ข้อกำหนดสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจทุกวันนี้โชคดีที่มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่แอพส่งข้อความถึงแฮงเอาท์วิดีโอและแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของทีมออนไลน์ไม่มีปัญหาในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานลูกค้าคู่ค้าและผู้มีส่วนได้เสียทางธุรกิจ ในขณะที่ธุรกิจระบบการสื่อสารที่แตกต่างกันสามารถรวมเข้ากับกระบวนการประจำวันของพวกเขาคุณสมบัติของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพยังคงเป็นสิ่งจำเป็นโดยไม่คำนึงถึงแพลตฟอร์มที่มีการใช้

ตั้งใจฟังการสนทนา

การฟังเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ในเชิงธุรกิจสิ่งสำคัญคือการฝึกฝนการฟังอย่างกระตือรือร้นซึ่งหมายถึงการพยายามฟังและเข้าใจสิ่งที่มีคนพูดกับคุณ หากเพื่อนร่วมงานกำลังพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับปัญหากับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจรายละเอียดก่อนที่จะแก้ไขปัญหา

คนไม่ชอบสนทนากับคนที่ไม่ได้ใช้เวลาฟังสิ่งที่พวกเขาพูด หากต้องการแสดงให้เพื่อนร่วมงานของคุณเห็นว่าคุณกำลังทำรายการอยู่คุณสามารถทำซ้ำหรือปรับปรุงข้อความบางส่วนของการสนทนาเพื่อแสดงให้คุณเข้าใจถึงสถานการณ์กับลูกค้า การถามคำถามเพื่อให้ได้รายละเอียดที่ชัดเจนก็เป็นวิธีที่จะรับฟังและรับความเข้าใจที่ครอบคลุมของภาพรวม

รู้จักผู้ชมของคุณ

การปรับเปลี่ยนข้อความตามผู้ชมเป็นเกณฑ์สำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สิ่งที่คุณต้องพูดกับคนคนหนึ่งจะไม่เหมาะกับคนอื่นโดยขึ้นอยู่กับบทบาทของพวกเขาในองค์กรและความรู้ของพวกเขาในหัวข้อ เพื่อให้ได้รับข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องเปลี่ยนภาษาเสียงและสื่อเพื่อให้เหมาะกับผู้ชมของคุณ

ตัวอย่างเช่นวิธีที่คุณพูดกับผู้บริหารในองค์กรของคุณอาจแตกต่างจากวิธีที่คุณพูดกับเพื่อนแม้ว่าเนื้อหาของข้อความของคุณจะเหมือนกัน บางคนใช้ภาษาที่เป็นทางการกับผู้บังคับบัญชามากขึ้นในขณะที่ใช้ภาษาธุรกิจแบบไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงาน วัฒนธรรมของ บริษัท ของคุณจะส่งผลต่อวิธีการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก

กระชับรัดกุมและถูกต้อง

การสื่อสารแบบตรงประเด็นช่วยให้หลีกเลี่ยงการทำซ้ำและความยุ่งยาก โดยการลบรายละเอียดที่ไม่จำเป็นออกจากการสื่อสารคุณสามารถลดโอกาสของการเข้าใจผิด วันนี้ความสนใจของผู้คนในช่วงสั้น ๆ การได้รับข้อความของคุณในเวลาสิบนาทีนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้เวลา 30 นาที ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังประชุมกับลูกค้าเกี่ยวกับโอกาสในการขายแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณเคารพเวลาของพวกเขาโดยทำให้งานนำเสนอของคุณสั้นที่สุด

ในขณะที่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นสั้นและกระชับ แต่ก็จำเป็นต้องทำให้สมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าข้อความนั้นจำเป็นต้องมีข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและควรจัดระบบอย่างเป็นเหตุเป็นผลดังนั้นจึงง่ายต่อการติดตาม คุณสามารถคาดเดาได้จากแง่มุมบางอย่างของความรู้ของพวกเขาโดยขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังพูดถึงเรื่องใดในขณะที่ให้รายละเอียดที่พวกเขาอาจไม่รู้ การให้ความหมายเต็มรูปแบบของข้อความเป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังทำงานกับพันธมิตรทางธุรกิจใหม่และพูดคุยเกี่ยวกับการซื้ออุปกรณ์จากพวกเขาจำเป็นที่จะต้องให้ข้อมูลจำเพาะทั้งหมดของวัสดุที่คุณต้องการ ผู้จัดหาอาจไม่สามารถส่งมอบชิ้นส่วนที่ถูกต้องซึ่งอาจทำให้เกิดความยุ่งยากความล่าช้าและความสัมพันธ์ที่ไม่ดีโดยไม่ต้องให้ข้อมูลที่มีค่านั้น

การให้ข้อเท็จจริงตามที่พวกเขาไม่ได้กล่าวเกินจริงเป็นหนึ่งในคุณสมบัติของทักษะการสื่อสารที่ดีและหลีกเลี่ยงความคลุมเครือและความสับสน หากคุณกำลังจัดการกับข้อร้องเรียนที่ลูกค้ามีกับพนักงานเช่นคุณต้องได้รับคำติชมจากทั้งสองฝ่ายเพื่อทำความเข้าใจปัญหา

รวมความคิดเห็นลงในข้อความ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการให้และรับข้อเสนอแนะทันเวลา คำติชมช่วยแสดงทั้งคุณและบุคคลที่คุณติดต่อด้วยไม่ว่าจะเป็นข้อความที่ส่งและรับอย่างถูกต้อง หากความคิดเห็นนั้นไม่ได้อยู่ในฐานทั้งหมดนี่อาจแสดงว่าคุณไม่ได้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพหรือผู้รับไม่เข้าใจความหมายของคุณอย่างเต็มที่

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจข้อเสนอแนะมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อทำงานเป็นทีม ตัวอย่างเช่นหากคุณอยู่ในตำแหน่งผู้บริหารคุณจะต้องให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานบทบาทและทักษะการสื่อสารกับลูกค้าของพวกเขา คำติชมยังเกี่ยวข้องกับการสรรเสริญซึ่งสามารถเพิ่มขวัญกำลังใจของ บริษัท และเพิ่มความสนิทสนมกัน

นอกเหนือจากการให้ข้อเสนอแนะแล้วการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพก็ต้องได้รับเช่นกัน ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์มีประโยชน์สำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ หากคุณรับผิดชอบในการพูดในระหว่างการประชุมทั่วทั้ง บริษัท คุณต้องขอคำติชมจากสมาชิกคนสำคัญของพนักงานของคุณหลังจากพูด ความคิดเห็นของพวกเขาจะบอกคุณว่าคำพูดของคุณมีประสิทธิภาพในการส่งข้อความของคุณหรือไม่และจะแสดงให้คุณเห็นหากพนักงานของคุณเข้าใจประเด็นสำคัญที่คุณต้องการสื่อสาร ข้อเสนอแนะของพวกเขาจะแสดงพื้นที่ที่คุณต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ ตัวอย่างเช่นหากการวิพากษ์วิจารณ์เป็นคำพูดที่ยาวเกินไปคุณจะรู้ว่าในครั้งต่อไปคุณจะสามารถกระชับการสื่อสารของคุณได้มากขึ้น

แสดงความเคารพผ่านการสนทนาของคุณ

การเคารพคนที่คุณสื่อสารด้วยเป็นเกณฑ์ที่สำคัญสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ผู้คนมีแรงจูงใจที่จะมีส่วนร่วมกับคุณมากขึ้นถ้าคุณแสดงความเคารพต่อพวกเขาและความคิดของพวกเขา ตัวอย่างเช่นหากคุณพบว่ามีโอกาสเป็นครั้งแรกคุณสามารถแสดงความเคารพโดยระบุที่อยู่โดยใช้ชื่อของพวกเขาซึ่งทำให้พวกเขารู้สึกพึงพอใจ สละเวลาอ่านเกี่ยวกับธุรกิจของพวกเขาและกล่าวถึงพวกเขาในบทสนทนาของคุณจะเป็นการแสดงให้เห็นถึงโอกาสที่คุณเคารพพวกเขา

หากคุณกำลังพูดคุยกับหุ้นส่วนธุรกิจทางโทรศัพท์แสดงความเคารพด้วยการจดจ่อกับการสนทนาในมือ แทนที่จะตรวจสอบอีเมลของคุณหรือเรียกดูเว็บในขณะที่พูดคุยทางโทรศัพท์การมีส่วนร่วมกับพวกเขาในระหว่างการโทรเป็นสิ่งที่ควรทำ

เมื่อสื่อสารทางอีเมลกับเพื่อนร่วมงานใช้เวลาสองสามนาทีในการพิสูจน์อักษรข้อความของคุณดังนั้นจึงไม่มีข้อผิดพลาดในการพิมพ์และสะกดคำหรือผิดไวยากรณ์ คุณแสดงความเคารพโดยใช้เวลาในการสร้างข้อความของคุณอย่างระมัดระวัง

อย่าลืมเกี่ยวกับการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด

คำที่เราใช้ในการสื่อสารสร้างขึ้นน้อยกว่าร้อยละ 10 ของข้อความที่เราถ่ายทอด ซึ่งหมายความว่าสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดมีความสำคัญต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ น้ำเสียงของคุณแสดงให้เห็นว่าคุณรู้สึกอย่างไรเมื่อคุณสื่อสาร ยกตัวอย่างเช่นถ้าคุณเป็นมิตรให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของคุณเป็นมิตร

ท่าทางมือท่าทางและภาษากายของคุณช่วยถ่ายทอดความหมายของคำศัพท์ของคุณ การข้ามสัญญาณบอกตำแหน่งของคุณว่าคุณกำลังป้องกันหรือถูกปิดขณะที่กำลังสบตาแสดงว่าคุณกำลังมองหาการเชื่อมต่อ

ให้ความสนใจกับสัญญาณที่ไม่ใช้คำพูดซึ่งสื่อสารโดยบุคคลที่คุณกำลังพูดอยู่ ท่าทางท่าทางและภาษากายของพวกเขาจะแสดงให้คุณเห็นว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรกับสิ่งที่คุณพูดและสามารถช่วยนำทางวิธีที่คุณสื่อสารกับพวกเขา

ข้อกำหนดของระบบการสื่อสารที่ดี

ระบบการสื่อสารที่ดีต้องการให้คุณเลือกระบบการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับงานในมือ ด้วยตัวเลือกมากมายที่มีให้เช่นโทรศัพท์, การส่งข้อความ, อีเมลและด้วยตนเองคุณจะต้องเลือกสื่อที่เหมาะสมกับหัวข้อของการสนทนา ตัวอย่างเช่นคุณจะไม่ส่งข้อความถึงหัวหน้าของคุณที่จะลาออกจากตำแหน่งหรือขอขึ้นเงินเดือน บทสนทนาสำคัญเหล่านั้นควรเกิดขึ้นด้วยตนเอง ในทำนองเดียวกันคุณไม่จำเป็นต้องมีการประชุมด้วยตนเองสำหรับปัญหาธุรกิจเล็กน้อยซึ่งสามารถสื่อสารผ่านอีเมลเพื่อประหยัดเวลาและทรัพยากร