การวางแผนข้อความธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจทุกประเภทมีผลกระทบต่อภาพสาธารณะของคุณ สิ่งสำคัญคือการวางแผนข้อความธุรกิจของคุณอย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณจะมีประสิทธิภาพและมีความหมาย การวางการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจลงในสื่ออย่างไม่มีการวางแผนอย่างรอบคอบสามารถสร้างการประชาสัมพันธ์เชิงลบหากข้อความของคุณเข้าใจผิด

รายการที่คุณจะต้อง

• โปรแกรมประมวลผลคำ

• การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต

กำหนดวัตถุประสงค์ของข้อความของคุณ คุณกำลังสื่อสารข้อความขายหรือข้อความธุรกิจส่วนตัวถึงเจ้าของธุรกิจรายอื่นหรือไม่ คุณกำลังเขียนบทความสำหรับจดหมายข่าว บริษัท ของคุณหรือข่าวประชาสัมพันธ์? บางทีคุณอาจกำลังเขียนสุนทรพจน์ที่คุณจะได้รับในการสัมมนาฝึกอบรม วัตถุประสงค์ของบทความของคุณจะช่วยกำหนดรูปแบบของคุณในขั้นตอนต่อไป

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของข้อความของคุณเลือกรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับข้อความของคุณ การสื่อสารกับเจ้าของธุรกิจรายอื่นอาจอยู่ในรูปของจดหมายธุรกิจ บทความจดหมายข่าวหรือข่าวประชาสัมพันธ์ควรอยู่ในรูปแบบของบทความและการพูดควรมีการสนทนาในรูปแบบมากกว่าบทความที่เขียนเล็กน้อย คิดเกี่ยวกับผู้ชมของคุณและวิธีการสื่อสารข้อความของคุณได้ดีที่สุด

สร้างสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยของข้อมูลที่คุณต้องการสื่อสารในข้อความของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลพื้นหลังใด ๆ ที่อาจจำเป็นสำหรับผู้ชมของคุณเพื่อทำความเข้าใจผลกระทบของข้อความของคุณอย่างสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์คุณอาจต้องรวมข้อมูลพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับธุรกิจของคุณและสิ่งที่คุณทำเพื่อประโยชน์ของผู้อ่านที่ไม่คุ้นเคยกับธุรกิจของคุณ

กำหนดเสียงและเสียงของข้อความของคุณ ข้อความโฆษณาควรมีความเป็นทางการน้อยกว่าคำพูดหรือจดหมายธุรกิจ กลุ่มเป้าหมายของคุณจะมีผลกับน้ำเสียงและเสียงของข้อความเช่นกัน คำพูดที่ส่งถึงกลุ่มเพื่อนมืออาชีพในการประชุมอาจใช้คำศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมในขณะที่คำพูดที่คล้ายกันที่ส่งมอบให้กับประชาชนทั่วไปจะใช้คำศัพท์ของคนธรรมดา

เขียนข้อความรักษาโทนรูปแบบและบทสนทนาไว้ในใจ พยายามที่จะนำเสนอข้อมูลของคุณในลำดับตรรกะและในลักษณะที่จะทำให้รู้สึกถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ

ตรวจสอบสิ่งที่คุณเขียนสำหรับข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ แก้ไขประโยคหรือย่อหน้าที่น่าอึดอัดใจใด ๆ อ่านการสื่อสารของคุณเพื่อความถูกต้องและตรวจสอบข้อเท็จจริงที่คุณไม่แน่ใจ มันอาจช่วยในการอ่านข้อความของคุณออกมาดัง ๆ หรือให้คนอื่นตรวจสอบเนื้อหาของคุณ คุณอาจเลือกชิ้นที่ไม่ชัดเจนหรือต้องการการแก้ไขเพิ่มเติม

เผยแพร่ข้อความของคุณ คำพูดหรือบทความอาจถูกส่งหรือเผยแพร่เพียงครั้งเดียว แต่การแถลงข่าวอาจต้องส่งไปยังสื่อหลายแห่ง

ใช้นิ้วแตะที่ y

เคล็ดลับ

• หากคุณกำลังเขียนคำพูดโปรดจำไว้ว่ากรอบเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการนำเสนอเนื้อหาของคุณ ใช้เวลาในขณะที่คุณอ่านออกเสียงตามปกติเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเหมาะสมกับเวลาที่กำหนด

การเตือน

การสื่อสารทางธุรกิจที่วางแผนไว้ดีที่สุดยังคงผิดพลาดอยู่ เตรียมพร้อมที่จะควบคุมความเสียหายหากข้อความของคุณถูกเข้าใจผิดโดยผู้ชมของคุณโดยการปล่อยข้อความใหม่ที่ชี้แจงประเด็นของคุณ