วิธีการเขียนจดหมายเตือนชำระเงิน

กิจกรรมการเก็บรวบรวมก่อให้เกิดความไม่พึงประสงค์เบื้องหลังเมื่อมีคนเป็นหนี้เงินให้คุณหรือธุรกิจของคุณและดูเหมือนว่าไม่เต็มใจที่จะจ่าย แทนที่จะมีส่วนร่วมในเกมแท็กโทรศัพท์ที่ใช้เวลานานและไร้ผลกับคนที่มีเหตุผลทุกประการที่จะหลีกเลี่ยงการโทรของคุณให้เขียนจดหมายที่กระฉับกระเฉงธุรกิจอย่างละเอียดเพื่อเป็นเครื่องเตือนใจที่เป็นรูปธรรมของหนี้ ข้อความอีเมลอาจใช้เวลาและการเตรียมการน้อยกว่าหมึกบนกระดาษ แต่ความจริงที่ว่าคุณพยายามสื่อสารผ่านอีเมลเป็นการตอกย้ำความตั้งใจจริงและจริงใจของคุณในการชำระเงินที่ปลอดภัย

รายการที่คุณจะต้อง

• จดหมาย

• สำเนาใบแจ้งหนี้

สร้างจดหมายของคุณบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของธุรกิจหรือองค์กรที่ผู้ส่งเงินล่าช้าเป็นหนี้ หากไม่มีหัวจดหมายดังกล่าวให้เปิดจดหมายพร้อมชื่อและที่อยู่ขององค์กรของคุณ ติดตามข้อมูลนั้นด้วยชื่อและที่อยู่เต็มของบุคคลหรือนิติบุคคลที่เป็นหนี้คุณ รายการหมายเลขบัญชีของผู้รับเงินและใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขการทำธุรกรรมก่อนคำทักทายที่ระบุผู้รับ

ใช้คำทักทายส่วนตัวอย่างเป็นทางการ พูดถึงผู้รับว่า "เรียนคุณโจนส์" หรือ "เรียนนายสมิ ธ " เริ่มต้นด้วย "ถึงผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง" หากคุณไม่มีข้อมูลติดต่อเต็มรูปแบบสำหรับบุคคล

รักษาโทนเสียงที่เป็นมืออาชีพและเป็นมิตรแม้ว่าคุณจะรู้สึกหงุดหงิดก็ตาม มุ่งเน้นไปที่ร้อยแก้วของคุณกับความคิดที่ว่าผู้รับเงินได้มองข้ามใบแจ้งหนี้ของคุณและเพียงแค่ต้องการการแจ้งเตือนเพื่อทำการโอนเงินที่เหมาะสม

ระบุจำนวนและลักษณะของหนี้รวมถึงรายละเอียดทั้งหมดของการซื้อหรือบริการที่จ่าย รวมวันที่ทำธุรกรรมและการจัดส่งรวมถึงข้อมูลอื่น ๆ

ระบุสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้ส่งเงินรวมถึงระยะเวลาที่คุณคาดว่าจะได้รับเงิน ชี้แจงการลงโทษรวมถึงดอกเบี้ยหรือค่าใช้จ่ายล่าช้าที่ได้กระทำไปแล้วหรือจะนำไปใช้

ให้ข้อมูลติดต่อของคุณเพื่อให้ผู้ส่งเงินสามารถติดต่อคุณเพื่อชี้แจงสถานการณ์หรือขอขยายเวลาการชำระเงิน ระบุหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณโดยตรงแม้ว่าจะปรากฏอยู่บนหัวจดหมาย ปิดด้วยความขอบคุณสำหรับความสนใจของผู้ส่งเงินและยืนยันค่าที่คุณวางในการทำงานหรือความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

เคล็ดลับ

• ผู้เฒ่ากล่าวว่า "คุณจะจับแมลงวันกับน้ำผึ้งมากกว่ากับน้ำส้มสายชู" ใช้กับการเตือนชำระเงินอย่างมากมาย เว้นเสียแต่ว่าจดหมายฉบับนี้จะเป็นข้อเรียกร้องขั้นสุดท้ายออกจากพื้นที่สำหรับโอกาสที่ใบแจ้งหนี้หลงผิดหรือผู้ส่งเงินได้ประสบกับการกระทำผิดพลาดที่รบกวนความสนใจของเขาในรายละเอียดการชำระเงิน

  แนบสำเนาใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอดที่เกี่ยวข้อง หากคุณมีซองจดหมายที่ส่งด้วยตนเองเพื่อการส่งเงินให้ระบุไว้ในจดหมายของคุณ

การเตือน

หากจดหมายของคุณแสดงถึงการดำเนินการเฉพาะที่คุณวางแผนที่จะเป็นส่วนหนึ่งของความพยายามในการเก็บรวบรวมรวมถึงการดำเนินคดีในศาลหรือมาตรการอื่น ๆ ให้เตรียมที่จะติดตามด้วยมาตรการที่คุณร่าง