หากคุณวางแผนที่จะทำงานเป็นเลขานุการหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหารคุณต้องแน่ใจว่าคุณมีทักษะที่เหมาะสม บทบาทของเลขานุการและผู้ช่วยฝ่ายบริหารมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาและทักษะที่บุคคลเหล่านั้นต้องการได้รับการพัฒนาเช่นกัน การเข้าใจทักษะและความสามารถใดที่สำคัญที่สุดจะทำให้การค้นหางานของคุณง่ายขึ้นและประสบความสำเร็จมากขึ้น
ทักษะทางคอมพิวเตอร์
งานเลขานุการส่วนใหญ่จะทำบนคอมพิวเตอร์ดังนั้นเลขานุการจะต้องมีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ที่มั่นคง ทักษะเหล่านั้นรวมถึงความสามารถในการใช้แพ็คเกจซอฟต์แวร์สำนักงานใหญ่เช่น Microsoft Office ผู้ที่จะเป็นเลขานุการควรคุ้นเคยกับ Microsoft Office รุ่นต่างๆหลายรุ่นเนื่องจาก บริษัท บางแห่งไม่ใช้รุ่นล่าสุด
ทักษะการสื่อสารที่ดี
เลขานุการจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่งทั้งในการเขียนและการพูด เลขานุการมักถูกเรียกร้องให้สื่อสารในนามของหัวหน้าของพวกเขาและพวกเขาต้องสามารถนำเสนอตัวเองและนายจ้างของพวกเขาในแง่ที่เป็นไปได้ที่ดีที่สุด เลขานุการมักถูกขอให้เขียนจดหมายโดยมีคำสั่งเพียงเล็กน้อยจากหัวหน้าของพวกเขา นั่นหมายความว่าพวกเขาจะต้องมีความสามารถในการใช้ภาษาอังกฤษอย่างดีเยี่ยมและมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจและรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่เหมาะสม ความต้องการการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมครอบคลุมทุกพื้นที่ตั้งแต่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการเช่นอีเมลและการส่งข้อความด่วนไปจนถึงข้อเสนอทางธุรกิจและจดหมายทางการ
ทักษะการพิมพ์และการบริหาร
เลขานุการจำเป็นต้องมีทักษะการพิมพ์ที่แข็งแกร่งมากเนื่องจากส่วนหนึ่งของวันของพวกเขาคือการใช้ตัวอักษร, บันทึก, อีเมลและการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอื่น ๆ นายจ้างหลายคนต้องการให้ผู้สมัครเลขานุการทำการทดสอบการพิมพ์ดังนั้นเตรียมตัวและฝึกฝนทักษะการพิมพ์ของคุณก่อนการสัมภาษณ์ เลขานุการหลายคนทำหน้าที่บริหารเช่นบัญชีพื้นฐานและบัญชีเงินเดือน ทักษะทางคณิตศาสตร์ที่แข็งแกร่งมีความสำคัญในวิชาชีพเลขานุการดังนั้นการสร้างเสริมทักษะเหล่านั้นจึงมีความสำคัญมาก
ทักษะคน
ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเลขานุการหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหาร บุคคลเหล่านี้ทำงานร่วมกับแผนกต่าง ๆ เป็นประจำและพวกเขาจำเป็นต้องสามารถติดต่อกับทุกคนในองค์กรเพื่อทำงานของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เลขานุการยังทำงานร่วมกับผู้ที่อยู่นอกองค์กรซึ่งมักจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนสำหรับเจ้านายของพวกเขา ทัศนคติที่เป็นมิตรและความสามารถในการเข้ากับคนอื่นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับงานนี้
