หน้าที่ของเจ้าหน้าที่ธุรการมีอะไรบ้าง?

เจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการไม่เคยได้รับชื่อเสียงหรือชื่อเสียง แต่หากไม่มีพวกเขาสถานที่ทำงานจะต้องประสบกับความไร้ประสิทธิภาพและความเมื่อยล้า ผู้บริหารคุณภาพสร้างความแตกต่างในการทำงานของผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาให้การสนับสนุนและเผชิญหน้ากับกระแสเบื้องหลังงานเบื้องหลังที่ทำให้ บริษัท ทำงานใด ๆ

ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบคืออะไร

ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบกรอกบทบาทที่หลากหลายในการตั้งค่าสำนักงาน งานของพวกเขาสามารถเดินเข้าไปในหมวดหมู่ผู้ช่วยส่วนตัวหากพวกเขาทุ่มเทให้กับผู้บริหารคนหนึ่งหรือพวกเขาสามารถเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของสำนักงานขนาดเล็กที่พวกเขาจัดการโทร, เอกสารและงานอื่น ๆ เพื่อสนับสนุนแรงงานทั้งหมด

งานผู้ช่วยฝ่ายบริหารส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการจัดการอีเมลการโทรศัพท์หรือการโทรไปยังลูกค้าและพนักงานคนอื่น ๆ งานเอกสารและการจัดการระบบการจัดเก็บเอกสาร บ่อยครั้งที่พวกเขามีส่วนร่วมในการสร้างพนักงานใหม่ พวกเขาอาจจัดการเส้นเวลาสำหรับสำนักงานหรือผู้บริหารระดับสูงนัดหมายและอยู่ด้านบนของปฏิทิน พวกเขามักจะจัดการกับการนัดหมายการบำรุงรักษาตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอเช่นทำให้มั่นใจว่า บริษัท น้ำเข้ามาทำความสะอาดเครื่องทำน้ำเย็นและงานประจำอื่น ๆ

รายละเอียดที่แน่นอนของผู้ช่วยฝ่ายธุรการขึ้นอยู่กับ บริษัท และบุคคลที่พวกเขาทำงานด้วย หากพวกเขากำลังทำงานในสำนักงานบัญชีพวกเขาอาจต้องการความรู้ในการทำงานของขั้นตอนการบัญชี หากพวกเขาอยู่ใน บริษัท โพสต์โปรดักชั่นโทรทัศน์พวกเขาจำเป็นต้องรู้ศัพท์แสงภาพยนตร์และทีวี สำหรับ บริษัท โฆษณาพวกเขาจะต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการซื้อโฆษณาและการจัดการกับโฆษณาและลูกค้า

งานผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับภาพรวมของสิ่งที่ บริษัท ทำและเป็นไปได้ที่จะทำงานในลักษณะอื่น ๆ หรือรับรู้ว่าบทบาทใดเหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขา ในอีกทางหนึ่งมีผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาชีพที่ชอบข้อเสนอที่หลากหลายและก้าวอย่างรวดเร็วที่งานนำมาสู่วันของพวกเขา

ภารกิจของผู้ช่วยดูแลระบบคืออะไร?

เป็นไปได้ที่จะได้งานผู้ช่วยฝ่ายบริหารที่ยอดเยี่ยมเพียงแค่ระดับมัธยม แต่วิทยาลัยบางแห่งก็ให้ความช่วยเหลือโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับงานภายใต้ผู้บริหาร ที่สำคัญกว่านั้นคือทักษะเฉพาะงานเช่นการสื่อสารที่ดีทั้งในการเขียนและในขณะที่พูดเนื่องจากมีการใช้อีเมลและโทรศัพท์เป็นจำนวนมาก บ่อยครั้งที่ผู้ดูแลระบบต้องมีไหวพริบและการเจรจาต่อรองที่ดีเนื่องจากพวกเขาจะต้องติดต่อกับลูกค้าที่โกรธแค้นหรือเป็นฝ่ายเป็นกลางระหว่างพนักงานในสำนักงานของพวกเขา แต่ทักษะการสื่อสารทั้งหมดของพวกเขาจะเป็นข้อสงสัยหากพวกเขาไม่ใช่ผู้ฟังที่ดีพร้อมรายละเอียด

ทักษะคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งจำเป็นรวมถึงการรู้วิธีการใช้โปรแกรมเช่น Microsoft Word, Excel และ Outlook การป้อนข้อมูลอาจเป็นงานที่ต้องทำและสามารถควบคุมโปรแกรมใด ๆ ที่ บริษัท ใช้เช่นการจัดการฐานข้อมูลหรือแอพการทำงานร่วมกันของทีมจะช่วยให้ผู้ดูแลระบบประสบความสำเร็จในบทบาทของพวกเขา

การทำความเข้าใจทุกด้านของการส่งจดหมายมักจะเป็นสิ่งที่จำเป็นและสามารถทำให้เรารู้วิธีหนึ่งในการใช้งาน USPS สำหรับการจัดการจดหมายประจำวันและเครื่องส่งไปรษณีย์ที่ทำงานได้ แต่ยังรู้ระบบจัดส่งเช่น FedEx, UPS และแม้แต่วิธีการ

หน้าที่ด้านการบริหารที่มีชื่อเสียงน้อยกว่านั้นเกี่ยวข้องกับการดูแลสำนักงานที่มีสินค้าเพียงพอ จากกระดาษถึงหมึกเครื่องพิมพ์และปากกาสิ่งเหล่านี้เป็นแกนหลักของสำนักงานที่ทำงานได้ดีและเป็นโดเมนของผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ ดังนั้นการจัดการบำรุงรักษาและบำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงานเช่นเครื่องถ่ายเอกสารคอมพิวเตอร์และอื่น ๆ พวกเขาไม่จำเป็นต้องแก้ไขสิ่งเหล่านี้ แต่การแก้ปัญหาเพียงเล็กน้อยไปได้ไกลและเวลาที่เหลือพวกเขาสามารถโทรหาแผนกไอทีหรือติดต่อช่างซ่อม

เจ้าหน้าที่ธุรการต้องการคุณสมบัติอะไร?

การมีท่าทางและลักษณะที่เป็นมืออาชีพซึ่งสอดรับกับภาพลักษณ์ของ บริษัท ไปได้ไกลในงานนี้เพราะผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักจะเป็น "หน้า" ของ บริษัท หรือความประทับใจแรกที่ผู้บริหารได้รับขณะที่พวกเขากำลังทำงานโต๊ะทำงานเหล่านั้น

การจัดระบบเป็นสิ่งสำคัญ การจัดการตารางเวลาทั้งหมดการโทรกลับการออกบันทึกช่วยจำการอัปเดตสเปรดชีตการบำรุงรักษาระบบการจัดเก็บ - ทั้งหมดนี้ต้องใช้ทักษะองค์กรที่ดีและความสามารถในการอยู่เหนือสิ่งอื่นใดอย่างต่อเนื่อง แน่นอนว่าเกี่ยวข้องกับทักษะการจัดการเวลาเนื่องจากกำหนดเวลาเป็นค่าคงที่และหากสัญญาถูกส่งออกช้าเกินไปหรือไม่ได้รับการโทรกลับทันทีมันอาจทำให้ข้อตกลงทางธุรกิจที่ประเมินค่ามิได้ล้มเหลว

การทำงานเป็นทีมเป็นสิ่งสำคัญเพราะนั่นคือสิ่งที่จะช่วยสนับสนุนบทบาทของพนักงาน แต่ทำงานได้คนเดียว การอยู่ด้านบนของโครงการและการเริ่มธุรกิจด้วยตนเองเป็นสิ่งจำเป็นและการทำเช่นนั้นในสภาพแวดล้อมที่ยุ่งและต้องหยุดชะงักอย่างต่อเนื่อง หลายวันเต็มไปด้วยการโทรผู้คนต้องการความช่วยเหลือและงานป๊อปอัพที่ต้องการวิธีแก้ไขปัญหาทันที แต่ยังมีโครงการต่อเนื่องที่ทุกคนต้องดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์เช่นกันและเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องเก่งทั้งสองอย่าง

ชุดทักษะใดที่มีค่า?

นอกเหนือจากทักษะมาตรฐานแบบวันต่อวันที่จำเป็นสำหรับอาชีพที่ประสบความสำเร็จในการทำงานด้านการสนับสนุนการบริหารมีทักษะอื่น ๆ อีกมากมายที่สามารถแยกทักษะออกจากแพ็คและให้ความได้เปรียบในงานด้านการดูแลระบบที่มีค่าตอบแทนสูง

การเป็นสองภาษาหรือหลายภาษาเป็นทักษะที่ยอดเยี่ยมที่จะมี การรู้ภาษาสเปนเยอรมันจีนอินเดียหรือภาษาอื่น ๆ ที่พบบ่อยในธุรกิจระดับชาติหรือระหว่างประเทศสามารถทำให้ผู้ดูแลระบบมีคุณค่าอย่างยิ่งและบทบาทเหล่านี้มักจะจ่ายสูงกว่าเช่นกัน

ทักษะที่อาจมีค่าอื่น ๆ ได้แก่ การรู้จักสื่อโซเชียลการมีพื้นฐานด้านการบัญชีมีทักษะในการเขียนรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลและมีความเข้าใจในการทำงานด้านกฎหมายและสัญญา

ท้ายที่สุดผู้ช่วยฝ่ายบริหารควรหางานในสาขาอาชีพที่ตนเองสนใจ คนที่รักกฎหมายควรทำงานในสำนักงานกฎหมายเพราะพวกเขาจำเป็นต้องเรียนรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับอาชีพเพื่อที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพที่นั่น คนที่ไม่ชอบยาก็ไม่ควรทำงานในสำนักงานแพทย์เช่นเดียวกัน ยิ่งรู้จักธุรกิจที่ดำเนินการในที่ทำงานมากเท่าไรพวกเขาก็มีค่ามากขึ้นในฐานะผู้ช่วยและโอกาสที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งก็จะยิ่งสูงขึ้น

ผู้ช่วยด้านบริหารได้รับอะไร?

งานผู้ช่วยธุรการแตกต่างกันอย่างมากและค่าตอบแทนเพิ่มขึ้นขึ้นอยู่กับขอบเขตของความรับผิดชอบงานประสบการณ์และอาวุโสของผู้ช่วย ดังนั้นผู้ช่วยผู้ดูแลระบบสำหรับสำนักงานขนาดเล็กจะได้รับน้อยกว่าหนึ่งรายสำหรับแผนกโฆษณาที่มีรายได้สูงและรวดเร็วและพวกเขาทั้งสองจะได้รับน้อยกว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารที่ทำงานให้กับ CEO โดยเฉพาะ

ตาม Indeed.com เมื่อเฉลี่ยค่าจ้างที่นำเสนอในรายการงานสำหรับตุลาคม 2018 ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบรายการระดับที่ได้รับ $13.05 ต่อชั่วโมงหรือประมาณ $28,000 เป็นประจำทุกปี ในทางกลับกัน Salary.com รายงานว่าผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูงที่มีประสบการณ์จะได้รับโดยเฉลี่ย $40,588ณ เดือนกันยายน 2561 เว็บไซต์เดียวกันรายงานเงินเดือนโดยเฉลี่ยสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารของ $77,913แต่เงินเดือนระดับบนสุดรวมถึงแพ็คเกจสวัสดิการก็สูงถึง $95,219.

อนาคตของผู้ช่วยฝ่ายบริหาร

เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วทำให้ชีวิตของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นเป็นระเบียบและรวดเร็วกว่าที่เคย บางคนอาจคิดว่านี่เป็นการคุกคามงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารในอนาคต แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น ในความเป็นจริงในบางวิธีมันให้โอกาสพวกเขามากยิ่งขึ้น

วันนี้“ ผู้ช่วยเสมือน” เป็นอาชีพที่เพิ่มขึ้น ความสามารถในการทำงานจากระยะไกลและมีการติดต่อทางโทรศัพท์และวิดีโอกับนายจ้างทำให้ผู้ช่วยสามารถทำงานกับผู้คนทั่วโลกได้ นี่คือโอกาสในการเติบโตของอาชีพสำหรับผู้ที่ต้องการทำงานจากที่บ้านหรือในต่างประเทศ VAs บางตัวทำงานให้กับ บริษัท โดยตรงส่วนหนึ่งถูกว่าจ้างโดยบุคคลที่สามและตอนนี้ส่วนใหญ่เป็นธุรกิจส่วนตัวและทำงานนอกเวลาสำหรับนายจ้างสองคนขึ้นไปต่อสัปดาห์ การที่จะประสบความสำเร็จในเวอร์จิเนียนั้นต้องการการเริ่มต้นและขยันหมั่นเพียรมากยิ่งขึ้นเพราะการทำงานจากระยะไกลหมายถึงต้องมีแรงจูงใจในการทำงานด้วยตนเอง

ในสำนักงานแบบดั้งเดิมผู้ช่วยฝ่ายธุรการก็ไม่ต้องกลัวสิ่งใดงานของพวกเขาจะยังคงเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของสถานที่ทำงานใด ๆ สิ่งที่อาจเปลี่ยนแปลงได้คือระดับความสามารถของคอมพิวเตอร์ที่พวกเขาคาดว่าจะมีต่อเนื่องจากระบบอัตโนมัติและการพึ่งพาระบบดิจิตอลเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องดังนั้นผู้ที่ติดตามแนวโน้มและเทคโนโลยีจะได้รับประโยชน์มากกว่าคู่แข่ง