จดหมายธุรกิจที่โกรธจัดทำขึ้นโดยผู้บริโภคที่ไม่พอใจหรือพนักงานที่กำลังมองหาการเปลี่ยนแปลงหรือผลตอบแทนทางการเงินบางประเภท จดหมายโกรธจำนวนมากที่มักเรียกว่าจดหมายร้องเรียนนั้นเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ที่นำไปสู่ความไม่พอใจ หากผู้เขียนจดหมายต้องการมีส่วนร่วมกับ บริษัท อย่างแท้จริงในบทสนทนาที่สร้างสรรค์จดหมายนั้นต้องคงความเป็นมืออาชีพตลอด
ใช้ข้อความจริง
ใส่ข้อเท็จจริงในจดหมายไม่ใช่ข้อสันนิษฐานหรือความคิดเห็น ระบุสิ่งที่สร้างความหงุดหงิดความโกรธหรือความทุกข์ ใช้ข้อเท็จจริงที่ร่างรายละเอียดของสิ่งที่เกิดขึ้นตามลำดับเวลา ในขณะที่ระบุข้อเท็จจริงอย่าเปิดเผยความคิดเห็นหรืออารมณ์ จดหมายเป็นมืออาชีพมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยอารมณ์ที่เหลือมากที่สุด
ตัวอย่างเช่น "มีการเรียกเก็บเงินในใบเรียกเก็บเงินสายการบินของฉันสำหรับกระเป๋าที่ตรวจสอบสามใบตั๋วของฉันจดบันทึกกระเป๋าที่เช็คอินหนึ่งใบเท่านั้น" ข้อความเหล่านี้เป็นข้อเท็จจริงเนื่องจากสามารถพิสูจน์ได้ด้วยเอกสารของใบเรียกเก็บเงินและตั๋ว
เมื่อมีการระบุข้อเท็จจริงให้อธิบายว่าทำไมความโกรธและความหงุดหงิดจึงปรากฏขึ้น หลีกเลี่ยงการเรียกชื่อคำหยาบและการกล่าวหา ตัวอย่างเช่น "คุณกำลังขโมยเงินของฉันด้วยค่าใช้จ่ายที่ผิดกฎหมาย" เพียงเพิ่มความสูงให้กับปัญหา การพิสูจน์การโจรกรรมนั้นยากกว่าการขอให้ บริษัท ยอมรับความผิดพลาดและทำให้ บริษัท ป้องกันโดยอัตโนมัติ
ชัดเจนและรัดกุม
เจ้าของธุรกิจผู้จัดการและฝ่ายบริการลูกค้าไม่มีเวลาอ่านนิยาย แม้ว่าจะเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่ามีการสื่อความจริงที่เกี่ยวข้อง แต่สิ่งที่ชัดเจนและรัดกุมทำให้ผู้อ่านมีส่วนร่วม คิดว่าจดหมายร้องเรียนเป็นบทสรุปของการทดลองทางวิทยาศาสตร์ มีข้อมูลจำนวนมากที่เข้าสู่การทดสอบที่สรุปรวบรัดด้วยข้อสรุปที่ดึงมาในตอนท้าย จดหมายร้องเรียนทำเช่นเดียวกันเพื่อสรุปข้อเท็จจริงและระบุถึงความทุกข์ทางอารมณ์ที่สรุปไว้
ตัวอย่างของการระบุความโกรธของคุณคือ "ฉันแน่ใจว่าคุณสามารถชื่นชมความคับข้องใจที่ครอบครัวของฉันได้รับเมื่อเรารู้ว่าเกิดอะไรขึ้น" วิธีการนี้มุ่งมั่นเพื่อตอบสนองต่อความเห็นอกเห็นใจมากกว่าการป้องกัน
ขอให้ดำเนินการ
มีคนเพียงไม่กี่คนที่เขียนจดหมายเพียงเพื่อระบาย การกระทำและการแก้ไขมักเป็นเป้าหมายสุดท้าย ตัวอย่างเช่นพนักงานที่มีปัญหาเกี่ยวกับความคิดเห็นเสื่อมเสียจากเพื่อนร่วมงานส่วนใหญ่ต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงนโยบายของ บริษัท และระเบียบวินัย ตัวอย่างของจดหมายผู้บริโภคอาจเกิดขึ้นเมื่อแขกของโรงแรมถูกเรียกเก็บเงินโดยไม่ได้ตั้งใจสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ การคืนเงินอย่างรวดเร็วคือผลลัพธ์ที่ต้องการ
ความต้องการเหล่านี้และการร้องขอการดำเนินการมีการระบุไว้อย่างชัดเจนในตอนท้ายของเนื้อหาหลักก่อนปิด ตัวอักษรบางตัวยังระบุความละเอียดที่ต้องการในตอนต้นของตัวอักษรแล้วทำซ้ำพวกเขาในตอนท้าย ขอการกระทำที่สุภาพและรัดกุมเหมือนจดหมายที่เหลือ ทำให้ความละเอียดที่ต้องการชัดเจนเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจความคาดหวัง - สิ่งนี้ไม่รับประกันอะไรเลย แต่มันเริ่มการสนทนา
ตัวอย่างเช่น "ตามข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ข้างต้นโปรดให้เงินคืนเต็มจำนวนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้องทั้งหมดภายในสองวันทำการถัดไป" ผู้อ่านรู้ว่าคุณต้องการอะไร
ข้อมูลการปิดและการติดต่อที่สุภาพ
ปิดจดหมายโดยขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลาทบทวนทุกอย่างและเข้าใจอารมณ์ที่เกี่ยวข้อง ใช้การปิดมาตรฐานเช่น "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยชื่อที่พิมพ์และข้อมูลติดต่อของคุณ พิสูจน์อักษรจดหมายสำหรับการสะกดคำและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และตรวจสอบโทนเสียงอย่างซื่อสัตย์เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงเป็นมืออาชีพ
บันทึกสิ่งที่แนบมาด้วยตัวอักษรโดยการพิมพ์ "สิ่งที่แนบมา" ภายใต้ข้อมูลการติดต่อที่แยกสองบล็อกโดยช่องว่างบรรทัด เปลือกที่เกี่ยวข้องรวมถึงใบเสร็จรับเงินการติดต่อทางจดหมายรูปภาพหรือหลักฐานที่พิมพ์อื่น ๆ เพื่อสนับสนุนกรณีของคุณ
