เจ้าหนี้ของสำนักงานขนาดเล็กคือบัญชีหนี้สินหมุนเวียนซึ่งประกอบด้วยภาระหนี้ที่ต้องชำระภายใน 12 เดือนข้างหน้า สิ่งสำคัญคือต้องมีการจัดทำเอกสารประกอบรายการหนี้สินเหล่านี้เพื่อให้การชำระเงินตามภาระผูกพันเหล่านี้ตรงต่อเวลา การชำระเงินตามกำหนดเวลาของเจ้าหนี้นั้นคงไว้ซึ่งสถานะเครดิตขององค์กรรวมทั้งสร้างความมั่นใจในความสัมพันธ์ที่ดีและมั่นคงกับเจ้าหนี้และซัพพลายเออร์
จับคู่ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับกับใบสั่งซื้อและเอกสารการรับสินค้าหรือบริการที่เสร็จสมบูรณ์ มีใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและชำระแล้วเมื่อมีการสร้างใบสั่งซื้อที่อนุมัติและรายการในใบสั่งได้รับหรือบริการเสร็จสมบูรณ์ สร้างโฟลเดอร์ตามชื่อผู้ขายเพื่อเก็บใบสั่งซื้อที่ไม่ตรงกันรับเอกสารและเอกสารสนับสนุนอื่น ๆ
ยื่นเอกสารบัญชีเจ้าหนี้ตามวันที่ชำระเงิน หลังจากจับคู่ใบแจ้งหนี้กับเอกสารประกอบแล้วให้ตรวจสอบวันครบกำหนดและกำหนดวันชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ จัดระเบียบใบแจ้งหนี้ในโฟลเดอร์ที่เป็นตัวแทนของแต่ละวันของเดือน เมื่อคุณกำหนดวันที่ชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ให้ยื่นวันที่ดังกล่าว โฟลเดอร์หีบเพลงที่ไม่ใช้พื้นที่มากสามารถใช้จัดระเบียบเอกสารได้ แต่ละแท็บสามารถแสดงวันของเดือน หากโฟลเดอร์หีบเพลงมีขนาดเล็กเกินไปให้พิจารณาใช้ไฟล์ที่แขวนซึ่งให้พื้นที่เพิ่มเติมสำหรับงานเอกสาร กำหนดเฉพาะวันที่ของเดือนให้กับแต่ละโฟลเดอร์หรือไฟล์; เมื่อเดือนปัจจุบันสิ้นสุดลงคุณสามารถใช้ไฟล์เหล่านี้อีกครั้งในเดือนถัดไป
รวมในตารางประจำวันของคุณเพื่อตรวจสอบไฟล์บัญชีของวันนั้น หากมีใบแจ้งหนี้ยื่นใต้วันนั้นออกการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้และทำเครื่องหมายเป็นชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ควรระบุวันชำระเงินหมายเลขเช็คหรือรหัสธุรกรรมหากชำระทางอิเล็กทรอนิกส์จำนวนเงินที่จ่ายและการระบุตัวตนของบุคคลที่ดำเนินการชำระเงิน
ยื่นใบแจ้งหนี้ที่ต้องชำระในไฟล์ที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ขายหรือเจ้าหนี้แต่ละราย ไฟล์ของผู้ขายควรมีใบแจ้งหนี้ที่ต้องชำระทั้งหมดตั้งแต่ต้นงวดการบัญชีหรือรอบระยะเวลา 12 เดือน เอกสารในไฟล์นี้รองรับการจ่ายเงินให้กับผู้ขาย หากมีปัญหาเกิดขึ้นกับการชำระเงินหรือไม่ได้รับการชำระเงินค่าเคลมของผู้ขายเอกสารนี้สามารถให้การสนับสนุนเมื่อการชำระเงินเสร็จสิ้นและรายการที่ชำระหรือไม่ชำระ
