เพื่อให้การสื่อสารเกิดขึ้นผู้ฟังจะต้องเข้าใจความหมายของผู้ส่งซึ่งเป็นกระบวนการที่พูดง่ายกว่าทำ การสื่อสารนั้นมีหลายประเด็นรวมถึงการใช้คำและข้อความที่ไม่เหมาะสมเช่นเสียงและการแสดงออกทางสีหน้า
กระบวนการสื่อสารที่ซับซ้อนหลายชั้นและมีพลวัตสามารถมีประสิทธิภาพในการสื่อความหมายหากผู้ส่งตระหนักถึงอุปสรรคมากมายต่อการสื่อสารและดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อเอาชนะพวกเขา ตัวอย่างเช่นผู้ส่งต้องเข้าใจว่าการตีความข้อความของผู้ฟังจะขึ้นอยู่กับกรอบอ้างอิงส่วนตัวของเขา
รับรู้มุมมอง
ผู้ฟังดูการสนทนาใด ๆ จากพวกเขา กรอบอ้างอิงส่วนบุคคลซึ่งรวมถึงการจัดลำดับความสำคัญค่านิยมส่วนบุคคลและวัฒนธรรมและภูมิหลังทางการศึกษาอาชีพและครอบครัว มันขึ้นอยู่กับผู้พูดที่จะรับรู้สิ่งนี้และสร้างข้อความที่ผู้รับสามารถถอดรหัสได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลีกเลี่ยงแบบแผนผู้ชมของคุณ
จำเป็นต้องพิจารณากรอบอ้างอิงจริงของผู้ฟังมากกว่าสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นไปตามต้นแบบของเขา กรอบการอ้างอิงของแต่ละคนไม่เหมือนใคร ดังนั้นสมมติว่าผู้ฟังสะท้อนทัศนคติที่เป็นสามัญเนื่องจากอายุเพศหรือวัฒนธรรมของเขาไม่เหมาะสมและมีปัญหา
จงตระหนักว่าผู้ฟังอาจได้รับข้อความที่แตกต่างออกไป
เมื่อผู้ฟังได้ยินข้อความที่ไม่ตรงกับความเชื่อและสมมติฐานส่วนตัวของเขาเขาจะมีปัญหาในการทำความเข้าใจหรือดำเนินการเพื่อตอบสนองต่อมัน ดังนั้นสิ่งสำคัญคือผู้พูด ทำซ้ำข้อความบ่อยครั้งและใช้ข้อความซ้ำเมื่อจำเป็น.
สร้างความสัมพันธ์แล้วสื่อสาร
หากผู้ฟังไม่รู้จักผู้พูดหรือมีความมั่นใจในหนังสือรับรองหรือความเชี่ยวชาญของเธอผู้ฟังมีแนวโน้มที่จะเพิกเฉยต่อข้อความหรือลดความน่าจะเป็นที่ข้อความนั้นจะถูกต้อง เป็นความคิดที่ดีที่ผู้บรรยายจะพยายามสร้างความสัมพันธ์กับผู้ฟังก่อนที่เธอจะพยายามชักชวนให้ผู้ฟังดำเนินการใด ๆ
ยอมรับศัพท์แสงที่อาจเป็นการสื่อสารเชิงลบ
ผู้ที่ไม่คุ้นเคยหรือไม่ได้ใช้คำเฉพาะอาจพิจารณาการใช้คำที่ดูถูกหรือเชื่อว่าผู้พูดกำลังพยายามหลอกลวง ใช้ศัพท์แสงเฉพาะเมื่อคุณมั่นใจว่าผู้ฟังจะเข้าใจเป็นอย่างดี มิฉะนั้น จำกัด การพูดของคุณเป็นภาษาที่กระชับและชัดเจน
เวลาข้อความของคุณอย่างเหมาะสม
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับความสนใจให้ถ่ายทอดข้อความของคุณเมื่อมีโอกาสน้อยที่ความสนใจของเธอจะถูกรบกวนด้วยเสียงอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเธอให้ความสนใจ เพื่อเพิ่มความเป็นไปได้ที่เธอจะเก็บข้อมูล
ฝึกเปิดเผยข้อมูลทั้งหมด
ผู้ชมอาจทราบว่าผู้พูดกำลังหักล้างข้อมูลบางอย่างเพื่อหลีกเลี่ยงการรับมือกับผลกระทบด้านลบที่อาจเกิดขึ้นจากการแบ่งปัน ทำบ่อยพอข้อมูลหัก ณ ที่จ่ายจะทำลายความไว้วางใจและทำลายความสัมพันธ์ เป็นการดีที่สุดที่จะพูดอย่างซื่อสัตย์และนำเสนอข่าวร้ายใด ๆ โดยตรงและสม่ำเสมอแก่ผู้ฟังทุกคนโดยไม่คำนึงถึงบทบาทของพวกเขาในองค์กร
