผลการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับสถานะการยกเว้นภาษีของพนักงานบำนาญแผนการประกันหรือกองทุนเพื่อการเกษียณอายุ
ข้อมูลเงินเดือน
เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจ้างงานใหม่ระบบเงินเดือนประกอบด้วยส่วนประกอบที่กำหนดพนักงานที่ทำงานเต็มเวลานอกเวลาและผู้รับเหมา การจำแนกคนงานในระบบบัญชีเงินเดือนเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากรัฐบาลเรียกเก็บค่าปรับสูงสำหรับ บริษัท ที่จัดหมวดหมู่พนักงานอย่างไม่ถูกต้อง
Timesheets
หากไม่มีความรู้เกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงที่ลูกจ้างทำงานนายจ้างไม่สามารถกำหนดได้ว่าจะจ่ายเงินให้ลูกจ้างอย่างไร ในขณะที่คนงานบางคนได้รับเงินเดือนคนอื่น ๆ จะได้รับค่าตอบแทนรายชั่วโมงหรือกำหนดให้เป็นพนักงานที่ไม่มีข้อยกเว้น ระบบบัญชีเงินเดือนประกอบด้วยข้อมูลแผ่นเวลาหรือพื้นที่ที่มีการบันทึกและตรวจสอบชั่วโมงการทำงานของพนักงานรายชั่วโมงและไม่มีข้อยกเว้นเพื่อความถูกต้อง สามารถรวบรวมข้อมูลผ่านนาฬิกาเวลาคอมพิวเตอร์นาฬิกาตอกบัตรตอกหรือแผ่นเวลากระดาษ
บังคับภาษีและการหักเงิน
แม้ว่ากรมสรรพากรจะให้ตารางภาษีแก่ บริษัท เพื่อคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานผู้ขายและระบบคอมพิวเตอร์เงินเดือนยังสามารถให้ข้อมูลนี้ได้ นายจ้างจะต้องพิจารณารายได้ประจำปีแบบวันต่อปีระดับค่าจ้างและค่าลดหย่อนภาษีเมื่อสรุปภาษีที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ระบบบัญชีเงินเดือนจะต้องคำนวณการหักเงินที่ทำผ่านแผนเงินบำนาญ 401 (k) s, แผนประกันภัย, ค่าธรรมเนียมสหภาพและเครื่องตกแต่ง แผนกบัญชีเงินเดือนยังตรวจสอบสินเชื่อและการหักเงินอื่น ๆ ที่มีจำนวนเงินสูงสุดและสิ้นสุดการหักเงินจากเงินเดือนเมื่อจำนวนเงินทั้งหมดได้รับการชำระคืน
ลงทะเบียนบัญชีเงินเดือน
การลงทะเบียนเงินเดือนสรุปรายได้ของพนักงานและข้อมูลการหักเงินในรายการบันทึกประจำวันที่ถูกแทรกลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางการบัญชีและการวิจัยทั่วไป การลงทะเบียนเงินเดือนยังใช้เพื่อสร้างรายงานภาษี เอกสารเหล่านี้จัดทำโดยเจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนหรือสร้างขึ้นโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์บัญชีเงินเดือน
ชำระด้วยตนเอง
ในบางครั้ง บริษัท จะออกเช็คเงินเดือนให้กับพนักงานในช่วงระยะเวลาการจ่ายเงินเนื่องจากการเลิกจ้างหรือข้อผิดพลาดของการจ่ายเงินเดือน ระบบบัญชีเงินเดือนจะต้องบัญชีสำหรับจำนวนเงินที่ตรวจสอบในการลงทะเบียนเงินเดือนเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีและการรายงาน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจำนวนภาษีหัก ณ ที่จ่ายของนายจ้างจะกระทบยอดกับการหักเงินของพนักงาน
