ผู้คนและบทบาทงานในองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ผู้คนใหม่ ๆ จะถูกเพิ่มเข้าไปในทีมงานไม่เพียง แต่เพิ่มจำนวนของพวกเขา แต่ยังนำชุดทักษะใหม่และกำหนดบทบาทของผู้อื่นในกลุ่ม เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้คนใหม่ ๆ จะได้รับการแนะนำอย่างเป็นทางการโดยเฉพาะหากพวกเขาพบกับลูกค้า การแนะนำนั้นทำได้ดีที่สุดในจดหมายทางการ สละเวลาในการเขียนจดหมายซึ่งตรงข้ามกับการส่งสัญญาณข้อความอีเมลไปยังทั้งการจ้างงานใหม่และผู้รับจดหมายที่บุคคลมีบทบาทสำคัญในองค์กร
รายการที่คุณจะต้อง
-
บริษัท หัวจดหมายนิ่ง
-
เรซูเม่ของผู้ติดต่อ
ใช้หัวจดหมายของ บริษัท เพื่อเขียนจดหมายแนะนำสมาชิกใหม่ในทีม เขียนประโยคเปิดของจดหมายเพื่อแจ้งผู้อ่านถึงจุดประสงค์ของการสื่อสารในทันที หากเขียนเป็นบันทึกข้อตกลงหัวเรื่องหรือการอ้างอิงควรเป็นชื่อของบุคคล หากเขียนในรูปแบบตัวอักษรประโยคเปิดควรอ่านดังนี้“ นี่คือการแนะนำ Jim Smith สมาชิกใหม่ของ
อธิบายอย่างชัดเจนถึงตำแหน่งงานของแต่ละบุคคลขอบเขตอำนาจและบุคคลที่รายงาน ใช้ภาษาเช่น“ ชื่อใหม่ของจิมคือผู้บริหารบัญชี เขาจะรับผิดชอบธุรกิจใหม่ในดินแดนตะวันออกเฉียงเหนือและจะรายงานตรงต่อแจนจอห์นสันผู้อำนวยการฝ่ายขายประจำชาติ” ระบุเฉพาะเกี่ยวกับวันที่บุคคลจะรับบทบาทเหล่านั้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากการจ้างงานใหม่เข้ารับตำแหน่งที่มีอยู่แล้ว หากบุคคลนั้นจะเป็นจุดติดต่อหลักของฟังก์ชั่นเฉพาะที่ควรระบุไว้ในจดหมายเช่นกันเพื่อให้ผู้อ่านรู้ ระบุหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจและที่อยู่อีเมลของแต่ละบุคคล อธิบายประวัติและประสบการณ์ของแต่ละบุคคลโดยย่อ ไม่จำเป็นต้องพูดถึงการศึกษาของบุคคลเว้นแต่งานที่ถูกสันนิษฐานว่าเป็นสิ่งที่คาดหวังหรือต้องการหนังสือรับรองการศึกษาเฉพาะ รายการนายจ้างที่ผ่านมาไม่กี่คนและตำแหน่งงานก่อนหน้าของสมาชิกในทีมใหม่โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าอยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันและถ้าเกี่ยวข้องกับบทบาทที่สันนิษฐานใหม่ ข้อมูลนี้ช่วยในการเร่งการยอมรับของการจ้างงานใหม่ตามคุณสมบัติสำหรับงาน แบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลเล็กน้อยเกี่ยวกับบุคคลเพื่อเป็นวิธีสรุปจดหมาย คุณอาจต้องการพูดอะไรบางอย่างเช่น“ จิมเป็นนักกอล์ฟตัวยงดังนั้นคาดว่าจะทำธุรกิจบนกรีน เขาแต่งงานและอาศัยอยู่ใน Westchester เขามีลูกวัยรุ่นสองคน” ข้อมูลเช่นนี้เป็นหนทางไกลในการยอมรับบุคคลใหม่จากมุมมองด้านอาชีพและส่วนบุคคล
