ไม่ว่าจะเป็นการประชุมของพนักงานหรือที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดการพนักงานซีอีโอและนักลงทุนบางคนต้องอยู่ที่นั่นเพื่อบันทึกการประชุมและแบ่งปันข้อมูลกับผู้อื่นที่ไม่ได้อยู่ที่นั่น และเนื่องจากความทรงจำอาจสั้นรายงานการประชุมยังทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนความจำแก่ผู้ที่นำเสนอเกี่ยวกับปัญหาที่กล่าวถึงการตัดสินใจและการกระทำที่ผู้คนควรทำ เนื่องจากรายงานการประชุมใช้เป็นแนวทางสำหรับการติดต่อทางธุรกิจในอนาคตจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดระเบียบและรวมถึงข้อมูลที่ถูกต้อง ที่เริ่มต้นด้วยเครื่องมือที่เชื่อถือได้
เลือกเครื่องมือของคุณ
เมื่อพูดถึงการเลือกเครื่องมือให้เลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับคุณและจะช่วยให้คุณไม่พลาดสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมและจดบันทึกที่สอดคล้องกัน สำหรับบางคนนั่นคือแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์แท็บเล็ต สำหรับคนอื่น ๆ มันคือสมุดโน้ตและปากกา การมีอุปกรณ์บันทึกเช่นเครื่องบันทึกเสียงหรือสมาร์ทโฟนที่มีแอพการบันทึกสามารถช่วยคุณตรวจสอบการประชุมในภายหลัง หากคุณใช้สมาร์ทโฟนแท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ให้ปิดเสียงเกมหรือแอปพลิเคชั่นโซเชียลมีเดียเพื่อไม่ให้ถูกรบกวนระหว่างการประชุม เครื่องมือเหล่านั้นสามารถช่วยให้คุณจดบันทึกได้เร็วขึ้น - แต่คุณควรมีสมุดบันทึกและมีปากกาหรือดินสออยู่ในมือเพื่อสำรอง
ใช้เทมเพลต
การพัฒนาเทมเพลตสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาเนื่องจากคุณไม่ต้องเสียเวลาอันมีค่าในระหว่างการประชุมที่เขียนหัวข้อที่กล่าวถึง โปรแกรมคอมพิวเตอร์รวมถึง Microsoft Office เสนอแม่แบบการประชุมทางธุรกิจที่คุณสามารถใช้หรือคุณสามารถพัฒนาเอกสารเปล่าของคุณเองโดยใช้ระเบียบวาระการประชุมที่คุณได้รับก่อนการประชุม เทมเพลตเหล่านี้มักจะมีหัวข้อที่ประกอบด้วย "ผู้เข้าร่วม" "รายการดำเนินการ" "ธุรกิจใหม่" เป็นต้น แต่โปรดตรวจสอบกับนายจ้างของคุณเพื่อดูว่าจำเป็นต้องใช้รายการอื่น ๆ เช่นชื่อผู้ถือหุ้นที่เข้าร่วมหรือไม่ แขกและที่ตั้งของการประชุม ที่ด้านบนของแต่ละส่วนให้สร้างกล่องเล็ก ๆ ที่มีคำว่า "เวลา" อยู่ในนั้นเพื่อให้คุณสามารถจดเวลาที่เริ่มหัวข้อไว้ ในคอมพิวเตอร์ให้บันทึกเทมเพลตใน Word หรือรูปแบบอื่นที่สามารถแก้ไขได้โดยเว้นช่องว่างสองสามส่วนในแต่ละส่วน หากคุณกำลังสร้างเทมเพลตที่จะพิมพ์จากนั้นกรอกด้วยมือให้เว้นที่ว่างเพียงพอในแต่ละส่วน เมื่อคุณเขียนโน้ตอย่างเร่งรีบคุณมักจะเขียนใหญ่ขึ้นและใช้พื้นที่มากขึ้นกว่าที่คุณต้องการหากคุณมีเวลามากขึ้น
สิ่งที่จะรวมและสิ่งที่จะออก
จุดประสงค์ของการบันทึกนาทีในการประชุมไม่ใช่เพื่อบันทึกทุกสิ่งที่ผู้คนพูดคุย แต่แทนที่จะบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นแนะนำ "กฎระเบียบคำสั่งของโรเบิร์ต" ซึ่งเป็นหนังสือสั้น ๆ ที่อธิบายวิธีจัดการกับการประชุมรัฐสภา หนังสือเล่มนี้มักถูกใช้โดยองค์กรไม่แสวงหากำไรและธุรกิจเพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินการประชุม ในแง่ของบันทึกย่อการประชุมอย่าเสียเวลาเขียนข้อโต้แย้งที่มีคนทำหรือต่อต้านการกระทำทางธุรกิจโดยเฉพาะ เมื่อมีคนทำท่าทางตัวอย่างเช่นเขียนข้อความที่ถูกต้องของการเคลื่อนไหวใครทำมันและผลสุดท้ายของการลงคะแนน อย่างไรก็ตามคุณไม่จำเป็นต้องเขียนความคิดเห็นของทุกคนสำหรับหรือต่อต้านการเคลื่อนไหว เมื่อมีคนสร้างรายงานให้จดบันทึกว่าใครเป็นคนทำรายงานชื่อของรายงานสรุปย่อของรายงานและการดำเนินการ และเมื่อคุณใช้เวลา "นาที" ก็เขียนเวลาที่ตัดสินใจเช่นเดียวกับเวลาที่ผู้คนเริ่มถกประเด็นกัน
การพัฒนาชวเลข
แม้ว่าคุณจะไม่ได้จดทุกสิ่งที่เกิดขึ้นบางครั้งการกระทำในการประชุมอาจเร็วกว่าที่คุณสามารถติดตามได้ เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้นให้ใช้ชวเลขของคุณเอง ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้คำย่อของคำศัพท์ทางธุรกิจทั่วไปเช่น "mgmt" สำหรับการจัดการหรือ "prod" สำหรับผลิตภัณฑ์หรือผลผลิต ใช้ชื่อย่อสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเช่น "JS" สำหรับ John Smith สัญลักษณ์เช่นเครื่องหมายคำถามสามารถเป็นชวเลขสำหรับคำถามได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียน "JS?" เพื่อระบุว่า John Smith ถามคำถาม พัฒนาชวเลขของคุณเองแล้วแปลเป็นคำที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้ก่อนที่คุณจะเผยแพร่บันทึกการประชุม
