หากคุณกำลังเริ่มงานใหม่ที่ต้องทำหน้าที่เป็นเสมียนมืออาชีพส่งจดหมายส่วนตัวหรือจดหมายธุรกิจหรือส่งใบปลิวสำหรับผู้หาทุนหรือเหตุการณ์อื่น ๆ คุณจะต้องเรียนรู้วิธีบรรจุซองจดหมายอย่างถูกต้อง จดหมายที่ไม่แสดงอย่างถูกต้องสามารถส่งข้อความไปยังผู้รับได้ว่าคุณไม่ได้สนใจเขาหรือเธอมากพอที่จะใช้เวลาในการพับและแทรกรายการลงในซองจดหมายอย่างถูกต้อง
พูดถึงซองจดหมายของคุณก่อนที่จะนำมาใส่โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีจดหมายถึงลูกค้าหรือกลุ่มเป้าหมาย ซองจดหมายอาจได้รับการแก้ไขด้วยการใช้เครื่องพิมพ์เพื่อย้ายที่อยู่ไปยังซองจดหมายโดยตรงโดยการพิมพ์ป้ายผนึกจดหมายที่สามารถยึดไว้กับซองจดหมายหรือโดยการเขียนที่อยู่ด้วยมือ ซองจดหมายที่เขียนด้วยลายมือควรใช้เมื่อส่งจดหมายส่วนตัวถึงเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวเท่านั้น
รวบรวมวัสดุที่จะต้องวางไว้ในซองจดหมายของคุณ หากคุณมีซองจดหมายจำนวนมากสำหรับข้อมูลที่คล้ายกันให้ค้นหาพื้นที่ผิวงานขนาดใหญ่เช่นบนโต๊ะโต๊ะหรือเคาน์เตอร์ แยกส่วนประกอบที่แตกต่างกันของการส่งจดหมายออกเป็นกองแยกกันภายในระยะทางที่เข้าถึงได้จากที่ที่คุณจะทำงาน
ตรวจสอบกระดาษแผ่นใหญ่ที่สุดที่จะรวมอยู่ในการส่งจดหมาย หากแผ่นที่ใหญ่ที่สุดคือตัวอักษรขนาด 8.5 x 11 นิ้วโดยทั่วไปแผ่นนั้นจะต้องถูกพับเป็นสามส่วนโดยที่มีขนาดเล็กกว่าแผ่นทั้งหมดหรือส่วนประกอบทางไปรษณีย์ที่พับไว้ข้างใน หากกระดาษที่มีขนาดใหญ่ที่สุดมีขนาดเล็กกว่ากระดาษขนาดตัวอักษรปกติอย่างมากคุณอาจพับกระดาษครึ่งหนึ่งหรือปล่อยให้มันคลี่ออกหากมันจะพอดีภายในซองจดหมายของคุณ
เลื่อนกระดาษที่พับแล้วลงในซองจดหมายโดยให้ปลายด้านที่หันไปทางด้านหน้าของซองจดหมาย ผู้รับของคุณควรจะสามารถเปิดแผ่นพับซองจดหมายดึงจดหมายของคุณออกมาและอ่านเนื้อหาของการส่งจดหมายของคุณโดยไม่จำเป็นต้องพลิกกระดาษกลับด้านหรือคว่ำ ประทับตราซองจดหมายของคุณด้วยฟองน้ำชื้นถ้าคุณไม่ได้ใช้ซองปิดผนึก (หรือหลังเหนียว) ด้วยตนเอง
