หากคุณเคยทำงานในตำแหน่งผู้ดูแลระบบอาจเป็นงานของคุณที่จะถอดความนาที มันอาจจะยากกว่าที่คุณคิดที่จะถอดความนาที การถอดเสียงนาทีหมายถึงความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการทำบันทึกย่อที่น้อยเกินไปและมากเกินไปที่คุณทำในการประชุม นอกจากนี้คุณต้องออกกำลังกายไม่เพียง แต่มีทักษะการฟังที่คมชัดเท่านั้น โดยทำตามคำแนะนำด้านล่างคุณสามารถสร้างการถอดความนาทีมืออาชีพ
ถอดความของคุณทันทีที่คุณสามารถหลังจากการประชุมของคุณ คุณจะสามารถจำสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมได้อย่างง่ายดาย
ให้สิทธิ์เอกสารนาทีของคุณอย่างถูกต้อง บันทึกผู้เข้าร่วมประชุมวัตถุประสงค์ของการประชุมและวันที่ / ระยะเวลาของการประชุม คุณควรรวมคีย์ที่แสดงชื่อย่อของผู้เข้าร่วมประชุมข้างชื่อเต็มเพราะทุกครั้งที่ผู้เข้าร่วมพูดคุณสามารถนำหน้าข้อความของพวกเขาด้วยชื่อย่อของพวกเขา
ถอดเสียงการประชุมตามลำดับเวลา แบ่งการสนทนา / การสนทนาตามหัวข้อหากมีการหารือมากกว่าหนึ่งหัวข้อในที่ประชุม ตัวอย่างเช่นหากการสนทนาเปลี่ยนไปจากความกังวลด้านงบประมาณเป็นทรัพยากรมนุษย์ให้นำบทสนทนาถัดไปดังนี้: "การอภิปรายมากกว่าเปลี่ยนเป็นข้อควรพิจารณาของแผนกทรัพยากรมนุษย์ …"
แยกแยะระหว่างการสนทนาที่สำคัญและไม่สำคัญในการประชุมของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณไม่ต้องการถอดความช่วงเวลาที่มีคนนอกหัวข้อและพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัว แทนที่จะพูดถึงว่าการสนทนาเปลี่ยนไปนอกหลักสูตรให้เขียนวงรี "… " หรืออะไรทำนองนั้น "หลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมงของการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้อง …"
บันทึกเอกสารของคุณลงในฮาร์ดไดรฟ์ (หรือแฟลชไดรฟ์) ก่อนที่จะพิมพ์ออกมา การถอดความนาทีบันทึกการตัดสินใจที่สำคัญของธุรกิจส่วนใหญ่ดังนั้นจึงจำเป็นที่การตัดสินใจเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
เคล็ดลับ
-
ตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์ของคุณทุกครั้งก่อนส่งการถอดความนาทีให้เจ้านายของคุณ ถามเจ้านายของคุณว่ามีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ในการถอดเสียงนาทีของคุณหรือไม่ ถ้าไม่มีให้ถามว่ามีการถอดความนาทีก่อนหน้านี้หรือไม่คุณสามารถอ้างอิงขณะเขียนของคุณเอง
การเตือน
ระมัดระวังอย่างมากเกี่ยวกับการบันทึกการปะทุใด ๆ ในการประชุม อย่าเอ่ยถึงบุคคลที่อยู่เบื้องหลังการปะทุ แต่บอกอย่างเช่น "มันเป็นกำลังใจอย่างยิ่งที่.. " หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการเชื่อมโยงชื่อกับการพูดคุยปรึกษากับประธานที่ประชุม
