วิธีการติดตามการสั่งซื้อตลับหมึกสำหรับโรงเรียน

การติดตามและสั่งซื้ออุปกรณ์เครื่องพิมพ์สำหรับองค์กรขนาดใหญ่เช่นโรงเรียนอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เครื่องพิมพ์ทุกรุ่นใช้ตลับหมึกหรือผงหมึกชนิดต่าง ๆ และตลับหมึกแต่ละตลับจะพิมพ์จำนวนหน้าที่แตกต่างกันก่อนที่จะต้องเปลี่ยน แม้ว่าคุณจะสามารถติดตามการสั่งซื้อตลับหมึกแบบล้าสมัยด้วยรายการกระดาษและดินสอที่สร้างขึ้นการสร้างสเปรดชีตเพื่อจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะประหยัดเวลาและช่วยให้คุณประหยัดงบประมาณสำหรับหมึกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป.

สร้างสเปรดชีตเปล่าใหม่เพื่อติดตามการสั่งซื้อตลับหมึกโดยใช้โปรแกรมสเปรดชีตของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ของคุณมีโอกาสติดตั้ง Microsoft Excel ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office หากคุณไม่มี Excel ให้ดาวน์โหลดและติดตั้งชุดสำนักงานฟรีเช่น OpenOffice หรือใช้เครื่องมือออนไลน์เช่น Google เอกสารซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายหากคุณสมัครใช้งานบัญชี Gmail ฟรี

กำหนดว่าคุณต้องการติดตามข้อมูลใด สิ่งนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณีและข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้สเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์ก็คือการเปลี่ยนข้อมูลที่คุณติดตามได้ง่ายตามที่คุณต้องการ ในการเริ่มต้นให้ลองติดตามหมายเลขห้องที่ติดตั้งเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องชนิดของเครื่องพิมพ์ชนิดของตลับหมึกหรือผงหมึกที่เครื่องพิมพ์ใช้จำนวนเงินที่คุณชำระสำหรับหมึกและวันที่ที่คุณสั่งซื้อหมึกทดแทนครั้งล่าสุด

ป้อนส่วนหัวสำหรับคอลัมน์สเปรดชีตของคุณก่อน ขอให้สังเกตว่ามีการกำหนดค่าสเปรดชีตเปล่า มีแถวของตัวเลขวิ่งลงไปตามแกนตั้งและตัวอักษรแถวหนึ่งข้ามการเข้าถึงแนวนอน ในเซลล์แรกหรือแถว 1 คอลัมน์ A พิมพ์ "หมายเลขห้อง" ในแถว 1 คอลัมน์ B ให้พิมพ์ "เครื่องพิมพ์รุ่น" "รุ่นตลับหมึก" ไปในแถว 1 คอลัมน์ C และอื่น ๆ จนกว่าคุณจะได้ป้อนส่วนหัวคอลัมน์สำหรับข้อมูลแต่ละส่วนที่คุณต้องการติดตาม

เลือกเครื่องพิมพ์แรกที่คุณต้องการป้อนลงในสเปรดชีตของคุณและเริ่มต้นด้วยการพิมพ์หมายเลขห้องในคอลัมน์ 2 แถว A พิมพ์รุ่นเครื่องพิมพ์ในแถว 2 คอลัมน์ B แล้วป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในคอลัมน์ที่เหมาะสมรวมถึงวันที่คุณ สั่งหมึกล่าสุด

ป้อนข้อมูลสำหรับเครื่องพิมพ์เครื่องถัดไปเริ่มต้นด้วยคอลัมน์ 3 แถว A จากนั้นป้อนข้อมูลอื่นสำหรับเครื่องพิมพ์นั้นในแต่ละคอลัมน์ที่เหมาะสม ป้อนข้อมูลต่อสำหรับเครื่องพิมพ์ที่ตามมาแต่ละรายการในแถวใหม่จนกว่าเครื่องพิมพ์และข้อมูลเครื่องพิมพ์ทั้งหมดของคุณจะแสดงรายการ เมื่อเสร็จแล้วให้บันทึกสเปรดชีตลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์

สร้างคอลัมน์วันว่างเพิ่มเติมเพื่อบันทึกทุกครั้งที่คุณสั่งซื้อหมึกสำหรับเครื่องพิมพ์เฉพาะ บันทึกไฟล์ลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเมื่อเสร็จสิ้นเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้ในครั้งต่อไปที่คุณสั่งซื้ออุปกรณ์สิ้นเปลือง

เคล็ดลับ

• ใช้การจัดรูปแบบพิเศษเพื่อเน้นข้อมูลสำคัญหรือเป็นความช่วยเหลือขององค์กร ตัวอย่างเช่นใช้แบบอักษรตัวหนาสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์และแบบอักษรสีเพื่อจัดกลุ่มเครื่องพิมพ์เข้าด้วยกันในหน่วยองค์กรเดียวกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้สีเขียวสำหรับเครื่องพิมพ์ที่ใช้โดยอาจารย์สีน้ำเงินสำหรับเครื่องพิมพ์ที่ใช้สำหรับนักเรียนและสีส้มสำหรับเครื่องพิมพ์ที่ตั้งค่าในไลบรารี

  หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง - เช่นภาคการศึกษาหรือปีการศึกษา - รวมจำนวนรวมที่ใช้กับหมึกของเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องในช่วงเวลานั้น คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อบันทึกว่าเครื่องพิมพ์บางเครื่องกำลังใช้งานบ่อยกว่าเครื่องพิมพ์อื่นหรือไม่ว่าเครื่องพิมพ์เครื่องใดคุ้มค่ากว่าเครื่องพิมพ์อื่นหรือไม่และแม้แต่แผนกหรือห้องเรียนใช้หมึกมากที่สุด - ข้อมูลที่มีประโยชน์สำหรับการเรียงลำดับและงบประมาณ วัตถุประสงค์