วิธีสร้างเอกสารอธิบายกระบวนการ

“ ความรู้เกี่ยวกับเผ่า” หมายถึงข้อมูลที่ไม่ได้เขียนไว้ซึ่งธุรกิจของคุณทีมกลุ่มหรือเผ่าใช้เพื่อบรรลุเป้าหมาย ปัญหาเกี่ยวกับความรู้ของเผ่าคือเมื่อคุณสูญเสียสมาชิกคนสำคัญของเผ่าความรู้จะหายไปกับพวกเขา เมื่อคุณบันทึกขั้นตอนหรือกระบวนการของ บริษัท คุณสามารถปกป้องความรู้นี้และนำสมาชิกใหม่เข้ามาอย่างรวดเร็ว การทำความเข้าใจความต้องการการจัดทำเอกสาร "ความรู้เกี่ยวกับเผ่า" เป็นองค์ประกอบสำคัญของการสร้างเอกสารเหล่านี้

กำหนดสิ่งที่คุณส่งมอบ

สร้าง "คำชี้แจงขอบเขต" โดยการเขียนคำสั่งง่ายๆที่ระบุทุกอย่างที่จะรวมอยู่ในโครงการเอกสารนี้ ระบุกระบวนการเฉพาะที่จะบันทึกไว้อย่างชัดเจน ระบุว่าเอกสารอธิบายกระบวนการแสดงให้เห็นว่ากระบวนการทำงานจริงในวันนี้หรือกำหนดวิธีการทำงานของกระบวนการในอนาคต

สร้าง "ความเป็นเจ้าของเมทริกซ์" ซึ่งแสดงว่าใครเป็นเจ้าของกระบวนการหรือใครเป็นเจ้าของส่วนใดของกระบวนการ เมทริกซ์นี้สามารถทำได้ง่ายเพียงแค่เป็นแผนผังองค์กรหรือไดอะแกรมผังกระบวนการซึ่งระบุเจ้าของและข้อมูลการติดต่อของเจ้าของได้อย่างชัดเจน

ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะที่กำลังบันทึกไว้ นี่คือรายการที่รวมข้อมูลทั้งหมดหรือที่เกี่ยวข้องเช่นหมายเลขรุ่นหมายเลขชิ้นส่วนและรายละเอียด

อธิบายบทบาทของผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ ระบุคำอธิบายที่ชัดเจนตามตำแหน่งงานไม่ใช่ความสามารถเฉพาะบุคคล อธิบายว่าตำแหน่งนี้ทำอะไรและเหมาะสมกับกระบวนการอย่างไร นี่อาจเป็นเอกสารเดียวที่แสดงรายการชื่องานและคำอธิบายหรือรายละเอียดงานที่สมบูรณ์สำหรับแต่ละตำแหน่งคีย์ในกระบวนการที่มีการจัดทำเป็นเอกสาร

จัดทำเอกสารแต่ละขั้นตอนของกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบโดยสร้างไดอะแกรมหรือแผนภูมิ "ผังกระบวนการ" โดยทั่วไปแผนภูมิการไหลระดับสูงจะถูกสร้างขึ้นเพื่อแสดงขั้นตอนหลักของกระบวนการและแผนภูมิการไหลระดับต่ำจะบันทึกขั้นตอนกระบวนการซึ่งอยู่ในระดับรองลงไปในแต่ละขั้นตอนหลัก

สร้างเอกสาร "นโยบายและระเบียบปฏิบัติ" ที่เหมาะสมสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เมื่อคุณสำรวจกระบวนการด้วยการสัมภาษณ์และการวิจัยนโยบายและขั้นตอนเหล่านี้จะเกิดขึ้น เก็บบันทึกรายละเอียดไว้ซึ่งจะใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างเอกสารนโยบายและขั้นตอนเหล่านี้

รวมเอกสารในการส่งมอบของคุณที่ให้คำอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการ "การจัดการเอกสาร" ภายใน เอกสารนี้ควรอธิบายว่าเอกสารของ บริษัท ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติและจัดจำหน่ายและเก็บถาวรภายใน บริษัท อย่างไร

สร้างเอกสาร

ทำรายการเอกสารที่มีอยู่เพื่อทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ในปัจจุบัน คุณไม่จำเป็นต้องบูรณาการวงล้อใหม่โดยการสร้างเอกสารใหม่หากข้อมูลเดียวกันครอบคลุมในเอกสารที่มีอยู่ ระบุว่าเอกสารใดที่สามารถใช้งานได้และสามารถสร้างขึ้นได้และเอกสารใดล้าสมัย ด้วยคลังที่สมบูรณ์ของเอกสารที่มีอยู่คุณจะรู้ว่าเอกสารใดหายไปและจะต้องสร้างขึ้น สร้างรายการเอกสารโดยรวมที่แสดงสถานะของเอกสารทั้งหมดว่ามีอยู่แล้วล้าสมัยหรือใหม่ มี "สินค้าคงคลัง" นี้อยู่ในมือก่อนการประชุมครั้งแรกของคุณกับผู้จัดการระดับสูง

สร้าง "Matrix ความเป็นเจ้าของ" โดยการตรวจสอบสิ่งที่มีอยู่แล้วเช่นแผนภูมิองค์กรและไดเรกทอรี บริษัท ที่มีอยู่ มี "Matrix ความเป็นเจ้าของ" นี้อยู่ในมือก่อนการประชุมครั้งแรกของคุณกับผู้จัดการระดับสูง

พบกับผู้จัดการด้านบนและตรวจสอบ "สินค้าคงคลัง" และ "เมทริกซ์ความเป็นเจ้าของ" ของคุณ เป้าหมายของการประชุมครั้งนี้ไม่เพียง แต่จะทำให้ผู้จัดการระดับสูงได้รับการวิจัยของคุณเท่านั้น แต่ยังเพื่ออนุมัติและเห็นด้วยกับแผนของคุณ เตรียมพร้อมสำหรับการประชุมครั้งนี้และไม่ต้องเสียเวลาของผู้จัดการระดับสูง

พบกับหัวหน้าแผนกแต่ละคนหลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของผู้จัดการอันดับต้น ๆ ใน "สินค้าคงคลัง" และ "ความเป็นเจ้าของเมทริกซ์" เป้าหมายของการประชุมหัวหน้าแผนกเหล่านี้คือการทำให้หัวหน้าแผนกนั้นมีความรวดเร็วในสิ่งที่คุณกำลังทำและเริ่มการสนทนาเกี่ยวกับบทบาทของหัวหน้าแผนกแต่ละคนและขั้นตอนกระบวนการที่พวกเขาเป็นเจ้าของ จดบันทึกรายละเอียดหรือบันทึกการประชุมเพื่อที่คุณจะไม่พลาดสิ่งใด เมื่อคุณก้าวไปข้างหน้าผ่านการประชุมหัวหน้าแผนกกระบวนการจะเริ่มขึ้นและเริ่มแข็งตัว

อัปเดตสิ่งที่ส่งมอบทั้งหมดอย่างต่อเนื่องเมื่อคุณได้รับข้อมูลใหม่หรือถูกต้องมากขึ้นจากหัวหน้าแต่ละแผนก หลังจากการประชุมหัวหน้าแผนกครั้งสุดท้ายของคุณคุณควรเตรียมเนื้องานครึ่งหนึ่งของคุณให้เรียบร้อย

พบกับหัวหน้างานที่เหมาะสมช่างฝีมือชั้นนำและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเพื่อชี้แจงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในขั้นตอนของกระบวนการนั้น บุคคลเหล่านี้จะถูกระบุโดยหัวหน้าแผนกของพวกเขาในระหว่างการสัมภาษณ์ของคุณ โดยทั่วไปแล้วคนที่ลงมือทำสิ่งเหล่านี้จะมีความรู้ในแต่ละขั้นตอนมากขึ้นเรื่อย ๆ ขั้นตอนในพื้นที่รับผิดชอบของพวกเขามากกว่าหัวหน้าแผนกของตน อีกครั้งจดบันทึกรายละเอียดและทำทุกอย่างเท่าที่จะเป็นไปได้ก่อนที่จะพบกับผู้คนเหล่านี้เพื่อที่คุณจะได้ลดเวลาที่คุณต้องออกจากวันว่าง

ทำเอกสารฉบับแรกให้เสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้เรียกว่าแบบร่างแรก แต่เอกสารเหล่านี้ยังควรสมบูรณ์อย่างสมบูรณ์ตามข้อมูลทั้งหมดที่คุณได้รับจนถึงปัจจุบัน

แจกจ่ายเอกสารฉบับร่างฉบับแรกของคุณที่ทำเครื่องหมายไว้อย่างชัดเจนว่าเป็นแบบร่างฉบับแรกไปยังหัวหน้าแผนกและผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการตรวจสอบของพวกเขา ให้เวลาพวกเขาในการตรวจสอบเอกสารเหล่านี้อย่างสมบูรณ์และขอให้พวกเขาแก้ไขการเปลี่ยนแปลงใด ๆ

เริ่มการประชุมรอบที่สองโดยหัวหน้าแผนกและผู้ใต้บังคับบัญชาคนเดียวกันเพื่อตรวจสอบสายสีแดงทั้งหมดและเตรียมร่างเอกสารฉบับสุดท้ายของคุณ

ทำการแก้ไขเส้นสีแดงทั้งหมดให้เสร็จสมบูรณ์ ใส่ใจกับการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนเดียวซึ่งอาจส่งผลต่อขั้นตอนก่อนหน้าหรือถัดไปและเปลี่ยนเอกสารขั้นตอนหรือขั้นตอนการไหลเหล่านั้นตามลำดับ ส่งร่างสุดท้ายนี้ให้หัวหน้าแผนกและผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อตรวจสอบขั้นสุดท้ายส่งร่างสุดท้ายทั้งหมดพร้อมกันไปยังผู้จัดการอันดับต้น ๆ เพื่อการตรวจสอบผู้จัดการสูงสุด

ทำการแก้ไขขั้นสุดท้ายและส่งเอกสารที่แก้ไขแล้วเหล่านี้กลับไปยังผู้ริเริ่มเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้าย อาจมีการแก้ไขไปมาหลายครั้งก่อนที่จะอนุมัติขั้นสุดท้าย คุณต้องการผู้ใต้บังคับบัญชาและหัวหน้าแผนกแต่ละคนเพื่อให้การอนุมัติเต็มรูปแบบกับเอกสารหรือส่วนของเอกสารที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับความรับผิดชอบของพวกเขา อย่างไรก็ตามเอกสารของคุณจะไม่ได้รับการพิจารณาจนกว่าผู้จัดการระดับสูงจะได้ตรวจสอบและอนุมัติ

เคล็ดลับ

• การสัมภาษณ์อาจเป็นเรื่องละเอียดอ่อนเมื่อคุณขัดจังหวะวันทำงานของใครบางคน เตรียมพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์เหล่านี้โดยเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องเช่น "ผังกระบวนการ" หรือเอกสารอื่น ๆ ที่จะช่วยให้การสัมภาษณ์เดินหน้าต่อไป เป็นสง่าและปฏิบัติต่อทุกคนด้วยศักดิ์ศรีและความเคารพที่คุณคาดหวังด้วยตัวคุณเอง มีประสิทธิภาพและให้สัมภาษณ์มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเฉพาะของการประชุม