วิธีใช้เครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสารมีความสำคัญต่อการทำงานของสำนักงานธุรกิจที่ทันสมัย เครื่องถ่ายเอกสารของวันนี้มักจะทำหน้าที่หลายอย่างและเกือบจะเป็นคู่แข่งกับคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญ เทคโนโลยีการถ่ายเอกสารใหม่มาพร้อมกับแผงควบคุมและกลไกที่ซับซ้อนซึ่งอาจสร้างความสับสนให้กับพนักงานออฟฟิศมือใหม่ อย่างไรก็ตามหลักการพื้นฐานของการถ่ายเอกสารไม่ได้เปลี่ยนไปมากนักและกระบวนการของการทำสำเนาเอกสารแบบง่าย ๆ นั้นสามารถจัดการได้แม้กระทั่งสำหรับมือใหม่ในสำนักงาน

รายการที่คุณจะต้อง

• เครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้งานได้

• ป้อนกระดาษถ่ายเอกสารลงในเครื่องถ่ายเอกสาร

• เอกสารหรือรายการอื่น ๆ ที่จะคัดลอก

เปิดเครื่องถ่ายเอกสาร หาสวิตช์เปิดปิดซึ่งมักจะอยู่ด้านบนของเครื่องถ่ายเอกสารบนแผงควบคุม เครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่นมีสวิตช์เปิดปิดที่ด้านข้าง เครื่องถ่ายเอกสารหลายรุ่นมีโหมด "สลีป" ที่ช่วยลดการใช้พลังงานในขณะที่เครื่องถ่ายเอกสารยังคงเปิดอยู่ การกดปุ่ม“ คัดลอก” ที่แผงควบคุมจะทำให้เครื่องถ่ายเอกสาร“ เริ่มทำงาน”

ยกฝาครอบของเครื่องถ่ายเอกสารขึ้นและวางเอกสารของคุณบนพื้นผิวกระจกด้านล่างเรียกว่าแท่นวาง ที่ขอบกระจกคุณจะเห็นเครื่องหมายบอกทิศทางที่ระบุตำแหน่งของเอกสารของคุณ เมื่อเอกสารเข้าที่แล้วให้ปิดฝาครอบลง หากเครื่องถ่ายเอกสารมีตัวป้อนเอกสารแทนที่จะปิดทับแท่นวางอย่ายกตัวป้อนเอกสารออกจากแท่นวาง แทนที่จะวางเอกสารของคุณในอุปกรณ์ป้อนเอกสาร โดยปกติคุณจะแทรกเอกสารโดยหงายหน้าขึ้น ดูที่ตัวป้อนเอกสารของคุณ “ วางเอกสารคว่ำหน้า” หรือ“ วางเอกสารคว่ำหน้า” มักจะถูกจดบันทึกโดยตรงบนอุปกรณ์ป้อนเอกสาร

เลือกจำนวนสำเนาที่จะทำ แผงควบคุมของเครื่องถ่ายเอกสารจะมีจอแสดงผลที่แสดงจำนวนสำเนาที่จะผลิต เครื่องถ่ายเอกสารอาจมีปุ่มกดตัวเลขเพื่อเลือกจำนวนสำเนาหรืออาจมีลูกศรหรือเครื่องหมายบวกและลบเพื่อเปลี่ยนจำนวนที่เพิ่มขึ้น

เลือกปุ่ม Color ของเครื่องถ่ายเอกสารหรือปุ่ม Black and White หากเครื่องถ่ายเอกสารเป็นเครื่องถ่ายเอกสารสี

เลือกกระดาษขนาดที่เหมาะสมบนแผงควบคุม เครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่จะมีถาดกระดาษอย่างน้อยสองถาด ถาดจดหมายประกอบด้วยกระดาษ 8 1/2 นิ้วโดยกระดาษ 11 นิ้วและถาดกระดาษถูกต้องประกอบด้วยกระดาษ 8 1/2 นิ้ว 14 นิ้ว เครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่มีฟีด“ บายพาสกระดาษ” ที่ให้คุณใส่กระดาษขนาดพิเศษแผ่นเดียวได้ หากคุณต้องการทำสำเนาหลายชุดบนกระดาษขนาดพิเศษหรือกระดาษสีพิเศษคุณจะต้องวางกระดาษพิเศษลงในถาดกระดาษหลักโดยตรง

ลดหรือขยายภาพต้นฉบับหากจำเป็น เครื่องถ่ายเอกสารจำนวนมากมีปุ่มที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า 50 เปอร์เซ็นต์, 150 เปอร์เซ็นต์หรือ 200 เปอร์เซ็นต์ คุณอาจต้องตั้งค่าการลดหรือเปอร์เซ็นต์การขยายโดยใช้แป้นตัวเลข ศึกษาคู่มือผู้ใช้เครื่องถ่ายเอกสารสำหรับคำแนะนำเฉพาะ

ตั้งค่าคุณสมบัติหรือฟังก์ชั่นการแก้ไขภาพอื่น ๆ บนเครื่องถ่ายเอกสารหากจำเป็น เครื่องถ่ายเอกสารจำนวนมากจะผลิตสำเนาสองด้านคัดลอกเอกสารต้นฉบับสองฉบับในหน้าเดียวเรียงหน้าเจาะรูหรือเย็บกระดาษ ศึกษาคู่มือผู้ใช้เครื่องถ่ายเอกสารสำหรับคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้

กดปุ่ม“ คัดลอก” ซึ่งโดยปกติจะเป็นปุ่มที่ใหญ่ที่สุดบนแผงควบคุม นอกจากนี้ยังอาจมีป้ายกำกับว่า "เริ่มต้น" ปุ่มมักจะเป็นสีเขียวหรือมีเครื่องหมายสีเขียว หากเครื่องถ่ายเอกสารไม่มีการใช้งานอาจใช้เวลาหนึ่งนาทีหรือมากกว่าในการอุ่นเครื่องก่อน สำเนาของคุณจะถูกผลิต

เคล็ดลับ

• หากเครื่องถ่ายเอกสารมีตัวป้อนเอกสารและคุณต้องการคัดลอกกระดาษเพียงแผ่นเดียวโดยปกติคุณสามารถยกที่ป้อนเอกสารและวางเอกสารลงบนแท่นวางได้โดยตรง ตัวป้อนเอกสารจะไม่เปิดใช้งานในระหว่างการคัดลอก

  เมื่อใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์เอกสารหรือเป็นเครื่องพิมพ์เครือข่ายตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าคุณไม่ได้รบกวนงานถ่ายสำเนาของบุคคลอื่น หรือถ้าคุณต้องการขัดจังหวะการทำสำเนาให้ขออนุญาตก่อนทำเช่นนั้น

  เมื่อทำการบำรุงรักษาผู้ใช้ขั้นพื้นฐานเช่นการเพิ่มผงหมึกสังเกตว่าชิ้นส่วนภายในของเครื่องถ่ายเอกสารหมายถึงการดำเนินการหรือจัดการโดยผู้ใช้มีสีสดใสมักจะเป็นสีเขียวเรืองแสงหรือสีส้ม อย่าสัมผัสชิ้นส่วนภายในของเครื่องถ่ายเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตและการฝึกอบรม

การเตือน

หากกระดาษหรือเอกสารติดระหว่างการถ่ายเอกสารให้อ่านคู่มือการใช้เครื่องถ่ายเอกสารก่อนที่จะพยายามนำกระดาษหรือเอกสารที่ติดอยู่ออก

อย่าเข้าถึงกลไกการทำงานด้านในของเครื่องถ่ายเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของเครื่องถ่ายเอกสารหรือเจ้านายของคุณหากคุณทำงาน ไฟฟ้าหรือชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวอาจทำให้คุณบาดเจ็บหรือคุณอาจทำให้เครื่องเสียหายได้

เครื่องถ่ายเอกสารจำนวนมากมีฮาร์ดไดรฟ์ที่เก็บสำเนาเอกสารที่สแกน หากคุณคัดลอกเอกสารลับอย่าลืมทำลายหรือลบฮาร์ดไดรฟ์ก่อนที่จะกำจัดเครื่องถ่ายเอกสาร