การประชุมผู้นำไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ผู้คนต่างมีชื่อเสียงในเรื่องการประชุมที่ไม่ชอบกระโดดข้ามและไม่ใส่ใจเมื่อเข้าร่วม หากคุณต้องเป็นผู้นำการประชุมการใช้ขั้นตอนสามัญสำนึกหลายขั้นตอนจะทำให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะได้ข้อสรุปว่าการประชุมของคุณคุ้มค่าและนำไปสู่ประสิทธิผล
เปิดเผยวันที่และเวลาของการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถกำหนดเวลาการประชุมได้ชัดเจน นอกจากนี้ยังส่งอีเมลเตือนความจำในวันก่อน ในที่สุดการประกาศทางอินเตอร์คอม 15 นาทีก่อนจะเป็นประโยชน์ สิ่งนี้จะลดโอกาสของทุกคนที่ลืมเข้าร่วม
เริ่มตรงเวลา สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความเคารพต่อคนที่ตรงต่อเวลา รับทราบ latecomers ด้วยผงกหัวถ้าเลย ไม่ต้องพูดถึงความล่าช้าในระหว่างการประชุม
จัดเตรียมเทคโนโลยีของคุณล่วงหน้าและให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ ไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าผู้เข้าร่วมประชุมที่จะมองคุณต่อสู้กับแล็ปท็อปลิงค์เป็นเวลา 15 นาที
มีวาระการประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ส่งอีเมลกำหนดการล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถคิดได้ ในการประชุมหากมีใครพลัดพรากจากวาระพูดว่า "ลองคิดดูว่าจะเอาความกังวลนั้นมาใส่ในวาระการประชุมครั้งต่อไปของเราหรือไม่"
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณชัดเจนมาก วาระการประชุมควรช่วยในเรื่องนี้ แต่คุณต้องชี้แจงเพิ่มเติม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเข้าใจว่าจุดประสงค์ของคุณคือการแก้ปัญหาหารือทางเลือกหรือดำเนินการฝึกอบรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าทำไมถึงมีอยู่
จำไว้ว่าผู้คนเรียนรู้ในวิธีที่ต่างกัน ใช้สื่อที่หลากหลายทั้งภาพโสตประสาทแม้กระทั่งการออกกำลังกายเพื่อถ่ายทอดคะแนนของคุณ
ขอให้ผู้คนเขียนแนวคิดเพิ่มเติมใด ๆ ที่พวกเขาเกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้นและปล่อยให้พวกเขาวางเรียงกันในตอนท้ายของการประชุม จากนั้นให้จัดทำสำเนารายงานการประชุมหรือส่งอีเมลแทน
เคล็ดลับ
-
หากการประชุมจะใช้เวลานานกว่า 30 นาทีให้ลองใส่ช็อคโกแลตลงบนโต๊ะสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
การเตือน
หลีกเลี่ยงการออกจากหัวข้อ นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลสำคัญที่ผู้คนรู้สึกว่าการประชุมเสียเวลา
