เมื่อคุณทำการขายสินค้าหรือบริการ แต่ไม่ชำระเงินเต็มจำนวนทันทีคุณสร้างลูกหนี้ ลูกหนี้คือสินทรัพย์ที่เป็นตัวแทนของมูลค่าทางการเงินต่อธุรกิจของคุณในรูปแบบของการชำระเงินที่เป็นหนี้กับคุณและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดกำหนดให้คุณต้องพิจารณาบัญชีเหล่านั้นในหนังสือของคุณ ธุรกิจขนาดเล็กมากบางครั้งทำงานเป็นเงินสด แต่ระบบนี้ไม่สามารถจัดการลูกหนี้ได้ดังนั้นคุณจะต้องใช้เกณฑ์คงค้างทั่วไปมากกว่าแทน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการทำรายการในบัญชีแยกประเภทหลายบัญชีสำหรับแต่ละธุรกรรม
สร้างบัญชีเจ้าหนี้บัญชีแยกประเภทและ เนื่องจากเป็นสินทรัพย์คุณจึงสามารถบันทึกลูกหนี้ในบัญชีสินทรัพย์หลักของคุณได้ แต่สินทรัพย์ทางธุรกิจมีความหลากหลายและบัญชีนี้อาจไม่สะดวกในช่วงเวลาหนึ่ง เพื่อการบันทึกที่สะอาดยิ่งขึ้นให้สร้างบัญชีลูกสาวแยกต่างหากสำหรับลูกหนี้โดยเฉพาะ จากนั้นคุณสามารถทำรายการข้อมูลทั้งหมดของคุณในบัญชีแยกประเภทนั้นและรวบรวมไว้ในบัญชีสินทรัพย์หลักเมื่อคุณเตรียมรายงานทางการเงิน
บันทึกการขายแต่ละครั้งที่สร้างลูกหนี้ในบัญชีแยกประเภทบัญชีรายได้ของคุณก่อนเช่นเดียวกับที่คุณทำโดยทั่วไป การขายจะอยู่ในคอลัมน์ทางขวาเป็นเครดิตเนื่องจากการเพิ่มเครดิตจะทำให้บัญชีรายได้เพิ่มขึ้น
บันทึกการสร้างลูกหนี้สำหรับยอดเงินดอลลาร์เดียวกับราคาขายในบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ของคุณยกเว้นที่นี่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ซ้ายมือเป็นเดบิต รายการนี้ระบุว่าคุณเป็นหนี้เงินและยังไม่ได้รับชำระ
อัปเดตรายการในบัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้ของคุณเมื่อคุณได้รับการชำระเงินจริง บันทึกการชำระเงินเป็นเครดิต การชำระเงินเต็มจำนวนควรยกเลิกมูลค่าของลูกหนี้อย่างสมบูรณ์แบบ ใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขติดตามเพื่อจับคู่การชำระเงินกับลูกหนี้ที่ถูกต้อง
เดบิตบัญชีเงินสดบัญชีแยกประเภทของคุณสำหรับจำนวนเงินที่ชำระ สิ่งนี้บ่งชี้ว่ามูลค่าที่ลดลงของสินทรัพย์ของคุณได้รับการชดเชยด้วยเงินสดที่เพิ่มขึ้น
สร้างกลุ่มใหม่ในบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ของคุณด้วยชื่อเช่น“ ค่าเผื่อสำหรับลูกหนี้ไม่ดี” ซึ่งทำหน้าที่เป็นคู่กับบัญชีลูกหนี้ของคุณ โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อประเมินหนี้ที่“ ไม่ดี”“ ไม่สามารถเกิดขึ้นได้” หรือ“ ไม่สามารถเรียกคืนได้” ที่คุณคาดว่าจะไม่สามารถรวบรวมได้
ประเมินมูลค่าของลูกหนี้ที่ไม่ดีที่คุณคาดว่าจะเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่จะมาถึง หากต้องการประมาณการที่ดีให้ใช้สถิติอุตสาหกรรมเมื่อมีหรือใช้ประสบการณ์ที่ผ่านมาของคุณประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานในอุตสาหกรรมหรือการประเมินภาวะเศรษฐกิจปัจจุบันในตลาดของคุณ ป้อนลูกหนี้ที่ไม่ดีโดยประมาณของคุณเป็นเครดิตในบัญชีแยกประเภทค่าเผื่อและป้อนจำนวนเงินเดียวกับเดบิตในบัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่ายของคุณ
ปรับมูลค่าของบัญชีลูกหนี้ของคุณลงอย่างน้อยหนึ่งครั้งในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชีโดยนำมูลค่าของหนี้สงสัยจะสูญหรือลูกหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้ที่คุณประเมินไว้ในบัญชีแยกประเภทค่าเผื่อและหักออกจากยอดรวมในบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ ยอดรวมใหม่จะสร้างตัวเลขที่เรียกว่า "มูลค่าสุทธิที่คาดว่าจะได้รับ" หรือ "ลูกหนี้สุทธิ" และแสดงถึงเงินลูกหนี้ที่คุณค้างชำระซึ่งคุณคาดว่าจะเก็บได้จริง
เคล็ดลับ
-
รวมลูกหนี้ของคุณเมื่อใดก็ได้เพื่อดูมูลค่ารวมของลูกหนี้ของ บริษัท ของคุณ ใช้ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเงินมากเกินไปในระยะสั้นที่คุณยังไม่ได้รวบรวม
ทางเลือกแทนวิธีการตั้งค่าเผื่อสำหรับการประเมินลูกหนี้ที่ไม่ดีคุณสามารถใช้วิธีที่ง่ายกว่ามากที่เรียกว่าการตัดจำหน่ายโดยตรง ในวิธีนี้คุณเพียงแค่ให้เครดิตลูกหนี้ที่ไม่ดีสำหรับมูลค่าเต็มของพวกเขาเมื่อคุณเห็นว่าพวกเขาไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้และสร้างรายการเดบิตที่สอดคล้องกันในบัญชีค่าใช้จ่ายของคุณ วิธีนี้ง่ายกว่าสำหรับจุดประสงค์ทางภาษีมากกว่าการใช้วิธีการเผื่อและมีการป้อนข้อมูลน้อยลง แต่มีประสิทธิภาพน้อยกว่าและยืดหยุ่นน้อยกว่า มักนิยมใช้วิธีการลดหย่อน
