เมื่อองค์กรหรือหน่วยงานรัฐบาลเช่นเมืองและเขตปกครองต้องการสินค้าหรือบริการพวกเขาต้องการได้รับข้อเสนอที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ได้การต่อรองที่ดีที่สุดพวกเขาจะออกเอกสารการเรี่ยไรที่เรียกว่าคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP), ขอใบเสนอราคา (RFQ) หรือร้องขอการเสนอราคา (RFB) เอกสารทางกฎหมายเหล่านี้เชิญชวนให้ บริษัท ประมูลสินค้าหรือบริการที่ต้องการ เมื่อต้องการใช้วัสดุเหล่านี้อย่างรวดเร็วการเสนอราคาอาจได้รับการยอมรับเพียงไม่กี่วัน หากเป็นกรณีนี้องค์กรหรือหน่วยงานของรัฐอาจร้องขอให้ผู้ประมูลดำเนินการให้แล้วเปิดบันทึกการเสนอราคาแทนการเสนอราคาเต็มซึ่งอาจมีหลายหน้ายาว
จดหมายเลขประมูลลงในช่องหรือในบรรทัดที่มีข้อความกำกับว่า "หมายเลขประมูล" สิ่งนี้จะแจ้งให้องค์กรหรือหน่วยงานรัฐบาลร้องขอการเสนอราคาอย่างแน่นอนว่าคุณกำลังประมูลโครงการใดอยู่ รวมวันที่ที่คุณกรอกหมายเลขเสนอราคาลงในกล่องหรือบรรทัดที่มีข้อความ "วันที่"
เขียนชื่อเรื่องของการเสนอราคาในกล่องหรือบนบรรทัดที่มีข้อความ "ชื่อโครงการ" หรือ "ชื่อเรื่อง" สามารถพบได้ในหน้าแรกของเอกสารการชักชวน เขียนที่ตั้งของโครงการในกล่องหรือบนบรรทัดชื่อ "ที่ตั้ง" หากคุณกำลังเสนอราคาเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์ตำแหน่งที่คุณจะส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้
รวมถึงข้อมูล บริษัท ของคุณ มีช่องหรือบรรทัดสำหรับเขียนชื่อ บริษัท หมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่และชื่อพนักงานที่เขียนและอนุมัติการเสนอราคา
เขียนประเภทของงานที่ต้องการในกล่องหรือบนบรรทัดที่มีข้อความ "ประเภทของงาน" ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเสนอราคาเพื่อให้บริการการจัดการการก่อสร้างเขียน "การจัดการการก่อสร้าง"
เขียนสิ่งที่คุณจะมอบให้กับองค์กรหรือหน่วยงานของรัฐภายใต้หัวข้อ "รวมงาน" สำหรับแต่ละบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่มีให้เขียนจำนวนเงินที่คุณร้องขอให้จ่ายภายใต้หัวข้อ "จำนวนเงินประมูล" ทางด้านขวาของส่วน "รวมงาน" รวมคอลัมน์ "จำนวนเงินที่เสนอ" ขึ้นในช่องหรือบรรทัด "การเสนอราคาทั้งหมด"
ทำส่วน "รับทราบของภาคผนวก" ให้สมบูรณ์ ภาคผนวกนั้นออกให้โดยองค์กรหรือหน่วยงานของรัฐเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารการชักชวน รวมจำนวนของภาคผนวกในส่วนนี้และวันที่ออก ข้อมูลนี้อยู่ที่ภาคผนวกส่วนบุคคล ไม่มีภาคผนวกที่ออกให้เสมอ; เว้นส่วนนี้ว่างไว้หากไม่มีภาคผนวก
