วิธีการตั้งค่าการประชุมทางโทรศัพท์

การประชุมทางโทรศัพท์เป็นโซลูชันที่สะดวกสำหรับการรวมทีมของคุณเข้าด้วยกันเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการรับข้อมูลที่อัปเดตและรับฉันทามติ หลาย บริษัท มี บริษัท ผู้ให้บริการการประชุมที่ทำสัญญาและ บริษัท เหล่านี้สามารถให้หมายเลขโทรศัพท์เฉพาะและรหัสการเข้าถึงสำหรับบุคลากรพร้อมกับยูทิลิตี้เว็บที่กำหนดเวลาและแจ้งการประชุมทางไกล หมายเลขการประชุมทางไกลที่กำหนดให้ความยืดหยุ่นในการจัดการประชุมทางโทรศัพท์ได้ตลอดเวลาและการแจ้งเตือนการประชุมสามารถส่งอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมได้ งบประมาณหรือบริการประชุมทางโทรศัพท์ฟรีสำหรับ บริษัท ขนาดเล็กกำหนดหมายเลขการประชุมทางไกลในเวลาที่กำหนดดังนั้นการกำหนดเวลาการประชุมออนไลน์ต้องใช้การวางแผนน้อยที่สุด

สายการประชุมเฉพาะ

เปิดข้อความอีเมลใหม่หรือการเรียกประชุม (ถ้าแอปพลิเคชันอีเมลของคุณมีคุณสมบัตินี้เช่น Microsoft Outlook) พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมประชุมในส่วน "ถึง" หรือ "ผู้เข้าร่วม" พิมพ์หัวข้อของการประชุมในบรรทัด "หัวเรื่อง"

พิมพ์ข้อมูลต่อไปนี้ในเนื้อความของอีเมลหรือใช้ฟิลด์อัตโนมัติในการเรียกประชุม: วันที่ประชุมเวลาเริ่มต้นการประชุม (รวมเขตเวลา) เวลาสิ้นสุดการประชุม (รวมถึงเขตเวลา) หมายเลขโทรเข้า (หมายเลขโทรศัพท์การประชุมเฉพาะของคุณ) รหัสการประชุม (ถ้ามีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าถึงการประชุม)

เปิดส่วนการกำหนดเวลาการร้องขอการประชุมและใช้เมนูแบบเลื่อนลงถัดจากผู้เข้าร่วมแต่ละคนเพื่อกำหนดว่าพวกเขาจำเป็นหรือผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม (โปรแกรมส่วนใหญ่มีผู้เข้าร่วมเริ่มต้นตามที่ต้องการ) ถ้าตารางพร้อมใช้งานออนไลน์ให้ตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการของคุณพร้อมใช้งานในช่วงเวลาและวันที่ที่ต้องการ

แนบเอกสารประกอบวาระการประชุมหรือโดยการคลิกที่ปุ่ม "สิ่งที่แนบมา" บนแถบเครื่องมืออีเมลของคุณ หากต้องการพิมพ์ข้อความในเนื้อหาของอีเมลของคุณหลังจากรายละเอียดการประชุมทางโทรศัพท์ คลิกปุ่ม "ส่ง" เพื่อส่งหนังสือแจ้งการประชุมของคุณ

กำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์โดยใช้ Web Utility

เข้าสู่บัญชีบริการการประชุมของคุณเช่นการประชุมรอบปฐมทัศน์, ไปที่การประชุมหรือการประชุมฟรี

คลิกตัวเลือก "กำหนดการประชุม" เลือกวันที่ประชุมเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด (หรือระยะเวลา) และจำนวนผู้เข้าร่วมที่คาดหวัง พิมพ์หัวข้อการประชุมของคุณในฟิลด์ "หัวข้อ" เลือกประเภทของการประชุมทางโทรศัพท์โดยคลิกที่ตัวเลือก "การประชุมทางไกล" หรือ "การประชุมทางโทรศัพท์โดยตรง"

ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและคลิกปุ่ม "กำหนดเวลา" พิมพ์หน้ายืนยันรายละเอียดการประชุมทางโทรศัพท์หรือบันทึกข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

คลิกตัวเลือกเพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมของคุณ พิมพ์ชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและที่อยู่อีเมลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง คลิกปุ่ม "ส่ง" เพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วมของคุณพร้อมคำแนะนำในการโทรและการยืนยันไปยังที่อยู่อีเมลของคุณ

เคล็ดลับ

• ขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมยืนยันว่าพวกเขาจะเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ - พวกเขาสามารถตอบกลับข้อความอีเมลของคุณหรือคลิกปุ่ม "ยอมรับ" ในการแจ้งเตือนการร้องขอการประชุมของคุณ ส่งอีเมลเตือนความจำและข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ในวันก่อนการประชุมของคุณ เมื่อกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์โดยใช้เครื่องมือเว็บให้ขยายระยะเวลาหรือเวลาสิ้นสุดและจัดสรรผู้เข้าร่วมประชุมหนึ่งหรือสองคนมากกว่าที่วางแผนไว้เพื่อความยืดหยุ่นของตัวคุณเอง บริการประชุมมักจะคิดค่าบริการตามจำนวนผู้เข้าร่วมและจำนวนนาทีจริงที่ใช้

การเตือน

หลีกเลี่ยงความสับสนโดยตรวจสอบรายละเอียดการประชุมก่อนส่งการแจ้งเตือนของคุณ แอปพลิเคชันอีเมลบางรายการจะบันทึกคำขอประชุมทั้งหมดในปฏิทินและเพิ่มการประชุมที่ขัดแย้งหรืออัปเดต (ไม่แทนที่การนัดหมายที่ล้าสมัย)