อีเมลได้กลายเป็นวิธีการสื่อสารมาตรฐานสำหรับธุรกิจและผู้ที่สื่อสารกับธุรกิจ ที่กล่าวว่ามีบางครั้งที่จำเป็นต้องมีจดหมายธุรกิจแบบมืออาชีพ สิ่งนี้อาจเป็นการหางานทำข้อเสนอทางธุรกิจหรือแม้แต่เหตุผลทางกฎหมาย จัดรูปแบบจดหมายให้เหมาะสมเพื่อโอกาสในการได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด รูปแบบธุรกิจปัจจุบันใช้ตัวอักษร "รูปแบบบล็อก" สำหรับธุรกิจมากกว่า "รูปแบบการเยื้อง" ที่ใช้กับตัวอักษรที่เป็นทางการน้อยกว่า
สร้างหัวจดหมาย
หัวจดหมายให้ข้อมูลของคุณรวมถึงชื่อของคุณชื่อธุรกิจ (ถ้ามี) ที่อยู่และข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่นหมายเลขโทรศัพท์โทรสารและอีเมล โปรแกรมประมวลผลคำคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่เปิดส่วน "header" โดยดับเบิลคลิกที่นิ้วด้านบนของหน้าไฟล์เปล่า ในรูปแบบบล็อกไม่มีการเยื้องหรืออยู่ตรงกลางของข้อมูล มันเป็นเพียงบล็อกข้อมูลตามระยะขอบซ้าย ส่วนหัวนี้ใช้เฉพาะในหน้าแรก
หากคุณไม่สามารถสร้างหัวจดหมายในส่วนหัวคุณมีสองตัวเลือก ย้ายหัวจดหมายไปที่เนื้อหาหลักเป็นบล็อกแรกหรือวางวันที่ก่อนหน้าพร้อมข้อมูลการติดต่อของคุณระหว่างวันที่และข้อมูลของผู้รับ
วันที่ที่อยู่และคำทักทาย
วันที่ที่อยู่และทักทายเป็นสามช่วงตึกแรกในส่วนหน้าจดหมายหลัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้อยู่ในส่วนหัวโดยคลิกที่หน้าเนื้อหาหลัก บรรทัดแรกคือวันที่จัดรูปแบบโดยการสะกดเดือนที่มีวันและปีต่อไปนี้ตัวอย่างเช่น 10 พฤษภาคม 2017
เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างวันที่และบล็อกที่อยู่ของผู้รับ รวม "Mr. ", "Ms. " หรือ "นาง" ที่ใช้บังคับ. ใช้ที่อยู่เต็มและข้อมูลติดต่อวางข้อมูลถนนในหนึ่งบรรทัดและเมืองรัฐในถัดไป ข้ามบรรทัดสำหรับคำทักทายที่ตามด้วยเครื่องหมายโคลอนเช่น "Dear Ms. Smith:"
จัดรูปแบบเนื้อความของจดหมาย
ระหว่างที่อยู่และคำทักทายหรือหลังคำปราศรัยคุณสามารถรวมการอ้างอิงสำหรับจดหมายสรุปหัวข้อเช่น "RE: ตำแหน่งหัวหน้างาน" ดำเนินการต่อเพื่อเขียนเนื้อหาของจดหมาย ใช้แบบอักษรอนุรักษ์นิยม 10 หรือ 12 จุดเช่น Times New Roman, Cambria หรือ Arial ย่อหน้าจะไม่เยื้องวางตำแหน่งบนระยะขอบด้านซ้ายและคั่นด้วยช่องว่างหนึ่งบรรทัด ระยะขอบควรเป็นหนึ่งนิ้วในทุกด้านของเอกสาร
ย้ายไปหน้าสอง
รวมข้อมูลการติดต่อของหัวจดหมายบนหน้าแรกของจดหมายเท่านั้น ตามที่ระบุไว้แล้วหน้าแรกเป็นที่เดียวที่ควรมีหัวจดหมายพร้อมชื่อเต็มและที่อยู่ของผู้ส่ง ส่วนหัวของหน้าสองควรระบุหมายเลขหน้าตรงกลาง คุณอาจรวมถึงผู้รับของตัวอักษรบนระยะขอบด้านซ้ายและวันที่บนระยะขอบด้านขวาซึ่งช่วยให้ผู้อ่านระบุเอกสารหากทั้งสองหน้าเคยแยก
ปิดจดหมาย
ตัวอักษรถูกปิดด้วยบล็อกลายเซ็น ปิดจดหมายในหน้าสองโดยใช้การปิดที่เป็นกลาง แต่เป็นมิตรเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" การปิดตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคสี่ช่องว่างและชื่อของคุณ รวมชื่อของคุณถ้ามีภายใต้ชื่อของคุณ เซ็นชื่อจดหมายด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำในพื้นที่ด้านบนชื่อของคุณ
หากคุณรวมอะไรไว้กับจดหมายเช่นประวัติย่อหรือข้อเสนอคุณจะต้องทราบว่ามี "สองบรรทัด" สองบรรทัดในชื่อของคุณ
