การเขียนจดหมายถึงฐานันดรอาจเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมาก คุณต้องตีด้วยความเคารพอย่างถูกต้องโดยไม่กระดิกหาง นอกจากนี้คุณต้องทราบคำทักทายที่เหมาะสมเพื่อใช้และตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของบุคคลนั้นถูกต้องในจดหมายและบนซองจดหมาย บุคคลสำคัญที่มีตำแหน่งเท่ากันไม่ได้รับการปฏิบัติเหมือนกันทั้งหมด ตัวอย่างเช่นประธานาธิบดีแห่งสาธารณรัฐได้รับการกล่าวถึงเป็น "ฯพณฯ " ในคำปราศรัยในขณะที่ประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกาถูกกล่าวว่าเป็น "นายประธานาธิบดี"
วิจัยชื่อผู้รับ เธอเป็นวุฒิสมาชิกรัฐตัวแทนหรืออย่างอื่นหรือไม่? คุณไม่ต้องการที่จะไม่ถูกต้องเพราะจะทำให้คุณดูไม่รู้และลดความน่าเชื่อถือของคุณ
เริ่มจดหมายด้วยการพิมพ์ที่อยู่ของคุณ แต่ไม่ใช่ชื่อของคุณ ข้ามบรรทัดและพิมพ์วันที่แบบเต็ม ข้ามบรรทัดเพิ่มเติมและพิมพ์ที่อยู่อย่างเป็นทางการของฐานันดรศักดิ์และที่อยู่จริงของเขาหรือเธอ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนถึงราชินีแห่งอังกฤษคุณจะเขียนว่า: "ราชินีของเธอ" ตามด้วยที่อยู่ของบ้านของเธอ ในปี 2011 พระมหากษัตริย์ตามรัฐธรรมนูญคือ Queen Elizabeth II ชื่อของเธอคือเอลิซาเบ ธ อเล็กซานดราแมรีจริง ๆ แต่นั่นก็ไม่เคยพูด
เริ่มคำทักทาย บ่อยครั้งที่สิ่งนี้แตกต่างจากที่อยู่ ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนถึงราชินีแห่งอังกฤษคุณอาจใช้ "Madam" หรือ "ขอให้เป็นโปรดของพระองค์" ตามด้วยลำไส้ใหญ่
พิมพ์ตัวอักษรของคุณ ระมัดระวังในการรักษาเสียงที่เคารพตลอด ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ที่อยู่ภายใต้การปกครองหรือในนามของผู้มีเกียรติก็ตามจงปฏิบัติต่อเขาหรือเธอด้วยความเคารพอย่างเหมาะสมกับตำแหน่ง
จบจดหมายด้วยคำสั่งปิดที่สอดคล้องกับชื่อของฐานันดรศักดิ์ สำหรับราชินีเรื่องควรลงชื่อด้วย "ฉันมีเกียรติที่จะยังคงมาดาม, เรื่องที่อ่อนน้อมถ่อมตนและเชื่อฟังมากที่สุดของคุณ" ตามด้วยชื่อเต็มพิมพ์และลายเซ็นของเรื่องดังกล่าวข้างต้น อย่างไรก็ตามสำหรับประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกาคุณต้องเขียนแค่ "เคารพ" ตามด้วยชื่อและลายเซ็นของคุณ เมื่อเขียนถึงอดีตประธานาธิบดีพอเพียง "จริงใจ"
ที่อยู่ซองจดหมายโดยใช้ที่อยู่อย่างเป็นทางการเดียวกับที่ปรากฏในจดหมาย ตัวอย่างเช่นสำหรับอดีตประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกาคุณจะต้องเขียน "ชื่อผู้มีเกียรติ (ชื่อ)" แล้วตามด้วยที่อยู่จริง สำหรับราชินีแห่งอังกฤษคุณจะต้องพิมพ์ "ราชินีของเธอ" ตามด้วยที่อยู่ทางกายภาพ
