วิธีตรวจสอบข้อร้องเรียนของลูกค้า

วิธีการที่ บริษัท ตรวจสอบและจัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้ากล่าวอย่างมากเกี่ยวกับวิธีที่ บริษัท ให้คุณค่ากับลูกค้าและชื่อเสียงทางธุรกิจของตนเอง การจัดการอย่างเหมาะสมการร้องเรียนลูกค้าสามารถเปลี่ยนเป็นโฆษกที่ดีที่สุดของ บริษัท ได้ในขณะที่การร้องเรียนที่จัดการอย่างไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้ภาพลักษณ์ของ บริษัท เสียหายอย่างรุนแรง ความเสียหายนี้จะสังเกตได้ชัดเจนที่สุดเมื่อลูกค้าที่ไม่พอใจเดินหน้าไปพร้อมกับค่าใช้จ่ายอย่างเป็นทางการที่สิ้นสุดในห้องพิจารณาคดี เพื่อลดสถานการณ์กรณีที่เลวร้ายเหล่านี้ให้ยอมรับและทำตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อแก้ไขข้อร้องเรียนให้ดีที่สุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการร้องเรียนนั้นเป็นการสอบสวนเพิ่มเติมก่อน ตัดสินใจเกี่ยวกับความร้ายแรงของเรื่อง ตั้งฐานการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นรวมถึงสิ่งที่ชัดเจนอยู่แล้ว อย่าผูกเวลาและทรัพยากรของ บริษัท ด้วยความพยายามหลอกลวงจากสาธารณชน

สัมภาษณ์พนักงานของ บริษัท ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการร้องเรียนโดยเร็วที่สุด รับข้อเท็จจริงทั้งหมดจากมุมมองของคนงานก่อน นำพนักงานผ่านเหตุการณ์ทั้งหมดตามลำดับที่คาดว่าจะเกิดขึ้น บันทึกการสัมภาษณ์ด้วยความรู้ของผู้ปฏิบัติงาน

สัมภาษณ์ผู้ร้องเรียนอย่างละเอียด นำพวกเขาผ่านเหตุการณ์ทั้งหมดโดยขอให้พวกเขาบอกเล่าเรื่องราวที่สมบูรณ์ ใช้เวลาฟังอย่างตั้งใจในสิ่งที่ลูกค้ากำลังพูด อย่าถามคำถามนำเขา แต่ถามคำถามตอบกลับโดยตรง บันทึกการแลกเปลี่ยนนี้เช่นกัน

อย่าเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับลูกค้าในระหว่างการสัมภาษณ์แม้ว่าคุณจะรู้ว่าเขากำลังพูดบางสิ่งที่อาจไม่เป็นความจริงก็ตาม อย่าเห็นด้วยกับผู้ร้องเรียนหรือทำผื่นหรือสัญญาใด ๆ แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าการร้องเรียนของเขาจะถูกตรวจสอบอย่างละเอียดและ บริษัท จะติดต่อเขาในไม่ช้าเพื่อแก้ปัญหา

เปรียบเทียบทั้งสองบัญชีที่ต่างกัน ทำบันทึกความแตกต่างระหว่างความทรงจำทั้งสองของเหตุการณ์หรือเหตุการณ์ที่ทำให้เกิดการร้องเรียน พูดกับแต่ละฝ่ายโดยตรงเป็นการส่วนตัวเพื่อแก้ไขมุมมองที่ต่างกันสองจุด ค้นหาและให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ของเวอร์ชันของกิจกรรมเมื่อมีการทดสอบใหม่

บันทึกเอกสารทุกอย่างที่เกิดขึ้น ใช้การบันทึกวิดีโอหากเป็นไปได้ ใช้ประโยชน์จากหลักฐานภาษากายที่เปิดเผยในการบันทึกวิดีโอเท่านั้น

กลับไปและศึกษารอบการสัมภาษณ์อย่างรอบคอบ ตัดสินใจว่าจะแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้าได้ดีที่สุดโดยใช้หลักฐานที่ดีที่สุด ณ เวลาใด พึ่งพาลูกค้าในการตัดสินใจของคุณหากคุณสามารถทำได้โดยไม่ละเมิดนโยบายของ บริษัท มีความยุติธรรมมั่นคงและเตรียมพร้อมที่จะเดินหน้าต่อไปหากจำเป็นจะต้องมีการตัดสินใจของ บริษัท