วิธีการเรียกใช้สินค้าคงคลังของคริสตจักร

สินค้าคงคลังสำหรับองค์กรทางศาสนาสามารถเป็นได้ทั้งสิ่งของกายและชุดทักษะของสมาชิกประชาคมที่เต็มใจสละเวลา ผู้ที่เต็มใจสละเวลาและความเชี่ยวชาญของพวกเขาควรได้รับการพิจารณาเพื่อพวกเขาอาจนำไปใช้อย่างถูกต้องเพื่อประโยชน์ของคริสตจักร ทรัพย์สินทางกายของคริสตจักรควรได้รับการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมเอกสารที่จัดเก็บอย่างปลอดภัยในหลาย ๆ สถานที่ หลายคนสามารถช่วยเตรียมสินค้าคงคลังเริ่มต้นของคริสตจักร แต่การบำรุงรักษาและการเก็บรักษาที่ปลอดภัยของมันควรได้รับมอบหมายให้ออกแบบ การรวบรวมสินค้าคงคลังเริ่มต้นอาจใช้เวลานานถึงหนึ่งสัปดาห์และการกระทบยอดสินค้าคงคลังประจำปีควรใช้เวลาไม่เกินหนึ่งหรือสองวัน โครงการนี้ต้องการความใส่ใจในรายละเอียด

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์สเปรดชีต

• อินเทอร์เน็ต

• เครื่องพิมพ์ / ถ่ายเอกสาร

• คลิปบอร์ด

• ดินสอ

• ป้ายกำกับ

สินค้าคงคลังของรายการทางกายภาพ

รับแบบฟอร์มสินค้าคงคลังคริสตจักรสำเร็จรูปจากอินเทอร์เน็ตหรือสร้างของคุณเองโดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต ที่ด้านบนของแบบฟอร์มให้ใส่ชื่อองค์กรและช่องว่างของคุณทั้งหมายเลขแผ่นงานและชื่อที่ตั้ง ด้านล่างสร้างคอลัมน์ชื่อ "Serial Number," Item Description, "" Date Acquired, "" Initial Value, "และ" Keep / Dispose "พิมพ์สำเนาฟอร์มที่จะใช้ในแต่ละห้องของโบสถ์และติดกับคลิปบอร์ด.

แยกแยะความแตกต่างระหว่างวัสดุและอุปกรณ์โดยสังเกตจำนวนเงินดอลลาร์ที่บอกถึงความแตกต่าง ตัวอย่างเช่นรายการที่มีราคาต่ำกว่า $ 500 แต่ละรายการจะถูกพิจารณาว่าเป็นวัสดุสิ้นเปลืองในขณะที่รายการที่มีราคาสูงกว่า $ 500 แต่ละรายการจะถือว่าเป็นอุปกรณ์ เนื่องจากมูลค่าของมันอุปกรณ์ควรจะทำการประดิษฐ์ในขณะที่มันไม่จำเป็นต้องใช้วัสดุสิ้นเปลืองสินค้าคงคลัง

สร้างรายการลำดับของหมายเลขซีเรียลโดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีตและพิมพ์ตัวเลขแต่ละรายการลงบนฉลากขนาด 1 นิ้ว สินค้าคงคลังครั้งแรกที่ได้รับหมายเลขซีเรียลควรอยู่ในรูปแบบหมายเลขเฉพาะเดือนปี หมายเลขที่ไม่ซ้ำกันคือหมายเลขที่จะเปลี่ยนตามลำดับตัวอย่างเช่น: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3

เริ่มในห้องเดียวและระบุรายการทั้งหมดที่ถือว่าเป็นอุปกรณ์ เมื่อระบุแล้วแนบฉลากหมายเลขซีเรียลหนึ่งป้ายที่ด้านล่างของแต่ละรายการเพื่อให้สามารถติดตามรายการได้

บันทึกหมายเลขแผ่นงานและชื่อห้องโดยใช้แบบฟอร์มสินค้าคงคลังบนคลิปบอร์ด สำหรับแต่ละรายการที่ได้รับหมายเลขประจำสินค้าให้บันทึกข้อมูลลงในทุกฟิลด์ที่มีอยู่ในแบบฟอร์มสินค้าคงคลัง

ฟิลด์คำอธิบายควรมีภาพรวมของรายการ ฟิลด์อนุกรมควรมีหมายเลขที่คุณติดอยู่ด้านล่างของรายการ เมื่อรับข้อมูลสินค้าคงคลังเริ่มต้นวันที่ได้รับและมูลค่าเริ่มต้นอาจไม่สามารถใช้ได้ ถ้าเป็นเช่นนั้นกรอกแบบฟอร์มให้สอดคล้อง ถ้าไม่ใช่ให้เขียนวันที่ปัจจุบันลงในฟิลด์ที่ได้รับวันที่และประเมินค่า หากรายการถูกเก็บไว้เพียงใส่เช็คในฟิลด์ ถ้ามันถูกกำจัดให้จดวันที่ที่จะกำจัด

ย้ายจากห้องหนึ่งไปอีกห้องหนึ่งทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 และ 5 อย่าลืมจดบันทึกเลขชีตและชื่อห้องที่ด้านบนของแต่ละชีตต่อไปในขณะที่คุณเปลี่ยนตำแหน่ง

ทำสำเนาแบบฟอร์มสินค้าคงคลังที่สมบูรณ์แล้วหนึ่งชุด วางหนึ่งสำเนาโดยเรียงตามลำดับตามหมายเลขชีตลงในเครื่องผูกสามวงแหวน วางเครื่องผูกหนึ่งตัวไว้ในที่ปลอดภัยนอกสถานที่และที่อื่น ๆ ในสำนักงานฝ่ายบริหาร ทำตามขั้นตอนสินค้าคงคลังอย่างน้อยปีละครั้ง

รายการของชุดทักษะ

รับแบบฟอร์มอาสาสมัครของคริสตจักรสำเร็จรูปจากอินเทอร์เน็ตหรือสร้างของคุณเองโดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต รวมฟิลด์สำหรับ "ชื่อ" ที่อยู่ "" หมายเลขโทรศัพท์ "" ที่อยู่อีเมล "" วันที่ว่าง "และ" ชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่มีให้ " ในคอลัมน์ด้านล่างของหน้ารายการชุดทักษะหรือบทบาทที่จำเป็นและคำแนะนำสำหรับอาสาสมัครในการวงกลมพื้นที่ที่น่าสนใจเช่นคนขับรถบัสอาสาสมัครบริการอาหารการประสานงานกิจกรรมและเสมียนบริจาคอาหารครัว

แจกจ่ายแบบฟอร์มในระหว่างโรงเรียนวันอาทิตย์หรือบริการคริสตจักรหรือส่งทางไปรษณีย์พร้อมคำร้องขอให้ส่งคืนไปยังสถานที่เฉพาะในหรือก่อนวันที่กำหนด

แทรกแบบฟอร์มลงในเครื่องผูกสามวงหรือเพื่อความสะดวกในการใช้งานสร้างฐานข้อมูลดิจิทัลพร้อมข้อมูลส่วนตัวและความสนใจของอาสาสมัคร วิธีนี้สามารถติดต่อโดยตรงกับสมาชิกที่สนใจของที่ประชุมและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารสามารถเห็นทรัพยากรที่มีอยู่ในคริสตจักรได้อย่างถูกต้อง

แจกจ่ายแบบฟอร์มอาสาสมัครใหม่ไม่ช้ากว่าหนึ่งครั้งต่อปี หากไม่ได้ส่งคืนแบบฟอร์มที่อัปเดตสำหรับบุคคลที่กรอกข้อมูลไว้ก่อนหน้านี้ในปีก่อนหน้านั้นให้ติดต่อทางโทรศัพท์เพื่อตรวจสอบว่าพวกเขายังต้องการบริจาคเวลาในพื้นที่ที่พวกเขาระบุไว้ก่อนหน้านี้และทำการเปลี่ยนแปลงตามนั้น

เคล็ดลับ

• การแปลข้อมูลแผ่นตรวจนับสินค้าคงคลังลงในสเปรดชีตดิจิตอลเป็นจุดที่สามที่ปลอดภัย

  การเพิ่มรายการใหม่ลงในสินค้าคงคลังที่มาจะช่วยให้แน่ใจว่าวันที่ได้มาและมูลค่าเริ่มต้นของพวกเขาจะถูกบันทึกไว้อย่างถูกต้อง

  แก้ไขแบบฟอร์มอาสาสมัครเป็นประจำทุกปีเพื่อรวมชุดทักษะหรือตำแหน่งใหม่

การเตือน

การอนุญาตให้มีผู้รับผิดชอบสินค้าคงคลังมากกว่าหนึ่งคนอาจทำให้เกิดความสับสนและนำไปสู่การเข้าสู่ระบบสองครั้งหรือความระส่ำระสาย