หากคุณมีข้อกังวลเกี่ยวกับงานของคุณคุณอาจต้องแจ้งข้อกังวลเหล่านี้กับเจ้านายของคุณในบางครั้ง การระบุข้อกังวลของคุณผ่านจดหมายช่วยให้หัวหน้าของคุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าอะไรคือสิ่งที่เกี่ยวข้องกับคุณโดยไม่ต้องออกจากห้องเพื่อตีความผิดเนื่องจากความคิดและความคิดทั้งหมดของคุณแสดงออกอย่างชัดเจน ในการเขียนจดหมายแสดงความกังวลต่อเจ้านายของคุณให้ทำตามแนวทางบางอย่างเพื่อให้มั่นใจว่าข้อกังวลของคุณได้รับการจัดวางอย่างมืออาชีพ
ร่างข้อกังวลหลัก
ภายในวรรคหนึ่งของจดหมายอธิบายให้แน่ชัดว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อเจ้านายของคุณ ใช้ประโยคสองประโยคแรกเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าคุณมีข้อกังวลเกี่ยวกับงานและติดตามด้วยคำอธิบายแบบตรงประเด็นประเด็นที่รบกวนคุณ ภายในหัวข้อนี้ให้ร่างหัวข้อหลักหรือร่มหัวข้อที่น่ากังวล
ตัวอย่างจดหมายรับรอง:
“ สวัสดีนายสมิ ธ ฉันเขียนถึงคุณเนื่องจากฉันมีข้อกังวลใจมากมายเกี่ยวกับงานการจัดสวนที่มอบหมายให้แผนกของฉัน ตลอดการสังเกตของฉันฉันสังเกตเห็นว่าพนักงานปรากฏตัวช้าเหนื่อยมากเกินไปและใช้งานเครื่องจักรในลักษณะที่ไม่เป็นมืออาชีพ”
ให้ตัวอย่างที่เจาะจง
เมื่ออธิบายวัตถุประสงค์ทั่วไปของจดหมายแล้วให้เจาะลึกลงไปในสถานการณ์โดยให้ตัวอย่างแก่ผู้อ่าน สิ่งนี้ทำให้เขาเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างชัดเจนและลดโอกาสที่จดหมายของคุณจะไม่ถูกสังเกตเห็น
ตัวอย่างจดหมายรับรอง:
“ Jason S. Masters มาถึงที่ไซต์งานเวลา 22:45 น. ซึ่งเป็น 1.5 ชั่วโมงหลังจากเวลาที่เขามาถึงตามกำหนดการ เมื่อมาถึงเขาดูเหมือนจะเหนื่อยเกินไปและเริ่มใช้งานเครื่องจักรโดยไม่ต้องทำการตรวจสอบความปลอดภัยที่ได้มาตรฐาน ต่อมาในตอนบ่ายฉันสังเกตเห็นพนักงานหลายคนที่ทำงานกับเครื่องจักรกลหนักโดยไม่ต้องสวมหมวกนิรภัยหรือใช้ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย”
หลีกเลี่ยงข้อความทางอารมณ์
ตลอดขั้นตอนการเขียนจดหมายอย่ามีอารมณ์รุนแรงเกินไปเพราะจะช่วยลดความเป็นมืออาชีพและความถูกต้องตามกฎหมายของจดหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความทั้งหมดเป็นไปตามข้อเท็จจริงและปลอดจากอารมณ์หวือหวา เป้าหมายของจดหมายฉบับนี้คือการให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่เจ้านายของคุณเพื่อระบุสาเหตุที่แท้จริงของความกังวลเพื่อให้เขาสามารถดำเนินการได้ถ้าเห็นว่าจำเป็น
แนะนำการปรับปรุง
ในตอนท้ายของจดหมายให้คำแนะนำเกี่ยวกับข้อกังวลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำเหล่านี้ยังคงอยู่และไม่ต้องการ ก่อนคำแนะนำใช้ข้อความเช่น "คุณคิดว่ามันจะดีที่สุด … " หรือ "บางทีมันอาจจะมีประโยชน์ …. " ใช้จดหมายส่วนนี้เพื่อแนะนำแนวคิดที่คุณมี แต่ติดตามหัวข้อนี้ ด้วยการร้องขอให้มีการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกังวลของคุณและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อแก้ไขปัญหาใด ๆ
