วิธีเขียนข้อเสนอซื้อ

เมื่อคุณจัดการโครงการหรือทีมในที่สุดคุณจะต้องซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการจาก บริษัท ภายนอก บริษัท มีโปรโตคอลที่ระบุรายละเอียดจำนวนเงินดอลลาร์ที่พนักงานสามารถอนุญาตในนามของ บริษัท หากการซื้อที่คุณต้องการซื้อนั้นสูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนดผู้ควบคุมจะต้องอนุมัติการซื้อ ในกรณีเหล่านี้ข้อเสนอการซื้อใช้เพื่อแสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการซื้อโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อค่าใช้จ่ายจะมากหรือมีผลกระทบต่อส่วนสำคัญของธุรกิจ

สร้างแผนภูมิเปรียบเทียบ แผนภูมิควรแสดงรายชื่อผู้ให้บริการแต่ละรายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่คุณต้องการและมีคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับข้อเสนอนั้น ๆ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังมองหาผู้ขายเพื่อจัดกิจกรรมสร้างทีมสำหรับพนักงานหมวดหมู่จะรวมถึง: ชื่อ บริษัท, ที่ตั้ง, ตัวเลือกกิจกรรม, ตัวเลือกตามราคา, พนักงานที่รวมอยู่, ลูกค้าที่ผ่านมาและการอ้างอิง / อ้างอิง รวมแอตทริบิวต์ "คร่าว ๆ " ให้มากที่สุด นี่จะทำให้ข้อมูลง่ายต่อการตรวจสอบ

ทำวิจัยของคุณ รวบรวมรายชื่อผู้ค้าสามถึงห้ารายที่จัดหาสินค้าหรือบริการที่คุณต้องการ การรวมผู้ขายหลายรายไว้ในข้อเสนอของคุณบ่งบอกถึงความขยันเนื่องจากและช่วยให้ผู้จัดการของคุณเข้าใจเหตุผลของคุณอย่างรวดเร็ว ขอรับใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ขายแต่ละรายและเติมแผนภูมิเปรียบเทียบกับข้อมูลของพวกเขา วางแผนตามเนื่องจากผู้ขายบางรายต้องใช้เวลาในการจัดหาใบเสนอราคา รับข้อผูกพันจากผู้ติดต่อผู้ขายของคุณว่าคุณจะได้รับใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อใด สุดท้ายขอให้ผู้ขายสำหรับการอ้างอิงจาก บริษัท ที่พวกเขาทำธุรกิจด้วยที่คล้ายกับของคุณ

โทรหาผู้จำหน่ายอ้างอิง คุณลักษณะอื่น ๆ ทั้งหมดเช่นราคาและบริการอาจได้รับการพิจารณาอย่างเท่าเทียมกัน แต่ผู้ขายบางรายอาจไม่เหมาะสมสำหรับ บริษัท ของคุณ ผู้ขายอาจมีผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง แต่ไม่สามารถส่งมอบตรงเวลา ผู้ให้บริการอาจไม่มีประสบการณ์กับ บริษัท ของคุณ แต่ทำดีกับประเภทอื่น ๆ การอ้างอิงจะช่วยคุณป้องกันปัญหาประเภทนี้และเสริมความสมบูรณ์ของข้อเสนอของคุณ

ตัดสินใจ. เปรียบเทียบผู้ขายตามคุณลักษณะที่คุณกำหนดการอ้างอิงและราคาที่เป็นลายลักษณ์อักษร แบ่งปันสิ่งที่ค้นพบของคุณกับเพื่อนร่วมงานที่มีความคิดเห็นที่คุณให้คุณค่าและขอข้อมูลของเธอ รักษาวัตถุประสงค์และเลือกผู้ขายที่มีมูลค่าสูงสุดต่อ บริษัท

สร้างบันทึกช่วยจำ พูดถึงจดหมายถึงผู้มีอำนาจตัดสินใจซื้อ เขียนคำแถลงย่อเกี่ยวกับความตั้งใจที่จะซื้อและระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดการซื้อจึงจำเป็นและสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อ บริษัท หากคุณสามารถคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุนต้องแน่ใจว่าได้รวมรายละเอียดเหล่านั้นไว้ในบันทึก นอกจากนี้ยังรวมถึงการวิจัยที่คุณดำเนินการเหตุผลในการตัดสินใจของคุณและต้นทุนที่เกี่ยวข้องทั้งในระยะสั้นและระยะยาวของการซื้อ

ส่งบันทึกช่วยจำไปยังหัวหน้างานของคุณ รวมข้อเสนอของผู้ขายและแผนภูมิเปรียบเทียบเป็นเอกสารแนบ กำหนดการประชุมกับหัวหน้างานของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับการซื้ออย่างละเอียด พยายามคาดเดาคำถามหัวหน้างานของคุณจะได้มาที่การประชุมตามกำหนดเวลาพร้อมคำตอบที่มั่นใจและมั่นใจ