งบประมาณเครื่องใช้สำนักงานคือรายละเอียดของต้นทุนที่สามารถใช้เป็นแผนการใช้จ่าย ในรูปแบบลายลักษณ์อักษรงบประมาณจะระบุว่า บริษัท จะใช้เงินทุนที่กำหนดไว้สำหรับวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในการดำเนินงานในสำนักงานอย่างไร แผนควรเป็นจริงเพื่อให้สามารถเข้าใจได้ง่ายและปฏิบัติตาม งบประมาณอุปกรณ์สำนักงานเป็นเครื่องมือที่จำเป็นในการประเมินค่าใช้จ่ายโดยรวมของธุรกิจ การเตรียมงบประมาณจะช่วยให้คุณสามารถจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพและรักษาช่วงค่าใช้จ่ายการดำเนินงานที่เหมาะสมซึ่งจะไม่เกินรายได้ทางธุรกิจ งบประมาณจัดหาสำนักงานพื้นฐานโดยทั่วไปจะรวมเฉพาะค่าใช้จ่ายที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ งบประมาณสามารถเพิ่มขึ้นได้ตามเวลาที่ต้องการในขณะที่ธุรกิจเติบโต
ตรวจสอบรายการอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ สร้างสเปรดชีตเพื่อแสดงรายการเช่นปากกากระดาษหลากหลายชนิดเครื่องหมายดินสอหมึกเครื่องพิมพ์ลวดเย็บกระดาษและลวดเย็บกระดาษคลิปหนีบกระดาษโฟลเดอร์แฟ้มอุปกรณ์ส่งจดหมายซองจดหมายและเทป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมรายการที่เฉพาะเจาะจงกับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณให้ข้อมูลสำรองหรือจัดการกับที่เก็บข้อมูลสื่อคุณจะต้องใช้ซีดีหรือดีวีดีและวัสดุและอุปกรณ์พิเศษอื่น ๆ
ตรวจสอบต้นทุนของรายการและรับผลรวมปริมาณรายเดือนสำหรับแต่ละรายการ จัดทำเอกสารการคำนวณในสเปรดชีต เพิ่มหมายเลขบุคคลทั้งหมดสำหรับแต่ละรายการเข้าด้วยกันเพื่อรวมงบประมาณรายเดือน จากนั้นคูณผลรวมรายเดือน 12 ด้วยจำนวนงบประมาณการจัดหาอุปกรณ์สำนักงานรายปี เพิ่มอีก 10 เปอร์เซ็นต์สำหรับการขยาย
วิจัยผู้ขายอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ เพื่อค้นหาราคาที่คุ้มค่าที่สุด สร้างสเปรดชีตแยกต่างหากเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลจากผู้ขายต่างๆสำหรับรายการที่คุณใช้เป็นประจำเพื่อทำธุรกิจ ผู้จำหน่ายอิสระมักจะเสนอราคาให้คุณพิจารณา คำนวณการประเมินผู้ขายสำหรับต้นทุนเฉลี่ยรายเดือนโดยประมาณ รวมข้อมูลนี้บวก 10 เปอร์เซ็นต์ไว้ในสเปรดชีต
เปรียบเทียบประมาณการผู้ขายทั้งหมดกับประมาณการปัจจุบันและต้นฉบับของคุณ สร้างสำเนาสเปรดชีตประมาณการดั้งเดิมจากขั้นตอนที่ 1 เพื่อใช้ในการพิจารณาการเปลี่ยนแปลงราคา ใช้สเปรดชีตใหม่เป็นเทมเพลตสำหรับงบประมาณปัจจุบันของคุณ ปรับการกำหนดราคาสำหรับสินค้าที่พบน้อยกว่าที่ผู้ขายที่แตกต่างกัน สังเกตผู้ขายราคาและวันที่ในสเปรดชีตสำหรับการติดตามในอนาคต พิจารณาแต่ละรายการในรายการและกำจัดรายการที่ไม่จำเป็นจริงๆ
ประเมินและทบทวนงบประมาณเป็นรายเดือน ลองใช้เครื่องมืองบประมาณเช่น Microsoft เสนอให้จัดการการเงินเครื่องใช้สำนักงาน พัฒนาระบบสำหรับตรวจสอบงบประมาณวัสดุสำนักงานอย่างสม่ำเสมอ ปรับและทบทวนการกำหนดราคาและการใช้อุปทานเป็นประจำ ปรับงบประมาณตามผลการวิจัยใหม่และตัดแต่งเมื่อทำได้ หากการจ่ายเกินกำหนดเกิดขึ้นให้ทำตามขั้นตอนเพื่อค้นหาการลดลงในวิธีอื่นโดยใช้ประโยชน์จากการขายและข้อเสนอจากผู้ขายรายอื่น
