ระบบติดตามการต่ออายุการรับรองของพนักงานนั้นมีความสำคัญไม่เพียง แต่สำหรับการส่งการต่ออายุตามกำหนดเวลาซึ่งอาจจำเป็นในการทำงานต่อไป แต่ยังรวมถึงการตัดสินใจเกี่ยวกับการเพิ่มค่าจ้างและการเลื่อนตำแหน่ง ในกรณีส่วนใหญ่การติดตามทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าการใช้ไฟล์ตัวแทนหรือเขียนวันที่ต่ออายุในปฏิทิน แม้ว่าตัวเลือกอิเล็กทรอนิกส์อาจรวมถึงซอฟต์แวร์การตั้งเวลาพิเศษคุณยังสามารถสร้างระบบของคุณเองโดยใช้ตัวเลือกปฏิทินในซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานเช่น Microsoft Outlook หรือ Google ปฏิทิน
กำหนดวันที่เป็นงาน
ป้อนวันที่สองวันสำหรับแต่ละการรับรอง - และพนักงานแต่ละคน - เพื่อให้แน่ใจว่าการต่ออายุเป็นไปตามกำหนดเวลา วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้ตัวเลือกงานเพื่อสร้างงานในแต่ละวัน ตัวเลือกนี้สามารถใช้ได้กับทั้ง Microsoft Outlook และ Google Calendar กำหนดวันที่สำหรับงานแรกหนึ่งสัปดาห์ก่อนวันที่ต่ออายุจริง นี่คือวันที่พนักงานควรเริ่มทำงานในการรวบรวมข้อมูลการต่ออายุและการกรอกแบบฟอร์ม สำหรับภารกิจที่สองให้ป้อนวันที่ที่คุณจะส่งข้อมูล ในทั้งสองกรณีงานจะแสดงในวันที่ถูกต้องในปฏิทินของคุณ
เตือนตัวเอง
Microsoft Outlook มีตัวเลือกเตือนความจำที่คุณสามารถตั้งค่าได้หลังจากป้อนข้อมูลวันที่ต่ออายุในงานใหม่ ทำเครื่องหมายถูกในกล่องเตือนความจำและเลือกวันที่และเวลาที่คุณต้องการให้เสียงเตือนเล่น แม้ว่างานใน Google ปฏิทินจะไม่มีระบบเตือนความจำอัตโนมัติ แต่คุณสามารถเรียงลำดับงานตามวันที่และพิมพ์รายการงานประจำวันได้จากเมนูการทำงาน
