เจ้าของธุรกิจต้องพิถีพิถันในทุกด้านของความพยายาม ผู้ประกอบการที่ขี้เกียจหรือขี้เกียจเสียเวลาและเรียงลำดับเงินผ่านปลายหลวม เพิ่มเติมหากบันทึกทางธุรกิจและระบบบัญชีไม่ถูกต้องเจ้าของอาจถูกตั้งข้อหาละเมิดกฎหมายแรงงานของรัฐและรัฐบาลกลาง ระบบดังกล่าวหนึ่งที่ต้องแม่นยำคือระบบบัญชีเงินเดือน
สร้างรายงานปีต่อวันที่ถูกต้องสำหรับรายได้ของพนักงาน
ระบบบัญชีเงินเดือนจะต้องสามารถเก็บและสร้างรายงานที่แม่นยำเกี่ยวกับรายได้ของพนักงาน จากมุมมองของเจ้าของธุรกิจความสามารถในการสร้างรายงานรายได้ประจำปีทำให้การยื่นภาษีธุรกิจง่ายขึ้นเล็กน้อย: จำนวนที่ใช้ในการคำนวณการหักภาษีสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่เกี่ยวกับพนักงาน (โดยเฉพาะรายได้ของพนักงาน) สามารถเข้าถึงได้ จากมุมมองของพนักงานการสามารถขอให้นายจ้างบันทึกรายได้ของเขาอาจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประกันสินเชื่อหรือความช่วยเหลือจากรัฐ (เช่นความพิการหรือผลประโยชน์การว่างงาน)
สร้าง Paychecks และ Pay Stubs
วัตถุประสงค์ที่สำคัญไม่แพ้กันของระบบบัญชีเงินเดือนคือการสร้าง paycheck และ pay stubs การใช้คอมพิวเตอร์ในงานนี้ช่วยประหยัดผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจทั้งเวลาและเงิน แทนที่จะตรวจสอบบัตรลงเวลาด้วยตนเองและคำนวณจำนวนเช็คตามชั่วโมงทำงานระบบบัญชีเงินเดือนควรได้รับการออกแบบเพื่อคำนวณตัวเลขเหล่านี้โดยอัตโนมัติ พนักงานชื่นชมระบบการจ่ายเงินเดือนที่ตรงเวลาเช่นกัน: ช่วยลดความวิตกกังวลเกี่ยวกับการรับเช็คตรงเวลาและความวิตกกังวลใด ๆ เกี่ยวกับการรับเช็คในปริมาณที่ไม่ถูกต้อง
ช่วยให้เจ้าของปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน
ระบบบัญชีเงินเดือนจะต้องทำให้การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานของรัฐและรัฐบาลกลางง่ายขึ้นในขณะเดียวกันก็ช่วยเจ้าของลดค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่นกฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดว่าพนักงานจะได้รับค่าล่วงเวลาหากทำงานมากกว่า 40 ชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์
ระบบบัญชีเงินเดือนจะต้องคำนึงถึงปัจจัยในการจ่ายค่าล่วงเวลาโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้นายจ้างอยู่ในกรอบของกฎหมายเมื่อถึงเวลาจ่ายค่าล่วงเวลา นอกจากนี้เนื่องจากนายจ้างสามารถใช้ระบบเพื่อตรวจสอบจำนวนชั่วโมงการทำงานของพนักงานนายจ้างจึงสามารถเปลี่ยนตารางเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายค่าล่วงเวลาเพิ่มเติม (ซึ่งจะช่วยให้นายจ้างลดต้นทุน)
นอกจากนี้ระบบบัญชีเงินเดือนควรสามารถพิมพ์แบบฟอร์มภาษีและตัวเลขอื่น ๆ ที่รัฐต้องการ (เช่นจำนวน FICA) เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานได้ง่ายขึ้น
