สิทธิ์ที่ถูกต้องการชำระเงินคืนค่าไมล์สะสมสามารถใช้ลดหย่อนภาษีสำหรับธุรกิจและแยกออกจากรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน อย่างไรก็ตามเพื่อให้ได้รับการปฏิบัติด้านภาษีที่น่าพอใจธุรกิจและพนักงานต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการบริการรายได้ภายใน พนักงานที่ไม่ได้ชำระเงินคืนเต็มจำนวนสำหรับค่าใช้จ่ายสะสมไมล์อาจหักส่วนที่ไม่ได้ชำระเงินคืนเพื่อเป็นการลดหย่อนเบ็ดเตล็ด
แผนการคืนไมล์สะสมที่หักได้
นายจ้างไม่มีภาระผูกพันตามกฎหมายในการชดเชยค่าใช้จ่ายไมล์สะสมที่เกิดขึ้นกับพนักงาน อย่างไรก็ตามหลายคนเลือกที่จะทำเช่นนั้นเพราะค่าใช้จ่ายทางธุรกิจสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้ เพื่อให้ธุรกิจสามารถเรียกร้องไมล์สะสมเป็นการลดหย่อนภาษีได้นั้นจะต้องจัดทำเอกสารเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จ่ายคืนเพื่อจุดประสงค์ในการขับขี่ ตัวอย่างเช่นพนักงานที่ต้องการจ่ายค่าชดเชยก๊าซที่ซื้อในการเดินทางเพื่อธุรกิจจะต้องจัดหาใบเสร็จรับเงินก๊าซเพื่อรับการชำระเงินคืน นอกจากนี้พนักงานไม่สามารถคืนเงินให้กับไมล์สะสมที่เป็นส่วนหนึ่งของการเดินทางปกติของพวกเขาในการทำงาน
แผนการอัตราไมล์สะสมแบบมาตรฐานของ IRS
เพื่อลดความยุ่งยากในการเก็บบันทึก IRS อนุญาตให้ธุรกิจคืนเงินพนักงานตามอัตราไมล์สะสมมาตรฐาน อัตรานี้ออกแบบมาเพื่อบัญชีค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของก๊าซการบำรุงรักษาซ่อมแซมใบอนุญาตประกันภัยรถยนต์การลงทะเบียนและค่าเสื่อมราคาตามเกณฑ์ต่อไมล์ อัตราไมล์สะสมมาตรฐานคือ 56 เซนต์ต่อไมล์ซึ่งได้รับการขับเคลื่อนเมื่อปีภาษีปี 2014 แต่ได้รับการปรับปรุงเป็นระยะ ๆ ภายใต้แผนการชำระเงินคืนไมล์สะสมนี้พนักงานจะต้องเก็บบันทึกการขับขี่และบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับการเดินทางแต่ละครั้ง
การจัดเก็บภาษีของการชำระเงินคืนค่าไมล์สะสม
ตราบใดที่ธุรกิจมีแผนรับผิดชอบพนักงานก็ไม่จำเป็นต้องรายงานการชำระคืนไมล์สะสมเป็นรายได้ ในการเป็นแผนรับผิดชอบพนักงานต้องตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจถ่ายทอดค่าใช้จ่ายในช่วงระยะเวลาที่เหมาะสมและคืนเงินค่าชดเชยส่วนเกินที่ได้รับ หากแผนของนายจ้างไม่เป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้เป็นแผนที่ไม่สามารถนับได้และการชำระเงินคืนจะต้องเสียภาษี ในสถานการณ์นี้การชำระเงินคืนจะถูกรายงานพร้อมกับค่าจ้างอื่น ๆ ใน W-2 ประจำปีของพนักงาน
การหักภาษีสำหรับพนักงาน
หากนายจ้างของคุณไม่คืนเงินให้คุณเต็มจำนวนสำหรับค่าใช้จ่ายไมล์สะสมคุณอาจสามารถหักส่วนที่ไม่ได้ชำระคืนเพื่อหักลดหย่อนแยกรายการ ค่าใช้จ่ายพนักงานที่ไม่ได้ชำระจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจของพนักงานในแบบฟอร์ม 2106 ในการคำนวณค่าใช้จ่ายคุณสามารถบวกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะทั้งหมดที่คุณใช้ในการทำงานหรือคุณอาจใช้อัตราไมล์สะสมมาตรฐาน IRS ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยกเว้นไมล์ที่ขับเคลื่อนด้วยเป็นส่วนหนึ่งของการเดินทางตามปกติของคุณ การหักค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของพนักงานสามารถนำไปหักลดหย่อนได้หลังจากเกินกว่า 2% ของรายได้รวมที่ปรับ
ค่าใช้จ่ายไมล์สะสมอื่น ๆ
นอกจากค่าใช้จ่ายไมล์สะสมที่ยังไม่ได้ชำระสำหรับการเดินทางเพื่อทำธุรกิจผู้เสียภาษียังสามารถหักไมล์สะสมเพื่อการเยี่ยมชมทางการแพทย์การเคลื่อนย้ายและไมล์สะสมสำหรับองค์กรการกุศล กรมสรรพากรอนุญาตให้ผู้เสียภาษีสามารถลดไมล์สะสมมาตรฐานของ 23.5 เซนต์ต่อไมล์สำหรับการเยี่ยมชมทางการแพทย์และการเคลื่อนย้ายและ 14 เซนต์ต่อไมล์สำหรับองค์กรการกุศล ผู้เสียภาษีสามารถหักไมล์สะสมทางการแพทย์ในฐานะค่าใช้จ่ายทางการแพทย์ในตาราง A. ไมล์ที่นำไปใช้เพื่อการกุศลสามารถรวมอยู่ในการหักเงินเพื่อการกุศลซึ่งจะปรากฏในตาราง A. ระยะไมล์เคลื่อนที่จะถูกหักในฟอร์ม 3903
