การเขียนจดหมายขอบคุณเป็นศิลปะที่ต้องใช้ความคิดมากกว่าเล็กน้อย หากคุณมีข้อตกลงที่เป็นมิตรกับผู้รับอารมณ์ขันและความอบอุ่นจะทำได้ดี ในทางตรงกันข้ามถ้าคุณเขียนถึงคนที่คุณไม่รู้จักดีเช่นลูกค้าที่มีศักยภาพหรือนายจ้างของคุณคุณจะต้องรักษาความเป็นมืออาชีพอย่างเคร่งครัด มีหลายวิธีในการวางจดหมาย แต่การปิดที่เลือกอย่างระมัดระวังสามารถสร้างความประทับใจในเชิงบวกและเปิดประตูสู่การสื่อสารต่อไป
ขอบคุณการปิดรับจดหมายคืออะไร?
ย่อหน้าสุดท้ายนำจดหมายมาปิด เป็นที่ที่คุณสรุปข้อความของคุณและแสดงความขอบคุณอีกครั้ง คุณควรเสริมเหตุผลว่าทำไมคุณถึงเขียนจดหมายตั้งแต่แรก ตัวอย่างเช่นการเขียน“ ขอบคุณอีกครั้งสำหรับการพิจารณาตำแหน่งของฉัน” หรือเพียงแค่“ ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ” เป็นคำขอบคุณที่สมบูรณ์แบบขอบคุณการปิดบัญชีกับนายจ้างที่มีศักยภาพ "ขอบคุณที่สละเวลาพบกับฉัน" หรือ "ฉันขอขอบคุณที่คุณสนใจในสายงานของเรา" จะทำงานในการติดตามจดหมายขอบคุณไปยังลูกค้าที่มีศักยภาพ
การเปิดประตูทิ้งไว้จะนำไปสู่โอกาสดังนั้นคุณควรทำให้ชัดเจนว่าคุณกำลังรอการติดต่อสื่อสารกับผู้รับอีกครั้ง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ" หรือ "ฉันหวังว่าจะได้พบคุณอีกครั้ง"
มีวิธีใดบ้างในการจบจดหมาย
การลงชื่อในจดหมายของคุณด้วย "ของคุณอย่างแท้จริง" "ขอแสดงความนับถือ" และ "แสดงความนับถือด้วยความเคารพ" นั้นเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ก็มีประสิทธิภาพ การปิดเหล่านี้ได้ผ่านการทดสอบเรื่องเวลาและการทำงานเช่นเดียวกับทุกวันนี้เช่นเดียวกับในประวัติศาสตร์การเขียนจดหมาย พวกมันคือการปิดอเนกประสงค์ที่สามารถใช้สำหรับจดหมายทางการทุกชนิด
หากคุณรู้สึกว่าคุณอาจจำเป็นต้องพูดอะไรบางอย่างที่เป็นส่วนตัวมากกว่านี้คุณสามารถใช้การปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ," "ด้วยความจริงใจ" "ด้วยความขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" การปิดเหล่านี้มีความเหมาะสมมากขึ้นเมื่อคุณมีความคุ้นเคยกับผู้รับบ้าง แต่ยังต้องมีแบบแผน
และอย่าลืมกฎทองคำของการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ - การปิดหนึ่งคำเช่น "ความนับถือ" นั้นเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และสำหรับการปิดแบบหลายคำให้ใช้คำแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และอีกตัวเป็นตัวพิมพ์เล็กเช่น "ความนับถือ"
หลีกเลี่ยงการปิดมิตรภาพที่เป็นมิตรมากเกินไปเช่น "ไชโย" "ดูแล" หรือ "เสมอ" ซึ่งอาจเป็นวิธีที่ดีในการปิดจดหมายให้เพื่อนหรือคนรู้จักทางธุรกิจชั่วคราว แต่ไม่เหมาะสำหรับการปิดจดหมายขอบคุณอย่างเป็นทางการ
อย่าลืมลายเซ็น
ตามหลักการแล้วจดหมายขอบคุณอย่างเป็นทางการของคุณจะถูกพิมพ์ลงบนหัวจดหมายส่วนตัวของคุณซึ่งรวมถึงชื่อที่อยู่ที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์และเว็บไซต์หากมี หลังจากการปิดคุณใส่ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณเหนือชื่อพิมพ์ดีดของคุณ หากจดหมายขอบคุณของคุณคืออีเมลให้พิมพ์ชื่อของคุณหลังจากปิดแล้วตามด้วยข้อมูลการติดต่อของคุณเพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อกลับหาคุณได้อย่างง่ายดาย ข้อดีของอีเมลคือความสะดวกสบายผู้รับของคุณต้องการเพียงแค่ "ตอบกลับ" เพื่อตอบกลับจดหมายของคุณอย่างรวดเร็วหวังว่าจะมีคำสั่งหรือข้อเสนองาน
