บันทึกช่วยจำเงินเดือนให้ข้อมูลกับพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใหม่ในนโยบายของ บริษัท และเตือนพนักงานเกี่ยวกับนโยบายปัจจุบัน ตัวอย่างเช่นหากพนักงานลืมที่จะลงนามในบัตรลงเวลาของพวกเขาเป็นประจำบันทึกสั้น ๆ สามารถเตือนพวกเขาถึงความต้องการ หากวันหยุดเช็คจะเปิดให้เช็คอินหนึ่งวันก่อนกำหนดคุณสามารถใช้บันทึกเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบ ส่งบันทึกช่วยจำให้กับบุคลากรที่จำเป็นเท่านั้น แผนกบัญชีเงินเดือนควรรวมบันทึกช่วยจำเงินเดือนกับบัญชีเงินเดือนพนักงานหรืองบกำไรขาดทุนเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับบันทึกช่วยจำ
เขียนหัวเรื่อง รวมวันที่ผู้รับจากและหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น: 12/01/2020 ถึง: พนักงานทุกคนจาก: แผนกเงินเดือนเรื่อง: วันเงินเดือนเริ่มต้น
เขียนเนื้อหาของบันทึก นี่คือเหตุผลของคุณในการเขียนบันทึก ตัวอย่างเช่น "เนื่องจากวันหยุดคริสต์มาสจะมีการตรวจสอบบัญชีเงินเดือนในวันที่ 23" เว้นวรรคหนึ่งย่อหน้าของคุณและถ้าบันทึกของคุณมีมากกว่าหนึ่งรายการให้เว้นวรรคสองย่อหน้าหลังแต่ละย่อหน้า
เขียนปิดของคุณ ในขณะที่คุณไม่จำเป็นต้องเป็นทางการเหมือนในจดหมายธุรกิจให้แนบคำแถลงการณ์ปิดผนึกและชื่อแผนกของคุณ ตัวอย่างเช่น "หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อแผนกบัญชีเงินเดือนขอขอบคุณ" รวมหมายเลขโทรศัพท์หากแผนกของคุณมีนามสกุลเป็นของตัวเอง
เคล็ดลับ
-
โปรดคำนึงถึงเมื่อคุณส่งบันทึกช่วยจำให้กับพนักงานทุกคนเพื่อเตือนพวกเขาถึงนโยบายของ บริษัท ว่าพนักงานบางคนกำลังดำเนินการอย่างถูกต้องเพื่อให้คุณไม่ต้องการใช้คำบันทึกช่วยจำอย่างรุนแรง ตัวอย่างเช่น "เพียงแค่เตือนความจำอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท ที่พนักงานต้องลงนามในบัตรลงเวลาของพวกเขาขอบคุณ!" การแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงนโยบายควรตรงไปตรงมาและตรงประเด็น แต่ให้ข้อมูลที่ติดต่อของคุณเพื่อสอบถาม ตัวอย่างเช่น "เริ่มต้น 02/28/12 พนักงานจะต้องชำระเงินคืนเป็นรายสัปดาห์หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อ Susie ที่ส่วนขยาย 210 ขอบคุณ" หากคุณส่งสำเนาของบันทึกช่วยจำไปยังบุคคลอื่นเช่นเจ้าของ บริษัท ให้ใส่บรรทัด CC ด้านล่างชื่อเรื่องของชื่อบุคคลนั้น มหาวิทยาลัย Texas A & M ขอแนะนำให้ใช้หัวเรื่องย่อยสำหรับบันทึกช่วยจำที่มีความยาวเกินสามย่อหน้า ใช้หัวจดหมายของ บริษัท ในบันทึกช่วยจำของคุณเพื่อช่วยให้ผู้อ่านทราบว่าเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการ รับการอนุมัติจากผู้จัดการแผนกหรือเจ้าของ บริษัท ก่อนส่งบันทึกช่วยจำ
การเตือน
บันทึกที่เขียนด้วยแบบอักษรที่ผิดปกติอาจอ่านยากและดูไม่เป็นมืออาชีพ ใช้แบบอักษรมาตรฐานและทำให้ข้อความเป็นตัวเว้นระยะขอบซ้ายเพื่อให้อ่านง่ายขึ้นแม้ว่าบันทึกนั้นเป็นคำร้องเรียนให้ระวังคำที่คุณเลือกเมื่อเขียน รักษาความเป็นมืออาชีพของคุณตลอดเวลา
