พนักงานต้อนรับมักจะเป็นคนแรกที่คุณเห็นเมื่อเข้าสู่สำนักงานซึ่งทำให้พวกเขาเป็นตัวแทนที่สำคัญของ บริษัท ที่พวกเขาทำงานและผู้เชี่ยวชาญด้านอื่น ๆ ในสำนักงาน การสังเกตมารยาททางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของงานของพนักงานต้อนรับ แต่ความคิดเห็นที่หลากหลายและเปลี่ยนแปลงไปจากสิ่งที่ถือว่าเป็นมารยาทที่ดีทำให้เป็นเรื่องยากสำหรับพนักงานต้อนรับหรือหัวหน้างานในการกำหนดพฤติกรรมที่เหมาะสม
ความสำคัญ
ความสำคัญของพนักงานต้อนรับในฐานะผู้ส่งความประทับใจครั้งแรกให้กับผู้โทรและผู้มาเยือนนั้นยากที่จะพูดเกินจริง พนักงานต้อนรับที่มีมารยาทไม่ดีกำหนดเสียงในเชิงลบก่อนการประชุมและล้มเหลวในการสร้างแรงบันดาลใจความมั่นใจในลูกค้าที่มีศักยภาพ ในทางกลับกันพนักงานต้อนรับที่สังเกตมารยาททางธุรกิจให้ความรู้สึกเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ช่วยเสริมภาพลักษณ์ของ บริษัท ให้กับบุคคลภายนอก แต่ยังช่วยให้พนักงานคนอื่น ๆ รู้สึกราวกับว่าออฟฟิศเป็นสถานที่ทำงานอย่างมืออาชีพ
ประเภท
พนักงานต้อนรับเป็นตัวแทนของนายจ้างในหลากหลายวิธี การรับโทรศัพท์และทักทายผู้มาเยือนเป็นหน้าที่ที่พบได้ทั่วไปมากที่สุดสองประการสำหรับพนักงานต้อนรับและทั้งคู่ก็ต้องการมารยาทที่เหมาะสม นโยบาย บริษัท อาจกำหนดให้พนักงานต้อนรับใช้สคริปต์โทรศัพท์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเมื่อรับสายและติดต่อลูกค้าประเภทต่างๆ ในกรณีอื่น ๆ พนักงานต้อนรับจะได้รับอนุญาตให้ใช้ดุลยพินิจของตนเองในการจัดการกับการโต้ตอบแต่ละอย่างที่แตกต่างกัน แต่มีความเหมาะสมระดับความเป็นทางการ บุคคลที่ทำงานในสำนักงานบางครั้งส่งต่อกฎเพิ่มเติมไปยังพนักงานต้อนรับเช่นเวลาและวิธีที่พนักงานต้อนรับอาจติดต่อพวกเขา
การอบรม
ในขณะที่สำนักงานบางแห่งกำหนดให้พนักงานต้อนรับต้องอยู่ในระดับมัธยมหรือวิทยาลัย แต่การฝึกอบรมมารยาทของพนักงานต้อนรับส่วนใหญ่นั้นเกิดขึ้นกับงาน พนักงานต้อนรับอาจเริ่มทำงานในสำนักงานที่มีตำแหน่งที่ไม่ต้องการการโต้ตอบเช่นงานป้อนข้อมูลหรือผู้ช่วยสำนักงาน การใส่ใจต่อนโยบายของ บริษัท และวิธีการที่พนักงานต้อนรับปฏิบัติหน้าที่อาจทำให้พนักงานใหม่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับตำแหน่งพนักงานต้อนรับเป็นครั้งแรกซึ่งจะสร้างประสบการณ์ที่อาจเป็นประโยชน์ในการติดตามงานพนักงานต้อนรับอื่น ๆ
การพิจารณา
ทุกอุตสาหกรรมและสำนักงานมีกฎของตนเองสำหรับมารยาทของพนักงานต้อนรับ สำนักงานบางแห่งต้องการรูปแบบการแต่งกายและการพูดที่เป็นทางการ คนอื่น ๆ กำหนดมารยาทในแบบสบาย ๆ เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกผ่อนคลายและยินดีต้อนรับ การสื่อสารระหว่างพนักงานต้อนรับใหม่และหัวหน้างานเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าสิ่งที่คาดหวัง ในฐานะที่เป็นพนักงานต้อนรับหากคุณไม่แน่ใจในมารยาทในสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงขอตัวเองอย่างสุภาพและถามหัวหน้างานหรือพนักงานต้อนรับอาวุโสว่าคุณควรตอบอย่างไร
เคล็ดลับ
แม้ว่าสำนักงานทุกแห่งจะแตกต่างกันพนักงานต้อนรับก็ยังคงได้รับประโยชน์จากเคล็ดลับเดียวกัน การทำงานหลายอย่างเป็นสิ่งจำเป็นต่อการทำงานที่ดี แต่เมื่อมีคนเข้ามาในสำนักงานสิ่งสำคัญคือให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับเธอ ซึ่งหมายถึงการพักสายหรือโทรออกให้เสร็จอย่างรวดเร็วตั้งกระดาษและสบตาโดยตรง พื้นที่ทำงานของพนักงานต้อนรับควรเป็นอิสระจากความยุ่งเหยิงในการแสดงท่าทางที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นและเพื่อให้ง่ายขึ้นในการทำภารกิจง่าย ๆ เช่นการค้นหาข้อมูลและเสนอปากกาให้คนกรอกแบบฟอร์ม ในที่สุดเมื่อนำใครบางคนเข้ามาในสำนักงานพนักงานต้อนรับควรเป็นผู้นำเพื่อให้แน่ใจว่าแขกของเขาได้รับอนุญาตและช่วยให้เขารู้สึกอับอายที่ไม่รู้ว่าจะไปที่ไหน
