วิธีเตรียมรายการปิด

นักบัญชีผู้ทำบัญชีหรือเจ้าของธุรกิจรายบุคคลเตรียมการปิดบัญชีเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีให้เป็นศูนย์บัญชีชั่วคราวและโอนยอดคงเหลือไปยังบัญชีถาวร บัญชีชั่วคราวประกอบด้วยรายได้ค่าใช้จ่ายและบัญชีถอนเงินเช่นการแจกแจงและเงินปันผล บัญชีพิเศษที่เรียกว่าการสรุปรายได้มักใช้เพื่อป้อนบัญชีรายรับและรายจ่ายทั้งหมดเพื่อคำนวณกำไรสุทธิของ บริษัท ในช่วงเวลานั้น รายการปิดจัดทำหนังสือ บริษัท สำหรับบันทึกธุรกรรมของงวดถัดไป

ตรวจสอบบัญชีค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดถูกต้องและรวมถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานั้น คุณต้องมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในระหว่างงวด แต่ไม่ได้รับหรือป้อนลงในช่วงเวลานั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณมีค่าใช้จ่ายวัตถุดิบสำหรับผลิตภัณฑ์ที่สร้างและจำหน่ายในช่วงเวลานั้น แต่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้คุณจะต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายเหล่านั้นเพื่อรวมจำนวนเงินของพวกเขาสำหรับงวด

กระทบยอดบัญชีทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดการปรับปรุงหรือข้อผิดพลาดได้รับการแก้ไข สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขรายการที่ทำกับบัญชีที่ไม่ถูกต้องและวางไว้ในบัญชีที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังช่วยในการค้นหาบัญชีที่ไม่สมดุลหรือรายการที่มีขาเดียว - รายการบัญชีที่ไม่สมบูรณ์เนื่องจากแต่ละรายการในบัญชีมีสองขา - ธุรกรรมเดบิตและเครดิต

ทำการปรับปรุงใด ๆ สำหรับหนี้สูญตัดบัญชีหรือใบแจ้งหนี้เครดิตที่ใช้กับระยะเวลาในบัญชีที่เหมาะสม

ตรวจสอบและกระทบยอดบัญชีรายรับเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมทั้งหมดของงวดได้รับการผ่านรายการอย่างถูกต้อง ทำการปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขรายการตามที่จำเป็น

ปิดบัญชีรายรับโดยหักบัญชีรายได้ที่มียอดเท่ากับยอดเครดิตในบัญชีเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นหากยอดคงเหลือในบัญชีการขายเป็น ($ 500,000) รายการเดบิตของบัญชีนี้คือ 500,000 ดอลลาร์ รายการปิดเป็นเดบิต 500,000 ดอลลาร์สำหรับการขายและเครดิต ($ 500,000) ไปยังบัญชีสรุปรายได้ เขียนคำอธิบายสำหรับรายการนี้เช่น "ปิดการขายไปยังบัญชีสรุปรายได้สำหรับช่วงเวลาสิ้นสุด -." เพิ่มวันที่สิ้นสุดงวดในรูปแบบ MM / DD / YY เนื่องจากบัญชีรายรับรายรับและรายจ่ายรักษาบัญชีเครดิตคุณจึงนำบัญชีเหล่านั้นกลับมาที่ศูนย์ด้วยรายการที่ตรงข้ามหรือเดบิต

ทำรายการปิดในแต่ละบัญชีค่าใช้จ่ายโดยการโพสต์จำนวนเงินเท่ากับยอดคงเหลือในแต่ละบัญชีเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นหากค่าจ้างเป็น $ 100,000 ค่าโทรศัพท์เท่ากับ $ 42,000 และต้นทุนของสินค้าที่ขายคือ $ 240,000 บัญชีทั้งหมดที่มียอดเดบิตทั้งหมด - โพสต์เครดิต ($ 100,000) ค่าใช้จ่ายค่าจ้างเครดิต ($ 42,000) ค่าโทรศัพท์ และเครดิต ($ 240,000) ต่อต้นทุนการขาย เพิ่มจำนวนเงินเหล่านี้เข้าด้วยกันและโพสต์เดบิตรวมหนึ่งรายการที่ $ 382,000 ไปยังบัญชีสรุปรายได้เพื่อสร้างความสมดุลของรายการและเพิ่มคำอธิบายตามที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 5 บัญชีค่าใช้จ่ายทั้งหมดโดยทั่วไปจะรักษายอดเงินเดบิต สมดุลตาม

โอนกำไรหรือขาดทุนสุทธิจากบัญชีสรุปรายได้ไปยังบัญชีส่วนของ บริษัท สำหรับ บริษัท นี่คือบัญชีทุนสะสม สำหรับหุ้นส่วนนั้นเป็นบัญชีส่วนของพันธมิตร สำหรับ บริษัท รับผิด จำกัด เป็นบัญชีส่วนของสมาชิก รายการนี้ปิดบัญชีสรุปรายได้โดยการโพสต์เครดิตหรือเดบิตไปยังบัญชีสรุปรายได้และรายการตรงข้ามกับบัญชีส่วนบุคคลหรือหลายบัญชี

ปรับบัญชีทุนชั่วคราวเป็นศูนย์ บัญชีเหล่านี้มักจะเป็นยอดเดบิต โพสต์เครดิตเท่ากับยอดคงเหลือเหล่านี้ในแต่ละบัญชีทุนชั่วคราวและเดบิตไปยังบัญชีทุนถาวรที่เหมาะสม คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรและลงวันที่ของแต่ละรายการเหล่านี้ทำให้การทำธุรกรรมที่ชัดเจนสำหรับการตรวจสอบในภายหลัง

เคล็ดลับ

• แต่ละองค์กรธุรกิจมีรอบระยะเวลาและขั้นตอนการบัญชีสิ้นปีของตัวเอง ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนเมื่อการปิดบัญชีเสร็จสมบูรณ์

  เนื่องจากรายการปิดเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่เสร็จสมบูรณ์ในช่วงปิดบัญชีคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดนั้นถูกต้องและถูกต้องก่อนที่จะนำบัญชีชั่วคราวมาใช้ที่ศูนย์

  เมื่อทำการบันทึกชนิดใด ๆ ให้รวมหมายเหตุลงวันที่ไว้เสมอเพื่ออธิบายว่ารายการนั้นมีไว้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อตรวจสอบธุรกรรมในเดือนหรือปีต่อ ๆ ไป

  ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการผ่านรายการจำนวนเงินทั้งหมดอย่างถูกต้องโดยการตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีชั่วคราวทั้งหมดหลังจากเสร็จสิ้นการปิดบัญชี บัญชีชั่วคราวทั้งหมดควรมียอดคงเหลือเป็นศูนย์

การเตือน

อย่าทำให้ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นศูนย์โดยไม่ต้องตรวจสอบความถูกต้องของแต่ละรายการก่อน

สำรองข้อมูลกิจกรรมทั้งหมดอย่างถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับธุรกิจของคุณ