จดหมายธุรกิจส่วนตัวคืออะไร

จดหมายธุรกิจส่วนบุคคลเขียนจากบุคคลไปยัง บริษัท หรือองค์กร จดหมายดังกล่าวสามารถเขียนได้หลายสาเหตุ: เพื่อแก้ไขปัญหาเช่นข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน; เพื่อร้องขอการส่งคืนหรือแลกเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ เพื่อยกย่องการทำงานที่ดีของพนักงาน หรือเพื่อขอเวลาเงินผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อประโยชน์ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามจดหมายธุรกิจส่วนตัวจะถูกเขียนลงบนกระดาษเปล่าไม่ใช่บนกระดาษหัวจดหมาย พิจารณาสิ่งต่อไปนี้ในครั้งถัดไปที่คุณต้องเขียน

ตั้งค่าหน้ากระดาษ

ใช้ระยะขอบ 1 นิ้วที่ด้านบนด้านล่างและด้านข้างของหน้า หากจดหมายธุรกิจส่วนตัวของคุณสั้นเพิ่มระยะขอบสูงสุดเป็น 2 นิ้วและด้านข้างเป็น1½นิ้ว ใช้แบบอักษรที่อ่านง่ายเช่น Times New Roman, Arial หรือ Cambria ที่ขนาดตัวอักษร 11 หรือ 12 จุด เว้นวรรคบรรทัดเดียว

สไตล์ตัวอักษร

หากใช้รูปแบบตัวอักษรบล็อกบรรทัดทั้งหมดจะเริ่มต้นที่ระยะขอบซ้าย สำหรับสไตล์บล็อกที่มีการแก้ไขเริ่มต้นวันที่และบรรทัดการปิดที่กึ่งกลางของหน้าแทนที่จะเป็นระยะขอบซ้าย

ที่อยู่และวันที่ของคุณ

ที่อยู่ของคุณ (หรือที่เรียกว่าที่อยู่ผู้ส่ง) เริ่มต้นที่บรรทัดแรกของหน้าและโดยทั่วไปแล้วคำศัพท์ที่สั้นเช่นถนนพาร์ทเมนต์หรือถนนใหญ่ควรถูกสะกดออกมา อย่าลืมเครื่องหมายจุลภาคระหว่างชื่อเมืองของคุณและอักษรย่อสองตัวของรัฐของคุณ เว้นช่องว่างระหว่างบรรทัดสุดท้ายของที่อยู่และวันที่ซึ่งเป็นวันที่จดหมายเสร็จสมบูรณ์หรือส่ง พิมพ์เดือนวันและปีในบรรทัดแรกสะกดเดือน ตัวอย่างเช่นพิมพ์ "27 กันยายน 2008" แทน "27 กันยายน 2008" หรือ "9/27/08" อย่าลืมเครื่องหมายจุลภาคระหว่างวันที่และปี หากคุณใช้สไตล์บล็อกที่แก้ไขให้เริ่มพิมพ์ที่อยู่ของคุณในกึ่งกลางหน้าแทนที่จะเป็นระยะขอบซ้าย

ชื่อผู้รับชื่อ บริษัท และที่อยู่

สี่บรรทัด (หรือ 1 นิ้ว) ด้านล่างวันที่พิมพ์ชื่อผู้รับที่ขึ้นต้นด้วย "Mr. " หรือ "นางสาว" ใช้ทั้งชื่อและนามสกุลตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคและชื่อผู้รับ (เช่นผู้จัดการหัวหน้างานผู้ประสานงาน) ในบรรทัดถัดไปพิมพ์ชื่อ บริษัท ตามด้วยที่อยู่ของ บริษัท (เรียกอีกอย่างว่าที่อยู่ภายใน) โดยไม่ใช้ตัวย่อยกเว้นชื่อของรัฐ

คำอวยพร

หนึ่งบรรทัดว่างในภายหลังพิมพ์คำทักทายโดยใช้ชื่อเดียวกับที่ใช้ในที่อยู่ภายในเริ่มต้นด้วย "Dear." คำทักทายในจดหมายธุรกิจส่วนตัวควรลงท้ายด้วยเครื่องหมายโคลอน ตัวอย่างเช่น "Dear Ms. Lucinda Jones:"

ร่างกาย

ในจดหมายธุรกิจส่วนบุคคลร่างกายเริ่มต้นในบรรทัดว่างหลังคำทักทาย เว้นวรรคเดียวและปรับชิดซ้ายแต่ละย่อหน้าในเนื้อหาโดยเว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างย่อหน้า ความรัดกุมเป็นกุญแจสำคัญ: เริ่มต้นด้วยการเปิดมิตรภาพตามด้วยวัตถุประสงค์ของจดหมาย ย่อหน้าที่สองควรแสดงให้เห็นถึงวัตถุประสงค์ ให้รายละเอียดเช่นหมายเลขบัญชีหมายเลขใบแจ้งหนี้วันที่จัดส่งหรือบริการและชื่อผลิตภัณฑ์หรือพนักงานเพื่อช่วยผู้อ่านและสาเหตุของคุณ ให้ข้อมูลพื้นฐานและข้อมูลสนับสนุนที่เกี่ยวข้องเท่านั้นโปรดทราบว่าผู้อ่านของคุณไม่ว่าง ย่อหน้าสุดท้ายควรย้ำจุดประสงค์ (จากย่อหน้าแรก) และหากจำเป็นให้ร้องขอการดำเนินการบางประเภท

การปิดและการบันทึก

การปิดจดหมายธุรกิจส่วนตัวของคุณควรได้รับการพิสูจน์เว้นแต่ว่าคุณกำลังใช้รูปแบบบล็อกที่ถูกปรับเปลี่ยนซึ่งต้องเริ่มต้นการปิดในกึ่งกลางของหน้า หากการปิดของคุณมีมากกว่าหนึ่งคำ (เช่น "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ") ให้ใช้อักษรตัวแรกของคำแรกและใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังคำสุดท้ายไม่ใช่เครื่องหมายโคลอนตามคำแนะนำ สามบรรทัดว่างเปล่าในภายหลังพิมพ์ชื่อเต็มของคุณ คุณสามารถพิมพ์จดหมายของคุณและเซ็นชื่อทางร่างกายระหว่างการปิดและชื่อที่พิมพ์ของคุณหากคุณต้องการ จดหมายธุรกิจส่วนตัวจะถูกบันทึกการสื่อสารระหว่างคุณกับธุรกิจ ดังนั้นจึงควรเก็บสำเนาจดหมายธุรกิจส่วนตัวที่คุณเขียน หากคุณกังวลเกี่ยวกับการมาถึงของพวกเขาทางไปรษณีย์รับรองพวกเขาที่ที่ทำการไปรษณีย์ก่อนที่จะส่งพวกเขาเพื่อให้คุณทราบเมื่อ บริษัท ได้รับจดหมายของคุณ