การรวบรวมรายงานประจำปีนั้นต้องใช้ทั้งเวลาและเงิน ดังนั้นพนักงานจำนวนมากจึงมองหาการโฆษณาทางธุรกิจผู้สนับสนุนและผู้สนับสนุนเพื่อช่วยเหลือด้านการเงินของพนักงาน ผู้ให้การสนับสนุนสามารถเป็นส่วนหนึ่งของการระดมทุนสำหรับรายงานประจำปี แต่เป็นความคิดที่ดีที่จะทำการวิจัยผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพก่อนที่จะติดต่อพวกเขาเพื่อขอความช่วยเหลือทางการเงิน การติดต่อที่ดีอาจเป็นผู้ปกครองของสมาชิกในทีมงานประจำปีคณาจารย์และเจ้าหน้าที่ของโรงเรียนหรือสมาชิกในชุมชนเช่นเจ้าของธุรกิจ
การวางแผนล่วงหน้า
ก่อนที่จะเขียนพบกันเป็นพนักงานและประเมินความต้องการทางการเงิน พนักงานส่วนใหญ่พบกันในปลายฤดูร้อนก่อนปีการศึกษาจะเริ่มทำรายการเงินทุนที่ต้องการ ตัวอย่างเช่นพิจารณาค่ายรายงานประจำปีการลงนามเหตุการณ์วันหรือเสื้อยืดพนักงาน เงินทั้งหมดนี้มีค่าใช้จ่ายนอกเหนือจากค่าใช้จ่ายจริงของการเผยแพร่รายงานประจำปี เมื่อรายการและงบประมาณของคุณเป็นระเบียบขับรถไปรอบ ๆ หรือค้นหาธุรกิจทางอินเทอร์เน็ตในท้องถิ่นเพื่อสปอนเซอร์รายงานประจำปีและสนับสนุนทางการเงินตามความต้องการของคุณ เจ้าหน้าที่สามารถส่งจดหมายไปยังผู้ปกครองของโรงเรียนและพนักงานได้ แต่ควรเก็บจดหมายส่วนตัวเป็นสปอนเซอร์ให้มากขึ้น
คำทักทายและการแนะนำตัว
จดหมายที่ยอดเยี่ยมทุกฉบับเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพและการแนะนำว่าคุณคือใคร หากการกำหนดเป้าหมายธุรกิจเฉพาะให้ทำวิจัยของคุณและส่งจดหมายไปยังผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจนั้น ทำให้เป็นส่วนตัวที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อขอความช่วยเหลือทางการเงินหรือการสนับสนุน หลังจากทักทายแล้วก็ถึงเวลาแนะนำตัวเองเจ้าหน้าที่ประจำปีและโรงเรียนที่คุณเป็นตัวแทน คุณยังไม่ต้องการรับคำขอ แค่พูดถึงว่าคุณเป็นใคร นี่อาจเป็นเวลาที่ดีที่จะกล่าวถึงบทบาทของคุณในชุมชนรางวัลใด ๆ ที่ผู้ชนะได้รับในแต่ละปี
ล้างความตั้งใจ
หลังจากแนะนำตัวไปที่จุดประสงค์ของจดหมาย บอกพวกเขาว่าสิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำกับเงิน คุณอาจต้องการแนะนำจำนวนเงินที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการบริจาคเช่น $ 20, $ 50, $ 100 หรือ $ 200 การพูดถึงประโยชน์ของของขวัญเช่นการหักภาษีและการช่วยเหลือพนักงานและชุมชน คุณยังสามารถพูดถึงวิธีที่คุณตั้งใจจะให้เกียรติบริจาคของพวกเขาเช่นการมอบโล่ประกาศเกียรติคุณเล็ก ๆ แก่พวกเขาเพื่อแสดงหรือเสนอพื้นที่ในรายงานประจำปีของคุณเพื่อโฆษณาธุรกิจของพวกเขา
ขอบคุณและติดตาม
ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายของคุณควรให้ข้อมูลการติดต่อของคุณรวมถึงเวลาที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณ รวมบรรทัดหนึ่งหรือสองเส้นที่ระบุว่าคุณวางแผนจะติดต่อใครหากไม่ได้ยินขึ้นอยู่กับพนักงานของคุณคุณสามารถเลือกที่จะติดต่อพวกเขาผ่านทางโทรศัพท์อีเมลหรือด้วยตนเอง แต่ให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าเมื่อใดและอย่างไรพวกเขาจึงไม่แปลกใจ สุดท้ายขอขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลาและการพิจารณาของพวกเขาและพูดถึงว่าคุณซาบซึ้งในสิ่งที่พวกเขาทำเพื่อชุมชนของคุณ ลงนามในจดหมายพร้อมชื่อของคุณตามด้วยพนักงานและชื่อโรงเรียนภายใต้ลายเซ็นของคุณแม้ว่าพนักงานบางคนเชื่อว่าเป็นเรื่องส่วนตัวมากกว่าที่จะให้ทั้งกลุ่มเซ็นชื่อในจดหมาย
