รูปแบบแฟกซ์ที่ตั้งไว้ไม่เหมาะกับทุกสถานการณ์ อย่างไรก็ตามการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทั่วไปบางประการจะช่วยให้ผู้รับค้นหาข้อมูลของแฟกซ์ได้อย่างรวดเร็ว หลักเกณฑ์เหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้รับจะไม่มีปัญหาใด ๆ เมื่อมีการส่งแฟกซ์และคุณจะหลีกเลี่ยงปัญหาเมื่อส่งแฟกซ์
ทำให้แฟกซ์ของคุณมีความยาวไม่เกิน 10 ถึง 12 หน้า เครื่องแฟกซ์ขนาดเล็กจำนวนมากไม่สามารถจัดการหน้าเอกสารหลายหน้าพร้อมกันได้ แฟกซ์ขนาดใหญ่ยังผูกสายโทรศัพท์ที่ใช้ร่วมกับเครื่องแฟกซ์ แยกย่อยแฟกซ์เป็นหลายแบตช์ถ้าคุณต้องส่งมากกว่า 10 ถึง 12 หน้า บอกผู้รับให้คาดหวังว่าจะมีแฟกซ์จากคุณมากกว่าหนึ่งเครื่อง
ปรับระยะขอบหน้าหรือขนาดตัวอักษรเพื่อช่วยให้คุณได้จำนวนหน้าน้อยลง อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าขนาดแบบอักษรที่เล็กลงอาจไม่ง่ายเกินไปที่จะอ่านและระยะขอบขนาดเล็กอาจดูไม่เป็นมืออาชีพเช่นเดียวกับในประวัติย่อ ใช้แบบอักษรอย่างน้อย 11 จุด
เขียนแฟกซ์ในรูปแบบจดหมายธุรกิจเมื่อเป็นไปได้ ระยะขอบควรเป็นหนึ่งนิ้วที่ด้านซ้ายและด้านขวาและหนึ่งและครึ่งนิ้วที่ด้านบนและล่างถ้าเป็นไปได้ เว้นวรรคหนึ่งตัวอักษรเว้นวรรคระหว่างย่อหน้า รวม dateline ที่ด้านบนและบล็อกที่อยู่สำหรับผู้ส่งและผู้รับก่อนคำทักทาย บล็อกที่อยู่ของผู้ส่งดำเนินไปก่อน
รวมใบปะหน้าพร้อมแฟกซ์ของคุณ ใบปะหน้าไม่จำเป็นต้องทำตามรูปแบบที่กำหนด แต่ควรรวมถึงข้อมูลการติดต่อของผู้ส่งและผู้รับจำนวนแฟกซ์ที่บรรจุและหน้าหัวเรื่องที่ระบุว่าโทรสารเป็นอย่างไร เพิ่มสองสามบรรทัดสำหรับความคิดเห็นส่วนตัวเกี่ยวกับแฟกซ์ด้วย ข้อมูลติดต่ออาจรวมถึงชื่อของบุคคลและ บริษัท ชื่อแผนกที่อยู่ที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ จดหมายสมัครงานควรอ่านง่ายเพื่อให้ผู้รับสามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
หลีกเลี่ยงการส่งแฟกซ์ด้วยกราฟิกหากเป็นไปได้ พวกเขาใช้เวลามากเกินไปในการส่งและรับและเสียหมึกจำนวนมาก นอกจากนี้พวกเขามักจะไม่ปรากฏบนแฟกซ์มากเกินไปเนื่องจากการพิมพ์มีคุณภาพต่ำ
