ฉันจะร่างขั้นตอนการทำงานของ Office ได้อย่างไร

การพัฒนาขั้นตอนสำนักงานเป็นประโยชน์ต่อสำนักงานหรือธุรกิจของคุณโดยช่วยให้คุณและทีมผู้บริหารของคุณสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานเฉพาะ ขั้นตอน Office ช่วยในการรักษาความเป็นเลิศในการให้บริการและทำหน้าที่เป็นแนวทางที่ให้ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพการบริการ การสร้างขั้นตอนที่ชัดเจนและถูกต้องสามารถทำได้โดยทำตามลำดับที่ตรงไปตรงมาของการวางแผนเนื้อหาการเขียนขั้นตอนการผลิตคู่มือหรือคำแนะนำและติดตามการแก้ไขทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับขั้นตอน สามารถเขียนขั้นตอน Office สำหรับฟังก์ชั่นสำนักงานเฉพาะหรือสำหรับการจัดการสำนักงานทั้งหมด

รายการที่คุณจะต้อง

• เครื่องบันทึกเทป (อุปกรณ์เสริม)

• โน๊ตบุ๊คและโปรแกรมประมวลผลคำ

• ปฏิทินหรือกำหนดการ

เขียนเหตุผลที่คุณกำลังเขียนขั้นตอนและใครจะใช้ขั้นตอน ระบุความถี่ของกระบวนการหรือส่วนต่าง ๆ ของกระบวนการที่จะถูกใช้ การมีเฉพาะช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นและจัดทำเอกสารประกอบ

สร้างตารางเวลาสำหรับรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานที่จะดำเนินการและความถี่ที่งานจะเสร็จสมบูรณ์ สัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติงานและบันทึกขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อทำให้แต่ละกิจกรรมเสร็จภายในงาน หากสร้างขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้นให้วาดผังงานที่เรียบง่ายของบุคลากรขั้นตอนติดตามตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อดำเนินงานให้สำเร็จ

กำหนดเวลาที่จะจัดส่งเอกสารและไม่ว่าจะเป็นเอกสารหรือรูปแบบออนไลน์ เพื่อวัตถุประสงค์ในทางปฏิบัติขั้นตอนต่าง ๆ บนกระดาษเหมาะอย่างยิ่งเพราะเป็นคู่มืออ้างอิงอย่างง่ายและมีประโยชน์ในระหว่างการฝึกอบรมกระบวนการ การมีโครงสร้างไฟล์และหลักการตั้งชื่อไฟล์อย่างง่ายมีประโยชน์เมื่อสร้างโพรซีเดอร์

แบ่งขั้นตอนออกเป็นส่วน ๆ ตามฟังก์ชั่น การสร้างงานเฉพาะฟังก์ชั่นจะกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้กับบุคคลหรือแผนกที่ต้องทำงานให้เสร็จ

เขียนขั้นตอนตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้แต่ละงานเสร็จสมบูรณ์ ใช้บันทึกการสัมภาษณ์ที่เขียนหรือบันทึกในขั้นตอนที่ 2 เขียนกิจกรรมตามลำดับเพื่อให้ทุกคนสามารถทำกิจกรรมและงานให้สำเร็จได้ หลังจากจัดทำเอกสารงานอย่างสมบูรณ์แล้วให้ตรวจการสะกดคำและตรวจสอบเนื้อหาทั้งหมด เหมาะอย่างยิ่งที่จะให้ผู้เชี่ยวชาญหนึ่งหรือสองคนตรวจสอบร่างเอกสารเพื่อความถูกต้อง

ทำการแก้ไขที่จำเป็นและสร้างร่างที่สองหรือขั้นสุดท้าย คำนึงถึงวันที่จัดส่งเอกสารของคุณทำการตรวจสอบขั้นสุดท้ายของเอกสารจากนั้นสร้างเอกสารขั้นสุดท้ายสำหรับการพิมพ์หรือการอ้างอิงออนไลน์ วางสำเนาไว้ในแฟ้มสามแหวนเพื่อให้ง่ายต่อการเปลี่ยนหน้าเมื่อมีการอัพเดท

เคล็ดลับ

• การใช้ข้อมูลหรือผังงานใด ๆ ที่มีอยู่จะช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการพัฒนากระบวนการให้สมบูรณ์และช่วยให้มั่นใจว่าข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานจะลดลง

  โดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณหกสัปดาห์ในการจัดทำเอกสารและกระบวนการตรวจสอบให้เสร็จ