เมื่อเปรียบเทียบกับการส่งแฟกซ์การส่งอีเมลเป็นวิธีที่สะดวกกว่าในการรับข้อมูลจากจุดหนึ่งไปอีกจุดหนึ่งแต่คุณไม่ควรยกเลิกเครื่องโทรสารในฐานะเครื่องมือสำนักงานที่จำเป็น แน่นอนว่ามีเครื่องที่ติดขัดเป็นครั้งคราวสัญญาณไม่ว่างและหน้าขาดหายไป แต่เครื่องแฟกซ์มีมูลค่าการใช้งานและมีข้อดี: สามารถส่งเอกสารขนาดใหญ่ได้บางคนมองว่าเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น.
เขียนชื่อของผู้รับและผู้ส่งแฟกซ์ในส่วนถึงและจากของใบปะโทรสาร
เขียนหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารของคุณในหมายเลขแฟกซ์และโทรศัพท์ที่เหมาะสม สาขา สิ่งนี้มีประโยชน์ในกรณีที่ผู้รับต้องโทรหรือแฟกซ์กลับ
ใส่จำนวนหน้าทั้งหมดที่รวมอยู่ในแฟกซ์รวมถึงใบปะหน้าในหมายเลขรวม ของหน้าหรือส่วนหมายเลขของใบปะหน้า สิ่งนี้จะบอกผู้รับว่าควรคาดหวังว่าจะได้รับแฟกซ์กี่หน้า
เขียนคำหนึ่งถึงสามคำเพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของแฟกซ์ในส่วน RE ของใบปะหน้า รวมหมายเลขอ้างอิงถ้ามี
กรอกคำอธิบายคำที่เหมาะสมในกล่องหรือวงกลมที่เหมาะสมซึ่งระบุถึงความเร่งด่วนของแฟกซ์หรือคำตอบที่คุณต้องการจากผู้รับ
แฟกซ์ส่วนใหญ่มีคำอธิบายการตอบสนองเช่น: สำหรับการตรวจสอบ (ไม่ต้องดำเนินการใด ๆ), โปรดแสดงความคิดเห็น (ต้องการการตอบสนอง), ด่วน (จัดการทันที), เป็นความลับ (สำหรับบางตาเท่านั้น) หรือกรุณาตอบกลับ
เขียนบันทึกย่อหรือคำแนะนำเพิ่มเติมที่คุณต้องการให้ผู้รับอ่านหรือรับทราบในส่วนล่างสุด (ความคิดเห็น) ของใบปะโทรสาร
ใส่วันที่ที่คุณส่งแฟกซ์ที่ด้านบนของกระดาษหลังจากตรวจสอบแฟกซ์แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของใบปะหน้าเสร็จสมบูรณ์
เคล็ดลับ
-
พิมพ์อย่างชัดเจนและชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าแผ่นปกสามารถอ่านได้
ใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำในกรณีที่มีการสแกนหรือถ่ายเอกสาร
การเตือน
หลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลที่เป็นความลับทางแฟกซ์ ไม่มีทางที่จะรู้ว่าใครเป็นอีกฝั่ง
