ในการตั้งค่าทางธุรกิจการติดต่อทางโทรศัพท์ทุกครั้งที่คุณรับเป็นเรื่องสำคัญไม่ว่าคุณจะพูดกับลูกค้าลูกค้าหรือผู้ขาย ประสบการณ์เหล่านี้เป็นพื้นฐานสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณและประสบการณ์ที่เลวร้ายเพียงครั้งเดียวก็เพียงพอที่จะทำให้ลูกค้าสูญเสียตลอดไป ด้วยการทำตามกฎพื้นฐานของมารยาททางโทรศัพท์คุณจะมั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณจะได้รับประสบการณ์ที่ดีทุกครั้งที่โทร
เตรียมตัว
การติดต่อทางโทรศัพท์ที่ดีเริ่มต้นด้วยการเตรียมการ เจ้าหน้าที่สำนักงานควรรู้ว่าใครรับผิดชอบการตอบรับโทรศัพท์แต่ละเครื่องและใครก็ตามที่รับสายควรทำความคุ้นเคยกับโทรศัพท์และฟังก์ชั่นการใช้งาน
คุณควรเตรียมคำทักทายมาตรฐานสำหรับพนักงานทั้งหมดเพื่อใช้ แม้ว่าคุณอาจต้องการเพิ่มความเป็นตัวตนบางอย่างให้กับคำทักทายของคุณ แต่ก็ยังควรมีส่วนผสมพื้นฐานสี่ประการนั่นคือคำทักทายผู้พูดองค์กรที่พวกเขาเป็นตัวแทนและถามถึงวิธีช่วยเหลือผู้โทร ตัวอย่างเช่น "สวัสดีนี่คือการถ่ายทอดทางพันธุกรรมกับบริการ Du Bois ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไรวันนี้"
ใจเย็น ๆ
เมื่อคุณรับสายให้ระวังเสียงของคุณและความเร็วของคำพูด พยายามรักษาเสียงร่าเริงแม้ว่าคุณจะไม่รู้สึกดีโดยเฉพาะ การยิ้มจะช่วยได้แม้ว่าผู้โทรจะไม่เห็นคุณ รอยยิ้มเปลี่ยนรูปร่างของปากเปลี่ยนการผันและเสียงของคุณในรูปแบบที่สามารถได้ยิน
มีประสิทธิภาพ
ควรรับสายเรียกเข้าทันทีโดยทั่วไปบนเสียงเรียกเข้าที่สอง การรับสายเร็วเกินไปอาจทำให้ผู้โทรบางคนสั่นไหว แต่ผู้โทรส่วนใหญ่มักจะวางสายหลังจากสามหรือสี่ครั้ง
ก่อนรับสายคุณควรทำความคุ้นเคยกับฟังก์ชั่นของระบบโทรศัพท์ของคุณ ทำความคุ้นเคยกับวิธีการพักสาย (โดยไม่ตั้งใจตัดการโทร) และวิธีโอนสายไปยังส่วนขยายอื่น
หากคุณต้องการส่งข้อความให้เตรียมบันทึกย่อให้ละเอียด ถามชื่อผู้โทรและข้อความของพวกเขาเสมอ หากจำเป็นต้องติดต่อผู้โทรในอนาคตให้ขอหมายเลขโทรศัพท์ส่งคืน บันทึกข้อความให้ครบถ้วนและส่งต่อไปยังผู้รับทันที
เมื่อโทรกลับการตอบสนองควรเกิดขึ้นภายในหนึ่งวันทำการและถ้าเป็นไปได้ในวันเดียวกัน หากสิ่งนี้ล่าช้าให้ทำการติดต่อเพื่ออธิบายสาเหตุและประมาณว่าจะตอบกลับเมื่อใด
เป็นมืออาชีพ
เนื่องจากคุณเป็นตัวแทนของธุรกิจจงระมัดระวังเป็นพิเศษในการพูดอย่างมืออาชีพ วลีเช่น "เกิดอะไรขึ้น" และ "Just a sec" นั้นใช้ได้สำหรับการสนทนาทั่วไป แต่ไม่ใช่การสื่อสารระดับมืออาชีพ ในทำนองเดียวกันคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำแสลงทุกชนิด ไม่เพียง แต่มันจะไม่เป็นมืออาชีพ แต่หลายคนพบว่าคำที่ไม่น่ากลัวดูเหมือนจะไม่เหมาะสม
และอย่าพยายามกินและรับโทรศัพท์ในเวลาเดียวกัน การพยายามพูดคุยกับอาหารจะทำให้คุณยากที่จะเข้าใจ
มีความสุภาพ
เมื่อเริ่มต้นการโทรทุกครั้งผู้ตอบรับควรถามชื่อผู้โทรและวิธีการให้บริการ หากการโทรขยายออกไปอีกควรใช้ความระมัดระวังเพื่อจดจำและ (ถ้าเหมาะสม) ให้ใช้ชื่อผู้โทร ผู้โทรควรรู้สึกถูกต้องว่าพวกเขาได้รับความสนใจและบริการส่วนบุคคล
หากคุณต้องการโอนสายหรือพักสายให้ขอการอนุญาตก่อนเสมอ สำหรับผู้โทรหลายคนการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันจากการพูดเป็นคนที่มีชีวิตเป็นฟังเพลงที่ถือเป็นเรื่องน่ารำคาญและหยาบคาย ไม่ควรให้ผู้โทรถูกพักสายโดยไม่มีเหตุผลที่ดี การใช้การพักสายเป็นวิธีหลีกเลี่ยงผู้โทรไม่เพียง แต่หยาบคายเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปสู่การเลิกจ้างได้
พยายามวางสายบนโน้ตที่เป็นบวกเสมอ รับรองผู้โทรที่คุณให้ความพยายามอย่างดีที่สุดแก่พวกเขาโดยตรวจสอบการกระทำที่คุณทำและจะดำเนินการถามทุกครั้งว่ามีอะไรอีกไหมที่คุณสามารถช่วยเหลือพวกเขาได้และขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลาของพวกเขา
