เมื่อถึงจุดหนึ่งในอาชีพของคุณคุณอาจต้องเขียนรายงานธุรกิจ โดยปกติแล้วรายงานธุรกิจจะเน้นที่โครงการหรือส่วนประกอบเฉพาะของ บริษัท นำเสนอสิ่งที่คุณพบและให้คำแนะนำแก่ผู้อ่านที่ต้องการ
การวางแผนและการเขียนรายงานทางธุรกิจที่เหมาะสมที่เข้าถึงผู้ชมที่ต้องการและกระตุ้นให้ผู้อ่านใช้การวางแผนการวิจัยและความมุ่งมั่นสู่ความสำเร็จของรายงาน ในขณะที่รูปแบบการเขียนรายงานธุรกิจเฉพาะที่คุณใช้ควรสะท้อนถึงสไตล์การเขียนและบุคลิกภาพส่วนบุคคลของคุณรวมถึงบุคลิกภาพของ บริษัท แต่มีเคล็ดลับการเขียนรายงานที่มีประโยชน์ซึ่งทุกคนสามารถใช้ได้
ชี้แจงวัตถุประสงค์ของรายงาน
เคล็ดลับการเขียนรายงานมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าการกำหนดและชี้แจงวัตถุประสงค์ของรายงาน ทำสิ่งนี้ในช่วงต้นของรายงานให้เร็วที่สุดเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาและพลังงานกับปัญหาที่ไม่จำเป็น รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดทำรายงานที่เชื่อถือได้ บางครั้งสิ่งนี้อาจหมายถึงการพูดคุยกับผู้คนที่เกี่ยวข้องหรืออาจเกี่ยวข้องกับการทำโครงการวิจัย
ตัวอย่าง:
รายงานนี้กล่าวถึงเทคนิคการตลาดที่เราใช้ในช่วงห้าปีที่ผ่านมาเพื่อรับลูกค้าใหม่ จากการวิเคราะห์เทคนิคการใช้จ่ายเงินและจำนวนลูกค้าใหม่ที่เราได้รับจากลูกค้าแต่ละรายฉันต้องการแนะนำการตลาดเฉพาะสามประเภทในอนาคต
จัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ จำกัด ข้อมูลของคุณไว้ที่วัตถุประสงค์ของรายงานธุรกิจ อย่าปล่อยให้ขอบเขตของรายงานขยายเนื่องจากอาจทำให้รูปแบบรายงานธุรกิจของคุณเสื่อมเสีย หากวัตถุประสงค์ของรายงานคือการแนะนำสามหัวข้อเฉพาะของเทคนิคการตลาดให้จดจ่ออยู่กับเทคนิคทั้งสามและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่าง:
ตามที่คุณเห็นจากการวิจัยของฉันนี่เป็นเทคนิคการตลาดสามอันดับแรกที่ฉันแนะนำ พวกเขาคุ้มค่าที่สุดในการนำลูกค้าใหม่จำนวนมากมาใช้
รู้ว่าผู้ชมรูปแบบรายงานธุรกิจ
คุณต้องเข้าใจว่าคุณกำลังเขียนถึงใครและเพื่อพิจารณาว่าจะจัดการกับกลุ่มเป้าหมายนี้ได้ดีที่สุดอย่างไร กำหนดโทนสีทัศนคติและความสำคัญที่มุ่งเน้นไปที่ผู้อ่านของคุณ แม้ว่าคุณควรจะมีความเป็นมืออาชีพในรูปแบบการเขียนรายงานธุรกิจของคุณ แต่ระดับของรายละเอียดที่คุณระบุอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าใครกำลังอ่านรายงานอยู่
หากคุณกำลังเขียนถึงผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท คุณอาจต้องการรวมจำนวนที่ชัดเจนมากขึ้นและการวิจัยและมีรายละเอียดเพิ่มเติมในคำอธิบายของคุณ หากคุณเขียนถึงทีมการตลาดที่เข้าใจศัพท์แสงทางการตลาดคุณอาจใช้รูปแบบรายงานธุรกิจที่มีโทนสีที่ผ่อนคลายมากขึ้นและพูดถึงเทคนิคที่คุณเคยใช้ในอดีต
กระตุ้นผู้ชมของคุณ
จัดทำรายงานธุรกิจโดยใช้คำพูดที่คาดเดายากซึ่งจะกระตุ้นให้ผู้ชมของคุณ สร้างประโยคที่มีประสิทธิภาพและจัดเรียงอย่างดี แต่คงความเป็นจริงตามสไตล์การเขียนรายงานธุรกิจส่วนตัวของคุณ ผู้ชมของคุณบางคนอาจสแกนรายงานเท่านั้นดังนั้นเลือกรูปแบบรายงานธุรกิจที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยพื้นที่สีขาวมากมายหัวข้อที่ดีหัวข้อและคำบรรยายและย่อหน้าสั้น ๆ
ตัวอย่าง:
สามเทคนิคการตลาดนักฆ่า
เราสามารถรับลูกค้าเพิ่มขึ้น 35% และประหยัดเงินโดยใช้เทคนิคการตลาดสามขั้นตอนต่อไปนี้:
- จดหมายข่าวทางอีเมลรายเดือนที่ให้เนื้อหาที่มีประโยชน์
- โปรโมชั่นรายไตรมาสในห้าง
- การโฆษณาในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น
พิสูจน์อักษรก่อนส่ง
หนึ่งในเคล็ดลับการเขียนรายงานที่สำคัญที่สุดคือการพิสูจน์แก้ไขและแก้ไขก่อนที่คุณจะเผยแพร่รายงาน การอ่านตาสองชุดในรายงานเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณชัดเจน ปล่อยให้ตัวเองมีเวลาเหลือเฟือในการแก้ไขและแก้ไขรายงานก่อนถึงกำหนด อย่าเร่งขั้นตอนนี้ เมื่อคุณแจกจ่ายรายงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารและเอกสารแนบทั้งหมดรวมอยู่และทุกคนได้รับ
