Memorandums หรือบันทึกช่วยจำคือการสื่อสารทางธุรกิจสั้น ๆ ที่ให้บริการเพื่อรับข้อมูลที่สำคัญข้ามไปยังผู้คนในรูปแบบที่กระชับและอ่านง่าย หัวข้อบันทึกที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญของบันทึกใด ๆ เพราะเตรียมผู้อ่านสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้น การสแกนหัวเรื่องอย่างรวดเร็วจะเปิดเผยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผู้ที่เกี่ยวข้องในหัวข้อสิ่งที่จะได้รับการแก้ไขและเมื่อมีการส่งบันทึกช่วยจำ รูปแบบหัวเรื่องที่สอดคล้องกันทำให้พนักงานและเพื่อนร่วมงานอ่านเข้าใจและจัดเก็บเอกสารที่เป็นประโยชน์เหล่านี้ได้ง่าย
จัดรูปแบบบันทึกแต่ละรายการในลักษณะเดียวกันกับถึงจากวันที่และหัวเรื่องที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน องค์ประกอบเหล่านี้ควรพิมพ์บนบรรทัดแยกกันและเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
พิมพ์ชื่อและชื่อเรื่องของผู้ส่งและผู้รับทั้งหมดในส่วน "ถึง" และ "จาก" ของบันทึกช่วยจำ คุณไม่จำเป็นต้องใช้นายหรือนางในบันทึกช่วยจำถึงแม้ว่าจะใช้ดร. เป็นครั้งคราว รวมทั้งชื่อและนามสกุลของแต่ละบุคคลเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ใส่วันที่ปัจจุบันในส่วน "วันที่" ของส่วนหัว อย่ารวมวันในสัปดาห์ แต่ไม่รวมปี
เขียนหัวเรื่องที่กระชับและให้ข้อมูล หลีกเลี่ยงวิชาหนึ่งหรือสองคำที่ไม่ได้มีข้อมูลเพียงพอเช่น "การอัปเดต บริษัท " เลือกหัวข้อที่ให้ผู้รับของคุณรู้ว่าบันทึกนั้นเกี่ยวกับอะไรเช่น "การอัปเดตรหัสชุด บริษัท"
เคล็ดลับ
-
องค์ประกอบหัวเรื่องสามารถจัดลำดับใหม่ได้ตามต้องการ บาง บริษัท ต้องการให้หัวเรื่องสูงกว่าในหัวเรื่อง ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรให้รักษาความสอดคล้องกันจากบันทึกหนึ่งไปยังอีก
หากคุณใช้แผ่นบันทึกที่พิมพ์ล่วงหน้าและเขียนรายละเอียดด้วยมือคุณไม่จำเป็นต้องใส่เครื่องหมายจุดคู่หลังองค์ประกอบแต่ละส่วนของหัวเรื่อง
