วิธีตอบกลับอีเมลธุรกิจ

การสร้างการตอบกลับอีเมลธุรกิจอย่างระมัดระวัง - ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าลูกค้าที่คาดหวังเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงาน - สามารถสร้างความแตกต่างทั้งหมดในการรับรองปฏิกิริยาและการตอบสนองที่ต้องการ

ทำความเข้าใจกับนักเขียน

ดูอย่างรอบคอบว่าใครเป็นคนเขียนอีเมลเนื่องจากมีบทบาทในการ ระดับของพิธีการ คุณใช้ในการตอบสนอง ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญมารยาททางอีเมล Lindsay Pollak แนะนำการตอบกลับอีเมลที่ใช้ภาษาทางการโดยใช้ภาษาที่เป็นทางการและสุภาพ หากผู้ส่งใช้น้ำเสียงไม่เป็นทางการให้ใช้น้ำเสียงที่ผ่อนคลายมากขึ้น แต่ให้เป็นมืออาชีพ

กำหนดผลลัพธ์

คิดออกอะไร การกระทำที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำ เมื่อคุณตอบสนอง ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังส่งคำตอบไปยังกลุ่มเป้าหมายคุณต้องการให้พวกเขาซื้อ อย่างไรก็ตามหากคุณส่งคำตอบถึงหัวหน้าของคุณคุณต้องการให้เธอคิดว่าคุณเป็นมืออาชีพและมีความสามารถ ตอบกลับคนที่เกี่ยวกับ ปัญหาการบริการลูกค้า ควรส่งผลให้ลูกค้ามีความสุขที่รู้สึกว่าความต้องการของเขาได้พบ

เคล็ดลับ

• รอจนกว่าคุณจะสงบลงเพื่อตอบอีเมลแย้ง

อธิบายผลลัพธ์ในประโยค 1

ใช้ประโยคแรกของการตอบกลับของคุณ อธิบายสิ่งที่คุณต้องการบรรลุแนะนำ Geoffrey James บรรณาธิการที่ให้การสนับสนุนที่ Inc. ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าส่งอีเมลพร้อมร้องเรียนให้ใช้ประโยคแรกของคุณเพื่อบอกว่าคุณต้องการแก้ไขปัญหาเพื่อให้ลูกค้ารู้สึกพอใจและพอใจกับการซื้อ

ทำคะแนนของคุณ

ตอนนี้เป็นเวลาที่จะอธิบายว่าคุณวางแผนที่จะทำให้ประโยคแรกของคุณเกิดขึ้นได้อย่างไร ใช้ ย่อหน้าเล็ก ๆ เพื่อให้คะแนนของคุณ James แนะนำให้ใช้หลักฐานเพื่อสำรองความคิดที่คุณอธิบายไว้ในคำตอบของคุณ ขึ้นอยู่กับหัวข้อและการกระทำที่จำเป็นหลักฐานอาจเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่ชี้ให้เห็นข้อเท็จจริงหรือกว้างขวางเช่นการให้รายละเอียดหลายอย่างโดยเฉพาะกับหัวข้อ ตัวอย่างเช่นหากหัวหน้าของคุณถามว่าทำไมคุณต้องการค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติให้ระบุข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการอนุมัติค่าใช้จ่ายที่จะเป็นประโยชน์ต่อแผนกหรือ บริษัท โดยทั่วไป

ให้คำกระตุ้นการตัดสินใจ

ใช้ประโยคสุดท้ายของคุณเพื่อ ย้ำสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำต่อไป. ประโยคนี้ควรใช้ควบคู่กับย่อหน้าเปิดของคุณ ตัวอย่างเช่นเพื่อทำให้ลูกค้าของคุณมีความสุขให้อธิบายขั้นตอนที่คุณยินดีทำเพื่อแก้ไขปัญหา

ลงชื่อออก

ในที่สุดใช้ คำลงชื่อออกเช่น "ดีที่สุด" หรือ "ขอบคุณ" ดังนั้นผู้รับรู้ว่าพวกเขามาถึงจุดสิ้นสุดของอีเมลแล้ว Susan Adams นักเขียนของ Forbes กล่าว เพิ่มชื่อของคุณและรวมลายเซ็นธุรกิจของคุณในอีเมลทั้งหมด ลายเซ็นควรมีชื่อเต็มของคุณชื่อ บริษัท และข้อมูลการติดต่อรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่เว็บไซต์

เคล็ดลับ

• ตรวจทานและสะกดคำตรวจสอบอีเมลของคุณก่อนกดปุ่ม "ส่ง" มิฉะนั้นความผิดพลาดอาจทำให้คุณดูเลอะเทอะและไม่เป็นมืออาชีพ