คำจำกัดความของการประชุมทางธุรกิจ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมประเภทใดหรือทำงานอะไรก็ตามคงหนีไม่พ้นที่จะต้องมีส่วนร่วมในการประชุมทางธุรกิจ สถานที่ทำงานบางแห่งโดยเฉพาะในที่ทำงานมีการประชุมหลายวันต่อวันในขณะที่บางแห่งอาจมีเพียงครั้งเดียวทุกสองสามสัปดาห์ โดยไม่คำนึงถึงสิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าหัวข้อประเภทใดที่ถูกกล่าวถึงในการประชุมในที่ทำงานของคุณวิธีการประชุมที่มีประสิทธิภาพควรดำเนินการและกฎมารยาทที่ควรปฏิบัติในระหว่างการประชุม หากคุณมีหน้าที่จัดการประชุมคุณอาจจำเป็นต้องมี icebreakers สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมหรือจดบันทึกหรือนาทีในการประชุม

การประชุมทางธุรกิจคืออะไร?

ในสาระสำคัญการประชุมทางธุรกิจเป็นการรวมตัวกันของคนสองคนหรือมากกว่านั้นเพื่อหารือเกี่ยวกับความคิดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ทำงาน การประชุมทางธุรกิจสามารถดำเนินการได้ด้วยตนเองที่สำนักงานหรือในสถานที่ต่าง ๆ หรือแม้แต่ทางโทรศัพท์และการประชุมทางวิดีโอ การประชุมเกิดขึ้นกับพนักงานผู้จัดการผู้บริหารลูกค้ากลุ่มเป้าหมายซัพพลายเออร์และพันธมิตรและใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ในกรณีส่วนใหญ่การประชุมต้องเกิดขึ้นเมื่อปัญหาในมือเป็นสิ่งที่ไม่สามารถสื่อสารทางโทรศัพท์หรือทางอีเมลได้อย่างถูกต้องและต้องมีการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวกับบุคคลหนึ่งคนขึ้นไป

วัตถุประสงค์ของการประชุมทางธุรกิจมักจะมีการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจในเรื่องของแผนกเช่นการขยายงบประมาณการตลาดหรือเรื่ององค์กรขนาดใหญ่เช่นจำนวนคนที่จะเลิกจ้างในช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลงการประชุมจะช่วยถ่ายทอดความคิดได้อย่างชัดเจน เมื่อพูดด้วยตนเองกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญการหาข้อมูลสำคัญได้ง่ายขึ้นเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้

วัตถุประสงค์ทั่วไปอีกประการหนึ่งสำหรับการประชุมรวมถึงการประกาศที่สำคัญ สิ่งเหล่านี้อาจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรแผนการดำเนินงานหรือการเปลี่ยนแปลงทิศทางของ บริษัท บ่อยครั้งที่การประชุมมีขึ้นเมื่อผู้บริหารระดับสูงเข้าร่วมหรือออกจากทีมหรือเมื่อ บริษัท กำลังฉลองเหตุการณ์สำคัญหรือความสำเร็จ การประชุมประเภทนี้สามารถทำงานเพื่อเพิ่มความผูกพันของพนักงานและความสามัคคีขององค์กร

การประชุมทางธุรกิจยังช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งและแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน ความขัดแย้งอาจเกิดขึ้นได้ทั่วไปในสถานที่ทำงานโดยมีบุคลิกที่แตกต่างกันมากมายทำงานร่วมกันเป็นทีม ในขณะที่ความขัดแย้งบางอย่างมีสุขภาพดีและสามารถส่งเสริมการเจริญเติบโตก็สามารถไม่พึงประสงค์และต้องการการแก้ไขอย่างรวดเร็ว การจัดการประชุมสามารถช่วยให้ฝ่ายที่ไม่เห็นด้วยเข้าใจถึงความเข้าใจ ปัญหาที่ใหญ่ขึ้นที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคนมีโอกาสที่ดีกว่าที่จะได้รับการแก้ไขในการประชุมทางธุรกิจเมื่อบุคคลสำคัญที่มีปัญหาอยู่ในที่เดียว

การตรวจสอบความคืบหน้าของ บริษัท หรือโครงการก็เป็นวัตถุประสงค์ทั่วไปของการประชุมทางธุรกิจ ที่นี่องค์กรติดตามการทำงานของทีมในโครงการที่เฉพาะเจาะจงหรือวิธีการที่ บริษัท ดำเนินการโดยรวมกับเป้าหมายรายได้ตามแผน โดยมีการประชุมเช็คอินความคืบหน้าบ่อยครั้งองค์กรทำให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องตระหนักถึงสถานะของการส่งมอบที่สำคัญ

วิธีการจัดการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ในขณะที่การประชุมทางธุรกิจช่วยให้องค์กรตัดสินใจและแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนบางครั้งอาจเป็นการใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพหากไม่ได้ทำงานอย่างถูกต้อง เมื่อผู้คนเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้อย่าใส่ใจและไม่ติดตามรายการแอคชั่นมันอาจถูกมองว่าเป็นการเสียเวลาเปล่า เพื่อให้แน่ใจว่าเวลาจะถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งผู้จัดและผู้เข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจจำเป็นต้องมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน หากคุณกำลังจัดการประชุมเตรียมวาระการประชุมสรุปสิ่งที่จะครอบคลุม หากมีรายการที่ผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมไว้ให้แน่ใจว่าได้ให้เวลาพอที่จะทำเช่นนั้น การประชุมบางครั้งจะมีการจัดทำเป็นประจำเช่นจุดสัมผัสของทีมทุกสัปดาห์ สำหรับการประชุมประเภทนี้ให้สร้างเทมเพลตสำหรับวาระการประชุมและเติมรายการที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละสัปดาห์

ตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมอย่างรอบคอบและเชิญเฉพาะผู้มีส่วนได้เสียสำคัญเข้าร่วมการประชุม หากบุคคลที่ต้องการเข้าร่วมการประชุมไม่สามารถเข้าร่วมได้คุณอาจต้องกำหนดเวลาใหม่เพื่อรองรับพวกเขา มิฉะนั้นการเรียกประชุมกับผู้มีส่วนได้เสียที่ขาดหายไปซึ่งจำเป็นสำหรับการตัดสินใจอาจกลายเป็นเรื่องที่ไม่มีประสิทธิภาพ

เวลามีค่าและเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเคารพว่าคนที่เข้าร่วมการประชุมของคุณกำลังสละเวลาในการทำเช่นนั้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทำให้มั่นใจว่าการประชุมจะเริ่มต้นและสิ้นสุดลงตรงเวลา เมื่อเตรียมวาระพิจารณาว่าคุณจะต้องใช้เวลาเท่าใดในแต่ละรายการและดำเนินการประชุมตามเวลา หากคุณรู้สึกว่าการประชุมกำลังก้าวไปข้างหน้าจงจัดการประชุมโดยขอให้ผู้คนยึดติดกับหัวข้อในวาระการประชุม หากปัญหาสำคัญอื่น ๆ เกิดขึ้นให้จัดทำตารางสำหรับการอภิปรายต่อไป ณ จุดอื่น

เพื่อให้แน่ใจว่าไม่พลาดรายการสำคัญที่นำขึ้นมาในการประชุมของคุณจดบันทึกย่อหรือที่เรียกว่านาที คุณสามารถเขียนหรือพิมพ์ออกมาเองในระหว่างการประชุมหรือมอบหมายให้บุคคลอื่นในการประชุมเพื่อจดบันทึกย่อสำหรับคุณ วิธีนี้คุณจะสามารถมีสมาธิในการสนทนา หลังจากการประชุมให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบบันทึกเพิ่มรายการที่ขาดหายไปและส่งพวกเขาไปยังผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญ การมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรของสิ่งที่กล่าวถึงในที่ประชุมจะเป็นประโยชน์หากมีปัญหาเกิดขึ้นในอนาคต

หลังจากการประชุมทางธุรกิจสิ้นสุดลงให้แน่ใจว่าได้ติดตามรายการการดำเนินการใด ๆ ที่ตัดสินใจ คุณอาจต้องส่งการเตือนไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณหรือฐานสัมผัสกับพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเสร็จงานของพวกเขาหากมีปัญหาโดดเด่นใด ๆ ที่ยังไม่เสร็จตามกำหนดเวลาคุณอาจจำเป็นต้องมีการสนทนาเพิ่มเติมกับบุคคลนั้น

icebreakers ประชุมธุรกิจ

การประชุมทางธุรกิจบางอย่างโดยเฉพาะการประชุมที่ผู้เข้าร่วมไม่รู้จักกันเป็นอย่างดีต้องมีเครื่องบดน้ำแข็ง คำถามที่สนุกสนานหรือกิจกรรมสร้างทีมสั้น ๆ สามารถช่วยบรรเทาความตึงเครียดและทำให้ทุกคนอยู่ในสนามแข่งขัน วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการทำลายน้ำแข็งในการประชุมคือการถามคำถามที่เผยให้เห็นถึงความแปลกประหลาดหรือน่าสนใจเกี่ยวกับแต่ละคน คำตอบของคำถามประเภทนี้ช่วยให้ผู้คนมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่:

• หากคุณเป็นสัตว์คุณจะเป็นสัตว์ชนิดใดและทำไม

• สถานที่ที่น่าสนใจที่สุดที่คุณเคยไปคือ

• หากคุณสามารถพบกับบุคคลในประวัติศาสตร์ใครจะเป็นใครและทำไม

คำถาม icebreaker ไม่จำเป็นต้องจัดการกับหัวข้อการประชุม พวกเขาถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้คนพูดคุยและฟังซึ่งกันและกัน เรือตัดน้ำแข็งการประชุมที่ยอดเยี่ยมอีกเรื่องหนึ่งเกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนบอกความจริงและเรื่องโกหกสองเรื่องและผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ต้องเดาว่ารายการใดเป็นเรื่องโกหก นี่เป็นวิธีที่ดีในการทำความรู้จักกับผู้คนในที่ประชุม icebreakers สามารถมาในรูปแบบของกิจกรรมกลุ่ม ตัวอย่างเช่นขอให้ผู้คนในที่ประชุมพบคนในที่ประชุมซึ่งมีบางสิ่งที่เหมือนกันกับพวกเขาเช่นสัตว์เลี้ยงหรือยี่ห้อรถยนต์ สิ่งนี้บังคับให้คนออกจากที่นั่งและพูดคุยกับคนอื่นที่พวกเขาอาจไม่พูดด้วย

กิจกรรม icebreaker บางอย่างเกี่ยวข้องกับการเตรียมการเล็กน้อยในส่วนของผู้จัดการประชุม กิจกรรมหนึ่งรวมถึงการเขียนชื่อดาราบนกระดาษชิ้นเล็ก ๆ และติดชื่อที่ด้านหลังของผู้เข้าร่วมแต่ละคน ในเกมนี้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะต้องถามว่าใช่หรือไม่ใช่คำถามเกี่ยวกับบุคคลที่มีชื่ออยู่ด้านหลังของพวกเขาพยายามที่จะเดาว่ามันคือใคร

มารยาทการประชุมทางธุรกิจ

ในขณะที่วัฒนธรรมขององค์กรของคุณจะแจ้งให้ทราบว่าคุณควรประพฤติตนอย่างไรในการประชุมทางธุรกิจ แต่ก็มีบางแง่มุมของมารยาทการประชุมที่เป็นสากล หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าร่วมการประชุมคือต้องเตรียมพร้อม ซึ่งหมายถึงการรู้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นในวาระการประชุมและได้ทำการเตรียมการหรือการวิจัยเพื่อให้สอดคล้องกับรายการที่คุณรับผิดชอบ ตัวอย่างเช่นหากรายการวาระเกี่ยวข้องกับการหารือเกี่ยวกับแผนการตลาดที่คุณกำลังดำเนินการอยู่สิ่งสำคัญคือต้องไปที่การประชุมด้วยหมายเหตุแผนในมือพร้อมที่จะพูดคุยในรายละเอียด สิ่งสำคัญคือการมาถึงที่ตรงเวลา

การมุ่งเน้นที่การประชุมแทนสมาร์ทโฟนหรือแล็ปท็อปของคุณเป็นอีกวิธีหนึ่งที่แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณดังนั้นให้ปิดโทรศัพท์ของคุณและปิดแล็ปท็อประหว่างการประชุม หากคุณต้องการเข้าถึงไฟล์ใด ๆ บนแล็ปท็อปของคุณเพื่อการประชุมอย่าลืมปิดอีเมลเพื่อไม่ให้รบกวนข้อความที่เข้ามา โปรดจำไว้ว่าการประชุมต้องการความสนใจจากคุณและการแบ่งระหว่างโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปของคุณจะไม่ส่งผลให้เกิดการสนทนาที่มีประสิทธิภาพ

การเป็นผู้ฟังที่ดีและผู้มีส่วนร่วมเป็นสิ่งสำคัญในการเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจ อย่าลืมติดตามสิ่งที่ผู้คนพูดถามคำถามเมื่อคุณไม่แน่ใจในบางสิ่งและให้คำตอบหรือข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรายการที่คุณรับผิดชอบ ภาษากายของคุณเป็นส่วนหนึ่งของการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน นี่หมายถึงการนั่งตัวสูงแทนที่จะนั่งบนเก้าอี้แล้วสบตากับคนที่คุณพูดด้วย

ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมที่คุณเข้าร่วมคุณอาจต้องการส่งข้อความขอบคุณไปยังผู้จัดการประชุมหรือคนที่คุณพบด้วย สิ่งนี้อาจเหมาะสมหากคุณพบลูกค้ารายสำคัญหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คุณสามารถขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลาและย้ำถึงสิ่งสำคัญบางอย่างที่คุณพูดถึงในการประชุมเพื่อแสดงความกระตือรือร้นของคุณ

เทมเพลตรายงานการประชุมทางธุรกิจ

เมื่อคุณได้รับมอบหมายให้บันทึกนาทีของการประชุมอาจดูเหมือนเป็นงานที่เครียด เคล็ดลับเล็กน้อยสามารถช่วยให้คุณจดบันทึกประเด็นสำคัญทั้งหมดในการประชุมได้โดยไม่พลาดอะไรเลย การเข้าใจวัตถุประสงค์ของนาทีเป็นสิ่งสำคัญ บันทึกที่ใช้ในระหว่างการประชุมหมายถึงบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรของสิ่งที่เกิดขึ้นที่นั่น บันทึกย่อเหล่านี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมในการจดจำสิ่งที่พูดหรือพวกเขาสามารถให้รายละเอียดของการประชุมสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วม ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องพิจารณารายการสำคัญทั้งหมดที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุมรวมถึงการตัดสินใจงานหรือขั้นตอนถัดไปที่วางแผนไว้และการแก้ปัญหาที่ทำได้

ก่อนเข้าร่วมการประชุมให้เขียนแม่แบบง่าย ๆ ที่คุณสามารถกรอกในขณะที่จดบันทึก รับสำเนาของวาระการประชุมและใช้เป็นแนวทาง ที่ด้านบนของวาระการประชุมเพิ่มพื้นที่สำหรับสังเกตชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด หากมีผู้มีส่วนได้เสียสำคัญหายไปคุณจะต้องทราบด้วยเช่นกันในกรณีที่คุณจำเป็นต้องติดตามพวกเขาในภายหลัง ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมและหัวข้อที่จะกล่าวถึงมีจำนวนรายการที่คุณสามารถเพิ่มลงในเทมเพลตนาทีได้:

• วันที่และเวลาของการประชุม

• วันที่และเวลาของการประชุมครั้งต่อไปหากมีการกำหนดวันประชุม

• ชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมและชื่อของผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญที่ขาดหายไป

• การตัดสินใจที่ทำหรือตัวเลือกที่กล่าวถึงในแต่ละวาระ

• ขั้นตอนต่อไปสำหรับแต่ละวาระ

• วาระการประชุมที่ไม่ได้กล่าวถึงในที่ประชุม แต่จะดำเนินการไปยังการประชุมครั้งต่อไป

• ธุรกิจใหม่ใด ๆ ที่ไม่ได้ระบุไว้ในวาระการประชุมเดิม

• รายการงานหรือการดำเนินการและบุคคลที่พวกเขาได้รับมอบหมายรวมถึงวันที่ครบกำหนดถ้าระบุ

ด้วยการพัฒนาเทมเพลตสำหรับรายงานการประชุมคุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการบันทึกประเด็นที่สำคัญและติดตามธุรกิจที่จำเป็นหลังจากการประชุม