จดหมายสอบถามคืออะไร?

ขอบเขตของการสื่อสารทางธุรกิจประกอบด้วยจดหมายทางการหลายประเภท จดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมบางครั้งสะกดคำว่า "สอบสวน" มักจะทำหน้าที่เป็นขั้นตอนแรกในการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจระหว่างผู้บริโภคและผู้ผลิตระหว่างสองธุรกิจหรือระหว่างนายจ้างและลูกจ้างมักเริ่มต้นด้วยการสอบถามของฝ่ายหนึ่ง การสื่อสารอาจสิ้นสุดเมื่อผู้เขียนได้รับคำตอบแรกนั้น

เคล็ดลับ

• เมื่อใดก็ตามที่คุณเขียนถึงใครบางคนเพื่อขอข้อมูลนั่นเป็นจดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อจัดการกับทุกเรื่องเช่นสปอนเซอร์ตำแหน่งงานว่างการขายโครงการและเงินทุน

จดหมายของคำนิยามพื้นฐาน

ดังนั้นจดหมายสอบถามคืออะไร? เมื่อบุคคลต้องการข้อมูลเฉพาะจากอีกฝ่ายบุคคลนั้นอาจพิจารณาเขียนจดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม โดยทั่วไปจดหมายฉบับนี้จะโพสต์คำถามหรือการร้องขอไปยังผู้อ่านด้วยความตั้งใจที่จะชักชวนให้ผู้อ่านตอบ คำถามในอุดมคติระบุบุคคลที่มีความสามารถในการตอบสนองที่เพียงพอในลักษณะรวบรัดและมีวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่นเจ้าของ บริษัท บัญชีอาจส่งจดหมายสอบถามข้อมูลไปยังผู้จัดการฝ่ายขายเครื่องใช้สำนักงานเพื่อขอแคตตาล็อกหรือเยี่ยมชมจากตัวแทนขายอธิบายว่าเขาวางแผนที่จะอัปเดตหรือย้ายสำนักงานของเขา

รูปแบบพื้นฐาน

ลืมที่จะส่งจดหมายสอบถามของคุณ "ซึ่งมันอาจกังวล; ให้ระบุบุคคลที่ติดต่อที่เฉพาะเจาะจงภายในหัวข้อและคำทักทายของจดหมายของคุณทุกครั้งที่ทำได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนจดหมายเพื่อถามเกี่ยวกับการฝึกงานให้ทำการบ้านเล็ก ๆ ทางโทรศัพท์หรือทางออนไลน์เพื่อกำหนดชื่อผู้จัดการการจ้างงาน จดหมายสอบถามมาตรฐานมีประมาณสามย่อหน้า ย่อหน้าแรกระบุสิ่งที่ผู้เขียนต้องการเช่นข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์การเปิดงานหรือการร้องขออื่น ๆ ตัวอย่างเช่น:

เรียนคุณสมิ ธ

ฉันเป็นนักเรียน (ชื่อของวิทยาลัย) ที่ทำงานเพื่อปริญญาตรีศิลปศาสตร์ในการดูแลเด็กและเยาวชน ในขณะที่ค้นหาการฝึกงานในช่วงฤดูร้อนปี 20XX ฉันพบรายการโปรแกรมของคุณสำหรับโอกาสการฝึกงานที่ (ชื่อเว็บไซต์)

ย่อหน้าที่สองอธิบายถึงเหตุผลของนักเขียนในการขอความเห็นจากผู้อ่าน อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเลือกที่จะติดต่อผู้อ่านรายนั้นและข้อมูลที่ร้องขอจะเป็นประโยชน์กับคุณอย่างไร:

ในขณะที่คุณเป็นผู้ติดต่อสำหรับโครงการฝึกงานฉันเขียนถึงขอข้อมูลเพิ่มเติม ท้ายที่สุดฉันกำลังมองหาตำแหน่งฝึกงานเพื่อพัฒนาทักษะและประสบการณ์ในการดูแลเยาวชนที่มีความเสี่ยง ในวันที่หลักสูตรและประสบการณ์ของฉันรวมถึง (รายชื่อหลักสูตรงานอาสาสมัครญาติฝึกงานอื่น ๆ)

ย่อหน้าสุดท้ายควรผูกจดหมายพร้อมกับแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาของผู้อ่านและความช่วยเหลือ โดยทั่วไปแล้วจดหมายจะสรุปด้วยการปิดอภินันทนาการเช่น "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยชื่อของผู้เขียน

ร้องขอและไม่ได้ร้องขอ

จดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมมาเป็นทั้งสอบถามข้อมูลหรือร้องขอที่ไม่พึงประสงค์ จดหมายสอบถามรายละเอียดที่ได้รับการร้องขอเกิดขึ้นบ่อยที่สุดเมื่อธุรกิจโฆษณาผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยหวังว่าจะกระตุ้นความอยากรู้อยากเห็นของลูกค้าที่คาดหวัง ในกรณีที่ผู้บริโภคไม่สามารถตรวจสอบผลิตภัณฑ์ด้วยตนเองผู้บริโภคจะต้องติดต่อธุรกิจผ่านจดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ในจดหมายสอบถามที่ไม่ได้ร้องขอผู้รับจะไม่เสนอข้อมูลใด ๆ ล่วงหน้า ผู้ส่งร้องขอข้อมูลจากแหล่งที่เชื่อว่ามีคำตอบสำหรับคำถามโดยไม่มีคำเชิญให้ทำจากแหล่งที่มา

ตัวอย่างที่ร้องขอ: เงินช่วยเหลือและเงินทุน

มูลนิธิหรือ บริษัท ที่เสนอทุนจำนวนมากต้องการรับจดหมายสอบถามก่อนที่จะได้รับข้อเสนอแบบเต็ม โดยทั่วไปแล้วจดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมนี้จะต้องอธิบายความต้องการเงินทุนของคุณอย่างครบถ้วนและอาจเกินรูปแบบสามย่อหน้าพื้นฐาน แต่ไม่ควรเกินสามหน้า นอกเหนือจากการแนะนำเบื้องต้นจดหมายตอบรับที่ประสบความสำเร็จสำหรับคำขอทุนหรือการระดมทุนจะต้องมีคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับองค์กรของคุณคำสั่งที่ต้องการวิธีการที่คุณวางแผนที่จะใช้เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการและแหล่งเงินทุนอื่น ๆ วางแผนในการใช้ประโยชน์จาก

ตัวอย่างที่ไม่พึงประสงค์: การฝึกงานและงาน

จดหมายสอบถามรายละเอียดส่วนใหญ่สำหรับงานและการฝึกงานมาในลักษณะที่ไม่พึงประสงค์ พิจารณาการส่งคำถามเมื่อคุณชื่นชม บริษัท และคิดว่าคุณสามารถแบ่งปันความสัมพันธ์ในการทำงานที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน เริ่มจดหมายของคุณด้วยการแนะนำตัวเองและความสนใจในการจ้างงานกับ บริษัท ของพวกเขา ติดตามข้อมูลโดยย่อรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณและวิธีที่คุณเชื่อว่าประสบการณ์ภายใน บริษัท ของผู้อ่านจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งคุณและ บริษัท ก้าวเท้าเข้าประตูกับ บริษัท ที่คุณชื่นชมทำให้ได้รับประสบการณ์การฝึกงานที่คุ้มค่า และใครจะรู้? หากคุณเป็นแบบที่ดีก็อาจนำไปสู่ตำแหน่งที่มั่นคง