โดยทั่วไปการจ่ายเงินมากเกินไปให้กับพนักงานเป็นผลมาจากข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ในฐานะนายจ้างการจ่ายเงินมากเกินไปอาจเกิดขึ้นหากคุณจ่ายเงินให้แก่พนักงานมากกว่าชั่วโมงหรือเงินเดือนมากกว่าที่เธอมีสิทธิ์หรือหากคุณไม่ได้รับคำสั่งให้หักเงินหรือสมัครใจ ไม่ว่าในกรณีใดคุณสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้
ปรึกษากฎหมายของรัฐ
ทันทีที่คุณค้นพบข้อผิดพลาดปรึกษากับกระทรวงแรงงานของรัฐสำหรับขั้นตอนการจัดเก็บค่าจ้างที่ค้างชำระ หลายรัฐอนุญาตให้คุณทำการหักเงินดังกล่าวผ่านการหักเงินเดือน ขึ้นอยู่กับจำนวนเงินที่ค้างชำระคุณอาจระงับการจ่ายเงินเป็นชุดของเงินก้อน โดยทั่วไปกฎหมายของรัฐจะ จำกัด จำนวนเงินที่คุณอาจหักภาษีได้ภายในระยะเวลาชำระหนึ่งงวด โปรดทราบว่านอกจากการหักภาษีที่บังคับแล้วรัฐอาจไม่อนุญาตให้คุณทำการหักเงินใด ๆ จากการจ่ายเงินของพนักงานโดยไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร นอกจากนี้รัฐอาจห้ามมิให้คุณหักเงินหากจะทำให้รายได้ของพนักงานลดลงต่ำกว่าค่าจ้างขั้นต่ำที่จำเป็น
แจ้งการชำระคืน
การรวบรวมการชำระเงินด้วยการหักเงินเดือนจะสะดวกสำหรับพนักงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำผิดพลาดและพนักงานได้ใช้จ่ายเงินมากไปแล้ว หากคุณค้นพบข้อผิดพลาดในไม่ช้าหลังจากจ่ายเงินให้พนักงานและคุณแจ้งให้เขาทราบทันทีพนักงานอาจสามารถชำระเงินส่วนเกินได้ทันที หากคุณรวบรวมการชำระเงินส่วนเกินผ่านการหักเงินเดือนให้แจ้งพนักงานของสถานการณ์เป็นลายลักษณ์อักษรและรวมถึงรายละเอียดของการจ่ายเงินมากเกินไปเช่นเมื่อเกิดการชำระเงินเกินจำนวนเงินที่จะเกิดขึ้นเมื่อการหักเงินเดือนแต่ละครั้ง ให้ตัวเลือกวิธีการชำระเงินอื่น ๆ แก่พนักงานเช่นเช็คส่วนตัวธนาณัติหรือเงินสด หากจำเป็นต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานเพื่อทำการหักเงินและพนักงานปฏิเสธคุณสามารถพยายามกู้คืนค่าจ้างมากไปได้โดยยื่นฟ้องในศาลต่อพนักงาน
การปรับค่าจ้าง
เมื่อคุณรวบรวมการจ่ายเงินมากเกินไปคุณต้องปรับบันทึกเงินเดือนของพนักงานด้วย ตัวอย่างเช่นหากคุณจ่ายเงินเดือนเกิน $ 200 สำหรับช่วงเวลาที่จ่ายเฉพาะให้ทำการปรับเป็นค่าลบดังนั้นจึงถูกนำออกจากรายได้ปีต่อวันของพนักงานและ W-2 ของเธอจะถูกต้องตามวัตถุประสงค์ทางภาษี เมื่อคุณชำระเงินส่วนเกินให้กับพนักงานภาษีและการหักเงินที่เกี่ยวข้องกับจำนวนเงินที่ชำระเกินจะถูกหักออกจากการจ่ายเงินของเธอด้วย ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนจะปรับบันทึกเงินเดือนของพนักงานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณป้อนการจ่ายเงินมากเกินไปเป็นค่าลบ หากคุณไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนให้ตรวจสอบความแตกต่างระหว่างการหักเงินดั้งเดิมกับสิ่งที่ควรจะเป็นด้วยตนเอง ความแตกต่างคือจำนวนเงินที่หักเงินส่วนที่เกิน เมื่อคุณลบเงินเดือนที่ได้ชำระมากเกินไปจากการจ่ายของพนักงานมันจะลดรายได้รวมของเธอและปรับการหักเงินของเธอโดยการลดจำนวนเงิน หากการจ่ายเงินมากเกินไปเนื่องจากการหักเงินที่ไม่ได้ดำเนินการเลยให้ปรับการหักเงินเป็นค่าบวกดังนั้นจึงหักจากรายได้ของเธอ
การเสียภาษีมากเกินไปของการว่างงาน
คุณจะต้องจ่ายภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางและภาษีการว่างงานของรัฐถึงจำนวนหนึ่งในแต่ละปีสำหรับพนักงานทุกคนที่คุณจ่ายค่าจ้างให้ เมื่อคุณชำระเงินมากเกินไปแก่พนักงานและคุณไม่ได้รับค่าจ้างเกินกว่าที่กำหนดไว้ในแต่ละปีอาจส่งผลให้คุณเสียภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางและรัฐ ในกรณีนี้รายงานการจ่ายภาษีเกินพิกัดของรัฐบาลกลางให้กับสรรพากรบริการและการจ่ายภาษีการว่างงานของรัฐไปยังหน่วยงานของรัฐที่บริหารเพื่อให้คุณสามารถได้รับเครดิตสำหรับการจ่ายเงินมากเกินไป
