ใบแจ้งหนี้การขายในข้อกำหนดการบัญชีคืออะไร?

ดังนั้นคุณจะได้รับคำสั่งซื้อและส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ลูกค้าร้องขอ ขอแสดงความยินดี! ถัดไปคุณจะต้องให้ลูกค้าชำระเงิน กระบวนการรวบรวมเงินเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้ที่ส่งถึงลูกค้าโดยแสดงจำนวนเงินที่ต้องชำระและเงื่อนไขการชำระเงิน การเตรียมใบแจ้งหนี้จะสร้างบัญชีลูกหนี้นี่คือสิ่งที่มีค่าสำหรับธุรกิจของคุณซึ่งอยู่ในอันดับสูงในรายการทรัพย์สินของคุณเพราะแปลงเป็นเงินสดได้ง่าย

เคล็ดลับ

• ในแง่บัญชีการเตรียมใบแจ้งหนี้จะสร้างบัญชีลูกหนี้ ทันทีที่ชำระเงินแล้วใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็นเงินสด

การกำหนดใบกำกับสินค้าการขาย

ใบแจ้งหนี้การขายเป็นเอกสารทางธุรกิจที่จัดทำขึ้นเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการขอรับการชำระเงินจากลูกค้าสำหรับสินค้าหรือบริการที่คุณให้มา ใบแจ้งหนี้มีรายละเอียดที่สำคัญเช่นผลิตภัณฑ์ปริมาณราคาและเงื่อนไขการชำระเงินเช่นรายละเอียดธนาคารของ บริษัท เท่าที่เอกสารไปเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างและเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุด ใบแจ้งหนี้กำหนดภาระผูกพันของลูกค้าในการชำระเงิน โดยการออกใบแจ้งหนี้คุณกำลังตรวจสอบสัญญาที่มีอยู่ระหว่างคุณและลูกค้าและว่าคุณได้ทำการต่อรองราคาเรียบร้อยแล้ว เมื่อลูกค้าตกลงกับใบแจ้งหนี้ลูกค้าจะต้องชำระหนี้ตามกฎหมาย

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินคืออะไร?

มันคุ้มค่าที่จะทำความเข้าใจคำศัพท์ ณ จุดนี้เนื่องจากมักจะมีความสับสนมากมายเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้คืออะไรและใบเรียกเก็บเงินคืออะไร ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งจากผู้ขายถึงลูกค้าเสมอโดยหวังว่าจะได้รับการชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนด ดังนั้นเมื่อคุณจัดหาสินค้าและบริการคุณจะต้องสร้างใบแจ้งหนี้เสมอ การเรียกเก็บเงินเป็นสิ่งที่ลูกค้าต้องจ่าย ดังนั้นใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างขึ้นในด้านของลูกค้าของรั้วจึงเป็นใบเรียกเก็บเงิน เป็นเอกสารเดียวกัน แต่มีชื่อแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังจ่ายเงินหรือรับเงิน

ในแง่ของการบัญชีความแตกต่างนี้มีความสำคัญ ทั้งคุณและลูกค้าจะใช้ใบแจ้งหนี้เดียวกันเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำบัญชี แต่ในขณะที่ลูกค้าจะใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อบันทึกเงินที่ต้องออกจากธุรกิจซึ่งเรียกว่าบัญชีเจ้าหนี้คุณจะใช้มันเพื่อบันทึกเงินที่จะเข้ามาในธุรกิจซึ่งเรียกว่าบัญชีลูกหนี้

ต้องมีข้อมูลอะไรบ้างในใบแจ้งหนี้การขาย?

โดยทั่วไปคุณสามารถแบ่งใบแจ้งหนี้ออกเป็นสองส่วน ได้แก่ ส่วนหัวใบแจ้งหนี้และแกนการเรียกเก็บเงิน ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ประกอบด้วย:

• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย

• ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ

• วันที่ของใบแจ้งหนี้ - สิ่งนี้สำคัญมาก! นาฬิกาเริ่มฟ้องลูกค้าในวันที่ใบแจ้งหนี้ หากคุณมีเวลา จำกัด ในการชำระเงินซึ่งคุณควรรวมถึงวันที่จะทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับเวลาที่การชำระเงินถึงกำหนด

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

• หมายเลข PO หากคุณใช้ระบบใบสั่งซื้อเพื่อควบคุมการซื้อธุรกิจของคุณ

แกนการเรียกเก็บเงินประกอบด้วย:

• คำอธิบายโดยละเอียดของบริการที่แสดงหรือผลิตภัณฑ์ที่ให้มารวมถึงปริมาณและราคา

• ภาษีการขายใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง

• ราคารวมที่ครบกำหนด

• ข้อกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงิน ตัวอย่างเช่นคุณอาจระบุ "net 30" ซึ่งหมายความว่าจำนวนเงินทั้งหมดจะครบกำหนดใน 30 วัน

• วิธีการชำระเงินเช่นรายละเอียดบัญชีธนาคารหรือชื่อของบุคคลที่ลูกค้าสามารถส่งเช็ค

ใบแจ้งหนี้การขายในข้อกำหนดการบัญชีคืออะไร?

ธุรกิจจำนวนมากมีจำนวนลูกค้าที่ไม่จ่ายทันที หากคุณใช้วิธีการคงค้างของการบัญชีใบแจ้งหนี้คุณจะได้รับการบันทึกรายได้เมื่อคุณได้รับไม่ใช่เมื่อเงินได้มาถึงบัญชีธนาคารของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการวิธีการบันทึกรายได้ที่คุณมีสิทธิ์ได้รับ แต่ยังไม่ได้รับ ใบแจ้งหนี้การขายในแง่บัญชีคือ "บัญชีลูกหนี้" หรือ "A / R" ลูกหนี้การค้าเป็นตัวแทนของการชำระเงินทั้งหมดที่เกิดจากธุรกิจของคุณที่ยังไม่ได้รับชำระโดยลูกค้า

หากคุณคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำจริง ๆ เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้คือการขยายเครดิตปลอดดอกเบี้ยของลูกค้าในช่วงเวลาสั้น ๆ คุณอนุญาตให้พวกเขาได้รับสินค้าหรือบริการก่อนชำระเงินตามความเชื่อถือที่จะชำระเงิน ณ วันที่ชำระเงิน ลูกหนี้การค้าเป็นเพียงวิธีหนึ่งในการบันทึกความเชื่อถือนี้

คุณบันทึกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

A / Rs มีค่าอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับธุรกิจของคุณเพราะเมื่อพวกเขาได้รับเงินพวกเขาจะเปลี่ยนเป็นเงินสดทันที ดังนั้นคุณจะบันทึกเป็นสินทรัพย์ในงบดุลของ บริษัท เป็นเรื่องปกติที่จะจัดทำรายการสินทรัพย์ตามลำดับสภาพคล่องซึ่งวัดความรวดเร็วว่าบางสิ่งสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ ดังนั้นจากสินทรัพย์ทางธุรกิจของคุณเงินสดเป็นสภาพคล่องมากที่สุดและสินทรัพย์เช่นอสังหาริมทรัพย์หุ้นในกองทุนเฮดจ์ฟันด์และการลงทุนทางเลือกอื่น ๆ นั้นมีสภาพคล่องน้อยที่สุดเนื่องจากรายการเหล่านี้ขายได้ยากกว่ามาก

บัญชีลูกหนี้แสดงเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนเนื่องจากการชำระเงินนั้นเกิดจากลูกค้าภายในหนึ่งปีหรือน้อยกว่า และเนื่องจากพวกเขาเปลี่ยนเป็นเงินสดทันทีที่มีการชำระใบแจ้งหนี้ A / Rs จึงเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องมากที่สุดของคุณ โดยทั่วไปคุณจะแสดงรายการไว้ด้านล่างเงินสดในงบดุลและตัวเลขที่คุณแทรกนั้นเป็นจำนวนเงินรวมของใบแจ้งหนี้คงค้างทั้งหมดของคุณ

ความแตกต่างระหว่างบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้คืออะไร

ด้านพลิกของบัญชีลูกหนี้เป็นเจ้าหนี้ A / Ps เกิดขึ้นเมื่อคุณเป็นหนี้เงินซัพพลายเออร์ของคุณเพราะคุณยังไม่ได้ชำระเงิน ในฐานะรายการทางบัญชีรายการนี้แสดงถึงภาระผูกพันของคุณในการชำระหนี้ระยะสั้น เพื่อแสดงภาพลองนึกภาพผู้ขายส่งกรณีของเครื่องมือและไม่กี่วันต่อมาส่งใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่าย $ 500 คุณมีภาระผูกพันที่จะต้องจ่ายเงินนี้ดังนั้นคุณจึงบันทึก $ 500 เป็นเดบิตในคอลัมน์บัญชีเจ้าหนี้และเครดิต $ 500 พร้อมกันสำหรับค่าใช้จ่ายวัตถุดิบซึ่งโดยปกติจะแสดงรายการเป็นต้นทุนขาย ซัพพลายเออร์ของคุณกำลังรอรับการชำระเงินดังนั้นจึงบันทึกใบแจ้งหนี้ไว้ในคอลัมน์บัญชีลูกหนี้

จากนั้นเมื่อคุณเขียนเช็คเพื่อชำระบิลคุณจะป้อนเครดิต $ 500 ลงในคอลัมน์บัญชีเจ้าหนี้และเดบิต $ 500 ไปยังบัญชีตรวจสอบ หากใครก็ตามที่ดูงบกำไรขาดทุนของคุณพวกเขาสามารถดูจำนวนเงินทั้งหมดที่ธุรกิจดำเนินการอยู่ในตั๋วเงินที่ยังไม่ได้ชำระ

เกิดอะไรขึ้นถ้าลูกค้าไม่ชำระเงิน

ในโลกอุดมคติลูกค้าทั้งหมดของคุณจะจ่ายใบแจ้งหนี้ทั้งหมดตรงเวลาทุกครั้ง ในโลกแห่งความเป็นจริงลูกค้าจ่ายช้าและบางคนไม่จ่ายเลย ปัญหาที่นี่คือรายการบัญชีลูกหนี้ของคุณควรจะแสดงยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่จะแปลงเป็นเงินสดในอนาคตอันใกล้ หากลูกค้าไม่ได้ชำระเงินเป็นเวลา 90, 120 หรือ 360 วัน - หรือไม่จ่ายเลยสิ่งนี้จะบิดเบือนความแม่นยำของงบดุลของคุณ

การติดตามหนี้อันดับหนึ่งคือการชำระหนี้ที่นานกว่านั้นยากที่จะเก็บเงินได้ การคำนวณที่สำคัญอย่างหนึ่งสำหรับธุรกิจใด ๆ คือการพิจารณาอายุใบแจ้งหนี้ของคุณโดยกระบวนการที่เรียกว่า "อายุ" หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจหมวดหมู่ปกติสำหรับรายงานประเภทนี้ ได้แก่:

• ปัจจุบัน: ครบกำหนดทันที

• 1 ถึง 30 วัน: ครบกำหนดภายใน 30 วันถัดไป

• ค้างชำระ 31 ถึง 60 วัน

• เกินกำหนด 61 ถึง 90 วัน

• ค้างชำระเกิน 91 วันขึ้นไปและเพิ่มขึ้น 30 วัน

วัตถุประสงค์ของการชราภาพคือเพื่อดูว่าใบแจ้งหนี้ใดที่จำเป็นต้องติดตามเช่นการโทรหาลูกค้าหรือส่งบัญชีไปยัง บริษัท ตัวแทนจัดเก็บ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลเชิงลึกว่าคุณกำลังรวบรวมการชำระเงินช้าเกินไปและรับความเสี่ยงด้านเครดิตมากเกินไปหรือไม่ หากลูกหนี้หยดช้าเกินไปคุณอาจจบลงด้วยปัญหากระแสเงินสดที่สำคัญและต้องยืมเงินเพื่อตอบสนองค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานประจำวันของคุณ