รายงานการประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่อสรุปประเด็นที่สำคัญที่สุดของการประชุม จุดประสงค์ของการประชุมคือเพื่อให้กลุ่มประชุมและตัดสินใจ เป้าหมายสูงสุดของรายงานการประชุมภายใต้สายของตรรกะนี้คือการสรุปการตัดสินใจที่ถูกต้องระหว่างการประชุม รายงานการประชุมจัดทำในรูปแบบของบันทึกย่อจากนั้นจดบันทึกในภายหลังเต็มความยาว เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้นเล็กน้อยให้ถามผู้นำการประชุมเพื่อรับวาระการประชุมหรือสรุปเหตุการณ์การประชุม จัดทำโครงร่างสำหรับบันทึกรายงานการประชุมตามวาระการประชุม
รายการที่คุณจะต้อง
-
บางสิ่งบางอย่างที่จะเขียนด้วย
-
คอมพิวเตอร์ (ไม่จำเป็น)
ให้ความสนใจกับการตัดสินใจในระหว่างการอภิปราย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แจ้งข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจครั้งสุดท้าย
ใช้เวลาที่ผู้คนถกเถียงกันตัดสินใจที่จะจดบันทึกเกี่ยวกับประเด็นสำคัญที่ดูเหมือนจะมีส่วนร่วมในการอภิปรายอภิปราย ไม่ต้องกังวลว่าใครพูดอะไร
อ่านข้อความหลังจากนั้นและเน้นจุดที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกมากที่สุด ย้อนกลับและดูบันทึกสำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่กล่าวถึงว่าเกี่ยวข้องกับความเป็นผู้นำของกลุ่ม การอภิปรายอาจจะแปรเปลี่ยนเป็นสัมผัสแทนที่สำคัญเช่นเอกสารหรือข้อกังวลทางกฎหมาย แยกข้อมูลนี้แล้วส่งให้ผู้นำกลุ่ม
สรุปประเด็นที่จำเป็นสำหรับอาสาสมัครและ บริษัท ในเครืออื่น ๆ เขียนรายการหัวข้อย่อยของงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จตามการตัดสินใจในการอภิปราย หากการตัดสินใจเช่นการจัดตั้งกองทุนเพื่อบรรเทาการขาดดุลในกองทุนที่จำเป็นสำหรับโครงการอื่นโปรดทราบว่าจะต้องมีอาสาสมัครในการวางแผนการระดมทุนรับสมัครอาสาสมัครโฆษณา ฯลฯ
ใช้สรุปรายงานการประชุมสำหรับอีเมลสำหรับสมาชิกและจดหมายข่าว
จัดรูปแบบมาตรฐานสำหรับนาทีการประชุมตามการดำเนินการตามปกติ บันทึกไว้เนื่องจากข้อมูลที่มีอยู่จะมีประโยชน์ในภายหลัง กลุ่มอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันในภายหลังเช่นเมื่อคนที่จัดระเบียบกองทุนเดิมไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรอีกต่อไป สมาชิกใหม่สามารถใช้รายงานการประชุมเพื่อค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาที่เป็นเรื่องใหม่สำหรับพวกเขา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกวันที่และเวลาของการประชุมกับแต่ละรายการรวมถึงสรุปวัตถุประสงค์ของการประชุม
เขียนรายงานการประชุมในบล็อกสั้น ๆ ของหนึ่งถึงสามประโยคเพื่อให้อ่านเหมือนบทความในหนังสือพิมพ์ สิ่งนี้จะทำให้ประเด็นพื้นฐานของการประชุมง่ายต่อการเข้าใจสำหรับผู้อ่าน
