วิธีการตั้งค่าการประชุมงบประมาณ

การประชุมงบประมาณมีความสำคัญเนื่องจากจะช่วยให้คุณสามารถนำเสนอต่อหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชาของคุณในโครงการของคุณในแง่ของงบประมาณ ในการประชุมคุณสามารถหารือเกี่ยวกับการเพิ่มหรือลดงบประมาณที่กำหนดและแนะนำวิธีการลดต้นทุนเพื่อให้งบประมาณของคุณอยู่ในการติดตาม การประชุมงบประมาณยังช่วยให้คุณสามารถร้องขอเงินทุนสำหรับโครงการหรืองานของคุณได้มากขึ้น การประชุมงบประมาณโดยรวมจะเป็นตัวกำหนดว่าแผนกหรือ บริษัท กำลังทำเงินอย่างไรและกำหนดเป้าหมายและข้อ จำกัด ในการควบคุมเงินและผลกำไรที่เหลืออยู่ มันค่อนข้างง่ายในการตั้งค่าการประชุมงบประมาณ

รายการที่คุณจะต้อง

ห้องประชุมหรือห้องประชุม
บริการอีเมล

กำหนดว่าใครควรเข้าร่วมการประชุมงบประมาณ โดยทั่วไปแล้วคุณควรเชิญ CFO ของ บริษัท รองประธานฝ่ายการเงินหรือบุคคลอื่น ๆ ในทีมผู้บริหารของ บริษัท ที่รับผิดชอบด้านการเงิน หากคุณทำงานให้กับ บริษัท ขนาดใหญ่เชิญบุคคลในสำนักงานของคุณที่จัดการเงินเช่นตัวควบคุมหรือผู้จัดการของแผนกบัญชี คุณควรเชิญหัวหน้าของคุณผู้จัดการโครงการและสมาชิกพนักงานอาวุโสคนอื่น ๆ ที่เชื่อมต่อกับโครงการหรือแผนกของคุณ

ตรวจสอบตารางเวลาของทุกคนที่คุณเชิญเข้าร่วมการประชุม มองหาช่องเปิดทั่วไปเมื่อทุกคนมีกำหนดที่จะอยู่ในเมืองและที่สำนักงาน เครื่องมือสำนักงานบางอย่างเช่น Microsoft Outlook ช่วยให้คุณสามารถดูตารางเวลาและความพร้อมของเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆหากคุณไม่สามารถเข้าถึงตารางเวลาของทุกคนถามผู้ช่วยของพวกเขาหรือบุคคลที่มีความพร้อมของพวกเขาดูเหมือนว่า

เลือกระยะเวลาสำหรับการประชุมเช่น 30 หรือ 60 นาที ให้เวลาพอเพียงในการนำเสนอข้อมูลงบประมาณและออกจากห้องสำหรับคำถามและเวลาในการอภิปราย หากคุณคิดว่าจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการนำเสนอข้อมูลงบประมาณเลือกระยะเวลา 90 นาทีเพื่อให้มีเวลาเพิ่มเติม

เลือกวันและเวลาสำหรับการประชุมโดยพิจารณาจากเมื่อทุกคนว่างและระยะเวลาของการประชุม หากการประชุมของคุณใช้เวลา 90 นาทีให้เลือกช่วงเวลา 90 นาทีแรกเมื่อทุกคนว่าง

ส่งการแจ้งเตือนการร้องขอการประชุมทางอีเมลและขอให้ผู้รับทุกคนตอบกลับเพื่อระบุว่าพวกเขายอมรับการร้องขอการประชุมหรือไม่สามารถทำได้ หรือตั้งค่าการประชุมแบบเก่าโดยจองด้วยตนเองหรือผ่านผู้ช่วยของผู้เข้าร่วมประชุม เมื่อคุณร้องขอการประชุมด้วยตนเองหรือทางอีเมลโปรดให้ภาพรวมระดับสูงของวาระการประชุมสั้น ๆ: การลดงบประมาณรายงานทางการเงินสถานะงบประมาณและอื่น ๆ

กำหนดเวลาการประชุมหากผู้ที่ต้องการเข้าร่วมไม่สามารถเข้าร่วมได้ เลือกช่องว่างที่มีอยู่ถัดไปเมื่อหัวหน้างานด้านการเงินและบุคคลอื่นที่จำเป็นพร้อมใช้งานตามระยะเวลาที่วางแผนไว้ของการประชุม

เตือนผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเกี่ยวกับการประชุมที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์นั้นหรือเช้าวันนั้น หากคุณส่งการเรียกประชุมผ่านอีเมลซอฟต์แวร์อาจเตือนผู้เข้าร่วมประชุมด้วยการแจ้งเตือนทางอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ